Digitális jegyzet

Országok listájaHungaryMiskolci EgyetemGazdaságtudományi KarGazdálkodásiGazdinfo MellékszakirányGazdasági Info RendszerekJegyzetekDigitális jegyzet

Miskolci Egyetem Gazdaságtudományi Kar Gazdálkodástani Intézet

Gazdasági információs rendszerek

2004

Tartalomjegyzék
Tartalomjegyzék .............................................................................................................. 2 1. Informatika, információ, adat ...................................................................................... 5 1.1 Információrendszer................................................................................................ 8 1.2 VIR - Vezetési Információrendszer .................................................................... 10 1.3 A gazdasági rendszerek ....................................................................................... 12 2. Számítástechnikai alapismeretek............................................................................... 17 2.1 A számítási módszerek és eszközök fejldése .................................................... 17 2.1.1 A számítógépes generációk .......................................................................... 18 2.2 Alapfogalmak ...................................................................................................... 20 2.2.1 A hardver ...................................................................................................... 20 2.2.2 A szoftver ..................................................................................................... 26 2.2.3 Számítógép-hálózatok .................................................................................. 29 2.3 A számítógépes adatfeldolgozás koncepciója ..................................................... 30 2.3.1 Komplex adatfeldolgozás ­integrált adatfeldolgozás .................................. 32 2.3.2 Különféle adatfeldolgozási szemléletek ....................................................... 33 2.3.3 Az ellenrzés szerepe a számítógépes adatfeldolgozásban.......................... 42 3. Szervezési alapismeretek........................................................................................... 46 3.1 A szervezés fogalma, fajtái ................................................................................. 46 3.1.1 A munkaszervezés ........................................................................................ 46 3.1.2 A gazdasági folyamatok szervezése ............................................................. 47 3.2 A szervezési munka gyakorlati lebonyolítása ..................................................... 47 3.2.1 A vezeti elhatározás, célkitzés ................................................................. 48 3.2.2 A helyzetfelmérés ......................................................................................... 52 3.2.3 A helyzetfelmérés elemzése ......................................................................... 54 3.2.4 A számítógépes rendszer megtervezése ....................................................... 55 3.2.5 A számítógépes rendszer bevezetése ........................................................... 62 3.2.6 A mköd rendszer értékelése ..................................................................... 64 4. Könyvelés technikája ................................................................................................ 65 4.1 Technikák és követelmények .............................................................................. 65 4.2 Könyvelési rendszerek ........................................................................................ 66 4.2.1 A fkönyvi könyvelési rendszer .................................................................. 66 4.2.2 A pénzügyi analitikus nyilvántartás ............................................................. 71 4.2.3 A beruházások és a befektetett eszközök analitikus nyilvántartása ............. 75 4.2.4 A készletek analitikus nyilvántartása ........................................................... 81 4.2.5 A bérek analitikus nyilvántartása ................................................................. 85 4.2.6 A leltározás ................................................................................................... 88 4.2.7 A számlázás alrendszere............................................................................... 90 4.2.8 Iratkezelés..................................................................................................... 93 5. Könyvelési rendszer feladatok .................................................................................. 95 5.1 A fkönyvi könyvelési rendszer ......................................................................... 95 5.1.1 feladat ........................................................................................................... 95 5.1.2 feladat ........................................................................................................... 97 5.1.3 feladat ........................................................................................................... 98

2

5.1.4 feladat ........................................................................................................... 99 5.1.5 feladat ......................................................................................................... 100 5.2 A pénzügyi analitikus nyilvántartás .................................................................. 101 5.2.1 feladat ......................................................................................................... 101 5.3 A beruházások és a befektetett eszközök analitikus nyilvántartása .................. 103 5.3.1 feladat ......................................................................................................... 103 5.3.2 feladat ......................................................................................................... 104 5.3.3 feladat ......................................................................................................... 106 5.3.4 feladat ......................................................................................................... 107 5.4 A készletek analitikus nyilvántartása ................................................................ 108 5.4.1 feladat ......................................................................................................... 108 5.4.2 feladat ......................................................................................................... 109 5.4.3 feladat ......................................................................................................... 110 5.4.4 feladat ......................................................................................................... 111 5.4.5 feladat ......................................................................................................... 113 5.4.6 feladat ......................................................................................................... 114 5.4.7 feladat ......................................................................................................... 115 5.4.8 feladat ......................................................................................................... 116 5.4.9 feladat ......................................................................................................... 118 5.5 A bérek analitikus nyilvántartása ...................................................................... 119 5.5.1 feladat ......................................................................................................... 119 5.5.2 feladat ......................................................................................................... 120 5.5.3 feladat ......................................................................................................... 122 5.5.4 feladat ......................................................................................................... 123 5.8 Iratkezelés.......................................................................................................... 125 5.8.1. feladat ........................................................................................................ 125 6. Könyvelési rendszer feladatok megoldása .............................................................. 127 6.1 A fkönyvi könyvelési rendszer ....................................................................... 127 6.1.1 feladat ......................................................................................................... 127 6.1.2 feladat ......................................................................................................... 132 6.1.3 feladat ......................................................................................................... 133 6.1.4 feladat ......................................................................................................... 134 6.1.5 feladat ......................................................................................................... 135 6.2 A pénzügyi analitikus nyilvántartás .................................................................. 137 6.2.1 feladat ......................................................................................................... 137 6.3 A beruházások és a befektetett eszközök analitikus nyilvántartása .................. 138 6.3.1 feladat ......................................................................................................... 138 6.3.2 feladat ......................................................................................................... 143 6.3.3 feladat ......................................................................................................... 144 6.3.4 feladat ......................................................................................................... 146 6.4 A készletek analitikus nyilvántartása ................................................................ 147 6.4.1 feladat ......................................................................................................... 147 6.4.2 feladat ......................................................................................................... 151 6.4.3 feladat ......................................................................................................... 152 6.4.4 feladat ......................................................................................................... 154 6.4.5 feladat ......................................................................................................... 155 3

6.4.6 feladat ......................................................................................................... 157 6.4.7 feladat ......................................................................................................... 158 6.4.8 feladat ......................................................................................................... 159 6.4.9 feladat ......................................................................................................... 161 6.5 A bérek analitikus nyilvántartása ...................................................................... 163 6.5.1 feladat ......................................................................................................... 163 6.5.2 feladat ......................................................................................................... 167 6.5.3 feladat ......................................................................................................... 169 6.5.4 feladat ......................................................................................................... 170 6.8 Iratkezelés.......................................................................................................... 172 6.8.1 feladat ......................................................................................................... 172 Felhasznált irodalom ................................................................................................... 175

4

1. Informatika, információ, adat
A gazdasági rendszerek mködése elképzelhetetlen irányító tevékenység nélkül. Mind az irányító, mind az irányítás számára létfontosságúvá vált a döntési funkciójuk biztosítása érdekében az olyan információ, amely térben és idben megfelel, tartalmára nézve egzakt. A szervezési munka legfontosabb területe kell, hogy legyen az adott rendszer információs rendszerének megszervezése, amely biztosítékául válhat a rendszer optimálist megközelít irányításának. Az informatika az SH atlasz megfogalmazásában ,,az információ rendszeres és automatikus ­ elssorban számítógépek segítségével történ ­ feldolgozásával és továbbításával foglalkozó tudomány". Az 1960-as évektl kezelik önálló szakterületként, az alaptudományok körét bvíti. Más tudományágak, mint a matematika, logika, elektronika, elektrotechnika részterületeibl fejldött ki. Az informatika kiterjed az információs rendszerek tervezésével, szervezésével, kiépítésével, használatával és karbantartásával kapcsolatos területekre, ide értve a hardver, szoftver, szervezési és emberi aspektusokat, valamint azok ipari, kereskedelmi, igazgatási, szociális és piaci hatásait. Az informatika tovább szakosodott. Az elméleti informatika matematikai módszereket, modelleket használ fel algoritmusok készítéséhez, számítógépek tervezéséhez. Többek között a formális nyelvekkel, az automatákkal, az adattípusok elméletével, a szemantikával foglalkozik. A gyakorlati informatika olyan módszerek kidolgozására helyezte a hangsúlyt, amelyek a számítógépek számára megfelel algoritmusokat biztosítanak. Kutatási területe kiterjed a programnyelvek, fordítóprogramok, operációs rendszerek fejlesztésére, valamint azoknak a módszereknek a kidolgozására, amelyek lehetvé teszik a nagyterjedelm adattömegek adatbankokban történ összegyjtését, illetve elérését. A mszaki informatika a számítógépek és számítógéprendszerek funkcionális felépítésével, elektronikus kapcsolásaival és szervezésével, tehát elssorban hardverkérdésekkel foglalkozik. Az alkalmazott informatika a számítógéppel megoldható feladatok témakörét vizsgálja, valamint azt, hogy ezeket milyen egyéb szakterületeken lehet felhasználni. Ide sorolható bár nem különíthet el élesen az elz ágaktól sem, a tárgyunk szempontjából fontos gazdasági informatika. Az informatika adatokat, információkat dolgoz fel, illetve állít el. Melyik fogalom mi takar valójában?

5

Az információ fogalmán a bels gondolkodási folyamat eredményeként nyert új felismerést értjük, amely a gondolkodási folyamat eredményeként a tudatunktól érzékelhet módon lép ki. Az információ elválaszthatatlan a kommunikáció valamilyen formájától, így megkülönböztetünk. Verbális, szöveges, írott, adattípusú, dokumentum, képi hang és egyéb információkat. Ahhoz, hogy az információ továbbítható legyen, annak valamilyen fizikai formát kell ölteni. Ez a fizikai forma az adathordozó, amelyen megtalálható a rábízott adat, a rögzített információ. Az adatfeldolgozás az adat fogalmán tények, fogalmak, dolgok, utasítások egyezményesen ábrázolt alakját érti, amely alkalmas arra, hogy azt az emberek, vagy automatikus eszközök továbbítsák, értelmezzék, feldolgozzák. Más, általánosabb megközelítésben adat minden olyan kifejezés, amely valamilyen szintaxist követ, és hírtartalma van. Az információ általában adat formában jelenik meg, de adat csak akkor kezelhet információként, ha az hiányérzetet szüntet meg, cselekvésre késztet, hírértéke is van. Az információ új ismeretet jelent, egy korábbi ismereti szinthez képest, továbbá az információ mindig egy meghatározott rendszer számára jelent új ismeretet. Az információ befolyásolja az adott rendszer mködését. Az információ fogalmán egy adott rendszer számára - annak mködését befolyásolóúj ismereteket nyújtó jelek, jelsorozatok tartalmi jelentését értjük. Ebbl a megfogalmazásból igen sok fontos következmény adódik, melyek a következk: · Az információt jelek, jelsorozatok hordozzák, ugyanis az információ azok tartalmi jelentése, tehát nem azonos a jellel. Egy adott jelet, amennyiben elemi ismeretet hordoz és rögzített állapotban van, úgy adatnak nevezzük. Ha ugyanez a jel nincs rögzítve (éppen mozog) akkor hírnek mondjuk. · Az információ új ismeretet jelent, mégpedig egy korábbi ismereti szinthez képest új ismeretet, tehát nem általában ismeretet. Új ismeretet nyilván akkor kapunk, ha valami elre nem volt bizonyos azaz, ha elre határozatlan volt és ez a határozatlanság változott meg a jelek vétele után. Az információ határozatlanságot változtat meg egy korábbi határozatlansági szinthez képest. · Az információ mindig meghatározott rendszer számára jelent új ismeretet. Ebbl az is következik, hogy egy adott jelsorozat az egyik rendszer számára ad új ismeretet, más rendszer számára viszont nem, illetve, hogy a különböz rendszerek számára egy és ugyanazon jelsorozat más és más információt jelenthet. · Az információ az adott rendszer mködését befolyásolja, azaz csak abban az esetben ad egy jelsorozat információt, ha az valamilyen formában felhasználásra kerül. A rendszer- és információelmélet, valamint gyakorlat szempontjából rendkívül fontos tény, hogy minden irányított rendszerben az információk szakadatlan áramlása megy végbe, s ami még fontosabb: az információk áramlása kétirányú. Haladnak egyenes irányban, tehát a rendszert szabályozó pályákon, de haladnak fordított irányban is, mégpedig abban az értelemben, hogy tudósítanak a rendszer állapotáról. Az informá-

6

ciók egyenes irányú haladását csatolásnak, a fordított irányú haladást pedig visszacsatolásnak nevezzük. Az információ lehet: - elsdleges információ, - másodlagos információ. Elsdleges információ közvetlenül a valós folyamatról, annak figyelemmel kísérése alapján levett, állapotváltozásait nyomon követ információ: - közvetlenül a vizsgált folyamathoz kapcsolódik, - a folyamat elemi változásainak a feljegyzésébl áll, - tárgyilagos, tényrögzítés jelleg. Másodlagos információ pedig minden további. A kibernetika fejldése, szemléletmódja vezetett oda, hogy átértékeldtek az erforrás kategóriák. Holt erforrásként értelmezzük az anyagot, az energiát, a tkét, élmunkaként jelenik meg a munkaer és új erforráskategória az információ. Erforrásként kezelhet, hiszen számos közös tulajdonsága van a többi erforrással: helyettesíthet más erforrással, hiszen az aktuális ismeretek segítségével anyag, energia, munkaer váltható ki, úgy, hogy ugyanaz a termékelállítás valósul meg. az erforrások életciklusa folyamatosan rövidül ez teljes mértékben igaz az információra is, hiszen egyre srbben van szükség a régit pontosító, bvít, a tényeket átértékel, újraértelmez információkra, változnak a technológiák, ma az adatfeldolgozás, információelállítás forradalmát éljük meg, ami elválaszthatatlan annak technikai fejldésétl, a számítástechnika adta lehetségek kihasználásától, a gazdaságban strukturális helyük van ­ ezt bizonyítja az a tény, hogy az informatika is egy új, gyorsan fejld gazdasági ­ mszaki ágazattá ntte ki magát, az információ piaci adás-vétel tárgyát képezi mint bármely más erforrás.

Az információnak mint erforrásnak ki kell emelnünk azonban néhány sajátos vonását is: az emberiség összegyjtött, felhasznált tudásanyagát használja fel ­ a számítástechnika eszközeit, módszereit alkalmazza, az információ a származási helyétl függetlenül hozzáférhet, amit a távközlési, távadatfeldolgozási technika biztosít, míg a hagyományos erforrások bázisa folyamatosan szkül, addig a információ mennyisége óriási mértékben gyarapodik.

7

Az informatikai igények kielégítése szempontjából alapveten meghatározó szempont, hogy: - kinek kell biztosítani az informatikai szolgáltatást, - mihez kell az információszolgáltatás, - hol használják fel az információkat, hiszen ezek meghatározó kérdések abban a vonatkozásban, hogy az milyen idvonatkozású, részletezettség, tartalmú, formájú, terjedelm legyen.

1.1 INFORMÁCIÓRENDSZER
Az informatikai feladat megoldása csak akkor valósítható meg, ha a vezetési rendszer célirányos tevékenységet folytat, amit megfelelen kialakított adatfeldolgozási és információrendszer szolgál ki. Az információrendszer magában kell, hogy foglalja az adatok összegyjtését, rögzítését, ellenrzését, a további feladatokhoz történ elkészítését, tárolását, feldolgozását, az információk elállítását, továbbítását. Információrendszer jelenti: · az eseményeket és tényeket leíró adatok összegyjtését, rögzítését, ellenrzését, · az adatok kezelhet és elérhet formában történ tárolását, · az adatok feldolgozását, · a felhasználói igények figyelembevételével az információk elállítását, · az információk továbbítását a felhasználókhoz. Az információrendszeren belül az elsrend feladat az információt tartalmazó üzemetek elállítása. Azonban az információ elállítás alapfeltétele a rendszer feladatait és folyamatait leíró adatok biztosítása. A másik fontos feladat egy olyan algoritmus készítése, amely adott inputként kezelt adathalmazt, outputokat hoz létre elre megfogalmazott célok kielégítése érdekében. Az információrendszer mindig egy meghatározott gazdasági rendszerhez tartozik, feladatai és módszerei is az adott rendszerhez igazodnak. Valamilyen információrendszere tehát minden gazdasági rendszernek van, és ez lehet rossz, de lehet jó is. A megkülönböztetés attól függ, hogy az elállított információk mennyiben felelnek meg a rendszer célkitzéseinek, mennyire hatékonyak. Nagy szerepe van itt a gyorsaságnak, a pontosságnak és a teljeskörségnek. Az információrendszerhez szükségszeren hozzátartozik az adatok feldolgozásának a rendszere. Az adatfeldolgozási rendszer egyszerre jelent lehetséget és korlátot az információrendszer szempontjából.

8

Az információrendszer vázlatos modellje a következ:
ADATOK

Monitor A1 A2 A3 A4 A5 - gyûjtése, - rögzítése, - ellenõrzése, - elõkészítése, - továbbfeldolgozása - tárolása adatfeldolgozás információ elõáll. Adatfeldolgozó rendszer

DÖNTÉSI HELYZET

információ továbbítás

A

n

1. ábra: Információrendszer modell

A lehetség abban nyilvánul meg, hogy minden adatfeldolgozási igény összefügg folyamatlánc segítségével, de tematikusan különállóan valósítható meg, komplex módon. Az adatfeldolgozás során a rendszeren belüli fizikai és logikai összefüggések követhetk és megvalósíthatók, azaz integrált adatfeldolgozásról beszélhetünk. Korlát lehet azonban például az, ha az adatfeldolgozó rendszer nem rendelkezik megfelel technikai feltételekkel az információrendszer igényeinek kielégítésére. Ebben az esetben az az információrendszer hatékonyságromlását kell elfogadni, vagy fel kell oldani a szk keresztmetszeteket. Egy-egy tevékenység az adott rendszerben akkor érdekes a kommunikációs rendszer számára, ha annak ellátásához információ szükséges. Az információrendszer fogalma átfogja az emberek közötti kapcsolatokat, valamint a közvetlen és közvetett ember-gép kapcsolatokat is. Az elektronikus adatfeldolgozó berendezések meghatározott funkciókat ellátva ­ az információs rendszer részei lehetnek. Rajtuk sokféle információs vagy feldolgozási folyamat bonyolítható, amelyek vizsgálhatók általánosítva is a konkrét rendszerbeli funkcióktól függetlenül. A direkt információs rendszerek lehetséget adnak arra, hogy minden rendszerelem kommunikálni tudjon a többivel, míg az adatbázis-orientált információrendszer egy központi helyen, adatbázisban tárol minden információt, itt valósulhat meg az információforgalom, tehát nem közvetlen az információcsere. Az információrendszer struktúrájától függetlenül két típusú információrendszert különböztethetünk meg. Az információrendszer aktív, mikor az információszolgáltatás automatikus, passzív, ha csak küls kérésre ad ki információt. 9

Az információrendszer mködéséhez kapcsolódó tevékenység lehet célirányos ­ amely segítségével kielégíthetk a speciális igények is, vagy operatív ami az adatok folyamatos frissítését, aktualizálását biztosítja. Az aktív rendszert, mködtet rendszernek is nevezik. Az információs rendszerek mködése során biztosítani kell, hogy az általános elvárásokon túl megfeleljenek a következ elveknek: Teljesség. a rendszer vezérléséhez, szabályozásához, izolációjához szükséges valamennyi elemet, azok logikai és mennyiségi összefüggéseit tartalmazza az adatok információk, események valósak kell, hogy legyenek. az információrendszer minden idpontban képes kell, hogy legyen a reálfolyamatok teljes kör és valóságh tükrözésére. minden idpontban, valamennyi szükséges információ eljusson azokra a pontokra, ahol a vezetés igényli azt. az információrendszer a változásokhoz különösebb ráfordítás és idveszteség nélkül képes legyen alkalmazkodni. az információrendszer tartalma és struktúrája mindenkor felülvizsgálható legyen bels vagy küls ellenrök által. a folyamatos mködés közben az adatok megsemmisülése, a hibás feldolgozás, a hamisítás, a megsérülés, az eltulajdonítás kizárt kell, hogy legyen. az információrendszer teljes ráfordításának arányában kell állnia az információk hasznával.

Valódiság. Idazonosság. Egyértelm Elrendezés: Rugalmasság. Ellenrizhetség: Biztonság.

Gazdaságosság.

1.2 VIR - VEZETÉSI INFORMÁCIÓRENDSZER
A gazdasági rendszerek információrendszereinek szervezési célkitzéseit mindig az adott gazdasági rendszer célja, helyzete, feladata határozza meg. Ezeket a konkrét információkat a rendszer helyzetének elemzésével lehet megszerezi, de általános elv, hogy az információrendszernek megfelelen követnie kell a rendszer anyag- és energiafolyamatait, tevékenységét azokkal összhangban kell végeznie, mert csak ezzel válik biztosíthatóvá a rendszer hatékony irányítása. Az információrendszer szervezése komplex feladat, ami kihat az igazgatási, az ügyviteli, az adatfeldolgozási és termelésszervezési folyamatokra is.

10

A VIR két önálló, konvergens alrendszere a vezetési-, döntési rendszer és az információrendszer. A döntési rendszer kialakítása meghatározó. A döntési pontokat ott kell létrehozni, ahol az irányítás és a beavatkozás hatékonysága biztosítható az irányított folyamatokban, és a döntések megfelel információk birtokában születhetnek. Mindezek alapján a VIR egyrészrl az irányítani kívánt rendszer sajátosságaival ­ rendszerelemeivel, a benne lezajló transzformációkkal, környezeti kapcsolataival ­ összhangban lev vezetési-döntési rendszer, amely megfelelen ellátott információkkal, másrészrl a vezetési-, döntési rendszerrel összhangban ­ lev információrendszer, amely megvalósítja a tervezés, mérés egységét, és megbízható, számítógéppel támogatott adat-feldolgozási rendszerre támaszkodik.

-

A vállalati információrendszer szervezésénél különös gondot kell fordítani az alkalmazkodóképesség kialakítására, amelybl kifolyólag általános követelményként kell kezelni, hogy: a vállalatvezetés valamennyi szintje és szakterülete számára biztosítsa mindazt a specifikus tájékozottsági szintet, amely feladatuk elvégzéséhez szükséges és elégséges; a döntést hozó vezetket úgy kell információval ellátni, hogy az elégséges legyen az optimálisnak látszó döntési változat kialakításához, figyelemmel arra a környezetre is, amelyben a döntés kifejti hatását; a döntést hozók tájékoztatási és informáltsági szintje felelsségükkel összhangban legyen; a vállalat mködésének zavartalansága szervezett, jól definiált ügyintézi tevékenységet kíván; e tevékenységek biztonságos és hatékony elvégzésének informatikai feltételeit biztosítani kell; az információrendszer adatszeren írja le a rendszer környezetét, azaz az információrendszer írja le a vállalat erforrásait úgy, hogy azokhoz a feladatokat hozzá lehessen rendelni; le kell írni a transzformációk végrehajtásának technológiáját, a transzformációk megvalósításának erforrás-szükségletét, kiemelve az élmunkaszükséglet; az információrendszer a hírfolyam megszervezésével és leírásával írja le a vállalat tevékenységét, összhangban a tevékenységek tervezésével;

-

-

-

-

11

-

legyen alkalmas az információrendszer a ,,kell" és ,,van" paraméterek összevetésére, kívánatostól való eltérések informatikai eszközökkel történ feltárására; teljesítse a jogszabályokban elírt és egyéb igények alapján elvárt regisztratív és adatszolgáltatási kötelezettségeket.

-

Ki kell szrni a hagyományos információrendszer hibáit, amelyeket röviden az alábbiak jellemeznek: · Az információk - túlságosan késn érkeznek, - túlságosan részletezettek, - túlságosan terjedelmesek, - általában csak számszersíthet adatokat tartalmaznak. · A vezetk gyakran egymásnak ellentmondó információkat kapnak. · A jövbeli célokra vonatkozó információk rendszerint nem kielégítk. Olyan információrendszert kell létrehozni, amely hatékony, és a következkben rögzített igényeket maradéktalanul kielégíti: - a különböz vezetési szinteken megfelel részletezettség információkat szolgáltat, - számítógépes hálózattal támogatott, - megközelítleg naprakész, - egyaránt alkalmas a rendszeres, illetve az eseti információk nyerésére, - megbízható, gyors, pontos és rugalmas, - a rendszerben rövidutas, szabályozott információs csatornák vannak, - lehetséget ad a vezetk számára a próbálgatásokra, - gazdaságos és jöv orientált.

1.3 A GAZDASÁGI RENDSZEREK
A rendszer fogalmát tehát megközelíthetjük úgy is, hogy az nem más, mint egy elemcsoport, amelynek tagjai kölcsönös kapcsolatban állnak egymással. A számvitelszervezés szempontjából a gazdasági rendszerek fogalmának a meghatározása is szükségesség válik. Gazdasági rendszer az a rendszer, amely az anyagi termelés szférájában fejti ki tevékenységét; a rendelkezésre álló anyagi és személyi eszközök korlátozottak, de a rendszeren belül szervezett egységet képeznek; továbbá képes önálló célok kitzésére, a célkitzésben szerepl tevékenységek végrehajtására. A mezgazdasági rendszerek funkcióinak nagyvonalú bemutatására szolgál a következ ábra.

12

SZABÁLYOZÁSI, SZERVEZÉSI (HUMÁN) SZFÉRA (IRÁNYÍTÁSI FUNKCIÓK ÉS FELADATOK) REÁL (ANYAGI) FOLYAMATOK RÁFORDÍTÁS BEVITEL növényterm. TERMÉNYEK TERMÉKEK feldolgozás

MEZÕGAZDASÁGI TEVÉKENYSÉGEK állatteny. szolgáltatás

ERFORRÁSOK ERÕFORRÁS BÕVÍTÉS anyagi jellegû nem anyagi jellegû KÉSZLETVÁLTOZÁS ÉRTÉK-(PÉNZÜGYI) FOLYAMATOK BESZERZÉS KÖLTSÉGEK KIADÁSOK ÉRTÉKESÍTÉS SZOLGÁLTATÁSOK

EREDMÉNY

ÁRBEVÉTEL

2. ábra: A mezgazdasági vállalat mködésének általános modellje

Az ábra jól érzékelteti a mezgazdasági vállalatok input-output kapcsolatait, az egyes alrendszerek funkcióit, transzformációs folyamatait. A modell azonban egyszersíthet és általánosítható.

ERFORRÁSOK Irányítási folyamatok Gazdasági folyamatok
inputok - anyag - energia - munkaer - információ környezet outputok

reál folyamatok

- termékek - termények - szolgáltatások - információ = használati értékük, = többletértékük (nyereség)

3. ábra: A gazdasági rendszer általános modellje I.

Tovább egyszersítve a modellt, szemléletesebbé tehet az információrendszer helye

13

Irányítási folyamatok (Irányítási alrendszerk) Inputok Információs folyamatok (Informatikai alrendszerek) Reálfolyamatok (fizikai alrendszerek)

Outputok

4. ábra: A gazdasági rendszer folyamattípusainak általános modellje II.

A gazdasági rendszeren belül reálfolyamatok, azaz, fizikai, gazdasági folyamatok, és irányítási folyamatok zajlanak. Mindkettt kíséri és egyben össze is köti az információs folyamat. A gazdasági rendszerek alapvet folyamatai tovább is bonthatók, így megkülönböztethetünk irányítási folyamatokat, gazdasági folyamatokat, elszámolási (számviteli), ellenrzési, egyéb, például jogi, folyamatokat. A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helyzete, képes célok kitzésére és a célkitzésekben meghatározott feladatok végrehajtására. Ebbl a meghatározásból több következtetés vonható le: · A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja. Gazdasági rendszernek kell tekintenünk a magyar gazdaság egészét, vagy egy bankot, egy kisvállalkozást, egy részvénytársaságot, egy minisztériumot, egy iskolát stb. · A gazdasági rendszer olyan tevékenységet folytat, amelyet meghatároz a társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helyzete. Ebbl viszont az következik, hogy például a vállalkozások, intézmények a helyzetünknek megfelel célok kitzésében a környezetüknek bizonyos mértékig alá vannak rendelve, miután annak törvényszerségeit a mködésüknél szükségszeren figyelembe veszik. · A gazdasági rendszer képes célok kitzésére és a célkitzésekben meghatározott feladatok végrehajtására. Ez azt jelenti, hogy a tevékenysége két f csoportra tagolódik: célkitz és végrehajtó tevékenységre. A célkitz tevékenység felöleli · a feladatok megfogalmazása · a feladatok teljesítési feltételeinek a megfogalmazását, és · az elbbiekkel összefügg számítások elvégzését. A végrehajtó tevékenység tartalmazza · a feladatok teljesítési feltételeinek a megteremtését, · a célkitzés megvalósításának a megszervezését, amelynek célja az adott feltételek optimális kihasználásának a biztosítása, és

14

· a feladatok megvalósulását, tehát a végrehajtást. Minden mköd gazdasági rendszer lényeges jellemzje a rendszerben végremen változássorozat, amelyet egyik oldalról a rendszer és a környezet közötti kapcsolat, másik oldalról a rendszerben lév, a rendszert alkotó elemek közötti kapcsolat jellemez. A gazdasági rendszerben végbemen változássorozatokat folyamatoknak nevezzük, amelyek lehetnek · irányítási, · fizikai, · gazdasági folyamatok. Az irányítási folyamatok a vezetési hierarchia szintjein megvalósuló tevékenység sorozatokat jelentik. A fizikai folyamatok a vállalkozás alapvet feladatainak végrehajtásával kapcsolatosak, mint például a gyártás, vagy az eladás. A gazdasági folyamatokat az irányítási folyamatok célkitzéseinek figyelembevétele mellett a fizikai folyamatokra épülnek: megelzik (megrendelés), kísérik (raktári bizonylatok), illetve követik (elszámolás, ellenrzés) a fizikai folyamatokat. A gazdasági folyamatokat vizsgálhatjuk horizontálisan és vertikálisan. A horizontális vizsgálat az egyenrangú folyamatok, vagy folyamatrészek összefüggéseire terjed ki, a vertikális vizsgálat pedig az alá- és fölérendeltségen alapuló kapcsolatokat tanulmányozza. Pl.: készletnyilvántartás Horizontális vizsgálat: Folyamatok A folyamatok jellemzi Bonyolítás Anyag beérkezésének fogadása, átvétele, raktártérbe vitele, kiadása, bizonylatok kiállítása. Nyilvántartás A bizonylatok adatainak nyilvántartó lapokra történ felvezetése, aktuális raktári készletek mennyiségi és értékbeni kimutatása. Egyeztetés A raktári nyilvántartás és az analitikus nyilvántartás egyeztetése. Ellenrzés A nyilvántartások helyes vezetésének ellenrzése, raktári és az analitikus nyilvántartások mennyiségi egyezségének ellenrzése.

15

Vertikális vizsgálat: Folyamat Részfolyamat Bonyolítás - Beérkezés

Tevékenység Mvelet - Anyag fogadása - Anyag átvétele - Bizonylat kiállítá- - Fejléc kitöltés sa - Tételsorok beírása - Aláírás

- Tárolás - Kiadás A folyamat és a szervezet egymással szoros kapcsolatban van. A folyamat rugalmas, a küls változásokra általában elég gyorsan reagál, a szervezet változása rendszerint jóval a folyamati változások után következik be. A szervezetet ugyan folyamatosan korrigálni kell a környezeti tényezk változásának függvényében, de hát a változtatás nem napi feladat, arra csak meghatározott idszakonként, alaposabb elkészítés után kerülhet sor. A szervezet bizonyos fokú állandóságának természetesen vannak elnyei. Ez teszi lehetvé például a szervezetben végbemen folyamatok szabályozását, vagy a döntési folyamatok meghatározását, a döntési pontok rögzítését. Összegzésképpen a gazdasági rendszerekrl megállapítható: A gazdasági rendszer személyek és eszközök szervezett csoportja, tehát rendszerként kezelhet a magyar nemzetgazdaság, egy vállalat, vállalkozás, bank, iskola stb. A gazdasági rendszer olyan tevékenységet folytat, amely meghatározza azt, hogy a társadalmi munkamegosztásban milyen helyet foglal el. A céljaik meghatározásánál, a mködésük során figyelemmel kell lenniük a környezetükre is. A gazdasági rendszer képes célok kitzésére, megvalósítására. Ebbl adódóan a gazdasági rendszerek tevékenysége1 két csoportba sorolható.

-

-

A célkitz tevékenységük, a feladatok, illetve a teljesítési feltételek megfogalmazását, az ahhoz kapcsolódó elemzések elvégzését jelenti. A végrehajtó tevékenységük alatt a feladatok teljesítési feltételeinek biztosítását, a megvalósítás megszervezését, valamint a konkrét feladatmegvalósítást, azaz a végrehajtást értjük. A rendszerelmélet és a kibernetika új szemléletmódot jelent, korszer módszerekkel segíti az új, modern, magas mködési színvonalat igényl gazdasági rendszerek kialakítását, mködtetését.

16

2. Számítástechnikai alapismeretek
A számítástechnika a számítógépek felépítésének, mködésének, használatának ismeretén kívül magában foglalja a feladatok megoldásának módszereit, a gépek programozásának ismereteit, az adatkezelési lehetségeket, a gépekkel megoldható feladatok körét, ezek programjait és kezelésük ismeretét. A számítástechnika széles kör elterjedése ma már mindenkitl megkövetel bizonyos alapvet számítógépes ismereteket. A szakemberek által megtervezett, elkészített és eladásra kínált rendszereket a felhasználónak minsíteni kell szakmailag, illetve kezelhetség szempontjából. A minsítési feladat viszont csak akkor végezhet el jól, ha a minsít megfelel számítógépes kultúrával rendelkezik, továbbá kielégíten tájékozott a számviteli elszámolások vonatkozásában, az analitikus és a szintetikus nyilvántartások vezetésében.

2.1 A SZÁMÍTÁSI MÓDSZEREK ÉS ESZKÖZÖK FEJLDÉSE
A történelem három legsikeresebb eszközének az abakuszt, a logarlécet és a számítógépet tartják. Az els számjegyes (digitális) mechanizmust, az abakusz, több mint ötezer éves, és a világ sok részén még ma is használják. 1642-ben Franciaországban Blaise Pascal digitális számológépet épített, mely összeadási és kivonási mveleteket tudott végezni. Wilhelm Leibnitz 1672-ben Németországban fogaskerekes gépet épített, amely már szorozni, osztani és négyzetgyököt is tudott vonni. 1832-ben Charles Babbage tervezett egy gépet, amely miatt a modern számítógép atyjának tarják. A géphez bemeneti és kimeneti berendezések is tartoztak, lyukkártyákra épültek. Babbage tervezett memóriát, processort. Hermann Hollerith amerikai mérnök által kifejlesztett lyukkártya alkalmazásával végezték el az Egyesült Államokban az 1890-es év népszámlálásának adatfeldolgozását. 1915-ben Spanyolországban Leonardo Torres összekapcsolta az elektromechanikus számolási technikát a programozás elvével. Bemutatta az els olyan gépet, amely képes volt döntéshozásra, és egyszer sakkfeladványok megoldásával szemléltette rugalmasságát. Az amerikai Vannevar Bush 1931-ben egy analóg számítógépet tervezett, ez volt az els olyan gép, amely már egyenleteket tudott megoldani. 1936-ban Németországban Konrad Zuse elsként valósította meg az automatikus számolás néhány alapelvét, többek között a kettes számrendszer és a lebeg tizedespont használatát. 1937-ben az USA-ban Claude Shannon és George Stibitz a Boole-algebra alapján mköd elektromos kapcsolási áramköröket állított el. Az els, teljesen elektronikus számítógép az ENIAC volt. John Mauchly és Presper Eckert tervezte, 1946-ban készült el. 18.000 elektroncsövet, 70.000 ellenállást és 500.000 kéziforrasztású érintkezést tartalmazott. Dugaszolással programozták három kapcsolótábláról. 30 tonnát nyomott, áramfelvétele 100 kW volt és egy 6x18 méteres termet foglalt el. Az elektroncsövek gyakori kiégése miatt eléggé megbízhatatlannak számított, memóriája kicsi volt. ENIAC 5000 összeadást vagy 300 szorzást végzett el másodpercenként.

17

Neumann János 1945-ben megfogalmazta a tárolt program elvét, amely szerint a számítógépnek adott utasítások magában a gépben numerikusan tárolhatók. Így a gép logikai döntéseket hozhat és a feldolgozás során a számítógép módosíthatja az utasításokat. Ezt nevezzük Neumann-elvnek. Ez a jelents lépés 1949-ben elvezetett az EDVAC, EDSAC nev számítógép létrehozásához. Az EDSAC volt az els gép, amelynek már nagy sebesség tára volt és bináris számokat használt. Eddig viszonylag lassú volt a fejldés, további szakaszokat a mikroelektronika egyre gyorsuló fejldési üteme határozta meg. 1948-ban a Bell laboratóriumban kifejlesztették a tranzisztort, amely kis méretével, megbízhatóságával és kis teljesítményfelvételével megnyitotta a utat az integrált áramkörök számára. 1971-ben az amerikai INTEL kifejlesztette az els mikroprocesszort, azaz egy olyan központi feldolgozó egységet, ahol a logikai és aritmetikai mveletek egyetlen 0,5 cm-nél rövidebb oldalú szilícium chipen elvégezhetk. Késbb 8-bites számítógép gyártását kezdték el, amely egy chipen 20.000 tranzisztort tartalmazott. 2.1.1 A számítógépes generációk A számítógépes technológia fejldése idrendben generációkra osztható.
1. generáció: elektroncsöves rendszerek

Az els generációs számítógépek legfontosabb áramköri elemei elektroncsövek voltak. E gépek terjedelmesek, megbízhatatlanok és lassúak voltak, sok áramot vettek föl, üzemeltetésüknél jelents hveszteség keletkezett. Az adatokat lyukszalagról vagy lyukkártyáról kapták. A gépek felépítése processzorközpontú volt, minden adatforgalom a központi feldolgozó egységen keresztül zajlott le. Csak soros földolgozásra volt lehetség, azaz egyszerre csak egyféle mvelet folyhatott. A perifériák egyedi, gépenkénti különböz eszközök voltak. A számítógépek els nemzedékét úgynevezett gépi kódban, majd assembly szint gépi nyelven programozták. Fleg tudományos-mszaki számításokra használták ket.
2. generáció: tranzisztoros rendszerek

Az elektronika technikai fejldése vezetett a számítógépek második nemzedékének megjelenéséhez. Az elektroncsöveket tranzisztorok váltották föl. Ezek kisebbek, gyorsabbak, megbízhatóbbak voltak és kevesebb ht termeltek. A szilárdtest-elektronika alkalmazásával a géptervezésben megjelent a modularitás, vagyis a blokkelv. A számítógép struktúrája a központi tár köré szervezdött. A hagyományos perifériák mellett elterjedtek a nagy tömeg adat és program tárolását és gyors átvitelét biztosító mágneslemezes és mágnesszalagos háttértárak. Az operatív tárak ferritgyrs felépítések, megbízhatóbbak, gyorsabbak, nagyobb kapacitásúak lettek. Megjelentek a gépcsaládok: a különböz teljesítmény, de azonos módon programozható, azonos perifériákat használó ,,kompatíbilis" számítógépek. (Közülük legismertebb az IBM gépcsalád.) Megntt a szoftver jelentsége, a gyártók egyre több kész programot adtak gépeikhez. Kialakultak a magas szint programnyelvek: FORTRAN, ALGOL, COBOL, stb.
3. generáció: integrált áramkörök

18

A számítógépek harmadik nemzedékében az integrált áramkörök váltották föl a tranzisztorokat. Ez ismét a sebesség növekedésével és a méretek, valamint a teljesítményfelvétel csökkenésével járt. Megkezddött a kisszámítógépek gyártása. Általánossá vált a nagy kapacitású félvezets tárak alkalmazása. Elterjedt a multiprogramozott üzemmód, amelynél több, futásra kész program váltakozva használja a számítógépet, lehetvé téve valamennyi funkcionális egység jó kihasználását. Idosztásos rendszereket fejlesztenek ki, egyidejleg több felhasználó veszi igénybe a számítógép szolgáltatásait a géptl távolabb telepített terminálok segítségével. Több számítógépet kapcsolnak össze hálózattá, melyet távadat-feldolgozó szoftver támogat.
4. és 5. generáció: nagyfokú integrálás

A negyedik nemzedék megjelenése nem annyira egyértelm, mint az elz háromé. A szakirodalomban vannak olyanok, akik a három és feledik generációról beszélnek, st olyanok is, akik szerint értelmetlen generációkról beszélni. Mindenesetre a félvezettechnológia fejldése a nagy és nagyon nagy integráltsági fokú áramkörök megjelenését eredményezte. Lehetvé vált a mikroprocesszorok gyártása. Az ezeken alapuló nagyteljesítmény mikroszámítógépek mindinkább mindennapivá válnak. A számítógép fejldése eddig a pontig nagyvonalakban nyomon követhet a számítógépek egyes fejldési szakaszain keresztül. A jelenleg általánosan használt legmodernebb számítógépek már az 5. generációhoz tartoznak. A számítógépek számolási sebessége és tárolókapacitása az elmúlt ötven évben több nagyságrenddel megntt. A negyvenes években két tízjegy szám összeadása még kb. 1/1000 másodpercig tartott, az 5. generációs számítógépek viszont ennyi id alatt kb. egymillió összeadást képesek elvégezni. A tárolókapacitásnak érdekes módon nincs fels határa, de a számolási sebesség nem lehet tetszlegesen nagy. A 6.generációs számítógépek kifejlesztésén napjainkban sok tudós és mérnök dolgozik, de egyenlre még nem beszélhetünk kiforrott, széles körben alkalmazott típusokról. Ezekrl a gépekrl még nagyon kevés információ áll rendelkezésre, annyit azonban tudni lehet róluk, hogy már nem Neumann-elvre épül a mködésük. Három f: · tudásbázis kezel, · feladat megoldó, · következtet, egységet tartalmaznak. Ezek a gépek már magas szint mesterséges intelligenciát képviselnek. A 6. generációs gépeket a fejlett országok rkutatásában, hadiiparában már használják, de elterjedésükre még várni kell, hiszen az ipar általános fejlettsége még nem tart ott, hogy ki tudná szolgálni az elvárt speciális igényeket.

19

2.2 ALAPFOGALMAK
A számítógépek két f részbl állnak: a hardverbl és a szoftverbl. 2.2.1 A hardver A hardver a számítógép fizikailag megvalósított gépi eszközeinek összefoglaló elnevezése, megkülönböztetésül a programoktól, eljárásoktól és a hozzájuk tartozó dokumentációtól. A számítógép hardvere központi egységbl (CPU = Central Processzor Unit) és a hozzá csatlakoztatható perifériákból áll. Ebbe a rendszerbe programokat és adatokat viszünk be.
standard input (billentyzet)

MEMÓRIA
Háttértárak
Aritmetika Vezérlés

Kiviteli eszközök Beviteli eszközök

standard output (képernyo)

5. ábra: A hardver felépítése

2.2.1.1 A központi egység

A központi egységet, mely az operatív tárolás, a mveletvégzés és a vezérlés feladatát látja el, a perifériák veszik körül. Ezek segítségével tartja a gép a kapcsolatot a külvilággal, alapveten a felhasználóval. A központi egység alapvet feladata az adatok feldolgozása, tárolása. Részei: · a vezérm, · az aritmetikai és logikai egység, · az operatív tár. A vezérm irányítja, koordinálja a számítógép mködését. Elindítja a programot, értelmezi az abban szerepl utasításokat és vezérljeleket ad le azok végrehajtására a perifériák, az operatív tár, valamint az aritmetikai és logikai egység felé. Az aritmetikai és logikai egység ellátja az összes számolási és logikai mvelet (rendszerint kettes számrendszerben). Ez úgy történik, hogy a vezérm a programutasítások értelmezése alapján gondoskodik a szükséges adatok operatív tárból történ lehívásáról és átvitelérl az aritmetikai és logikai egységbe, ahol megtörténik a kijelölt mveletek végrehajtása. Innen az elvégzett mveletek eredményeit a vezérm az operatív

20

tár megfelel címére, illetve címeire továbbítja, és a feldolgozás folytatódik a soron következ utasítással. Az operatív tár a központi egységbe bevitt adatok és programok az operatív tárba (memóriába kerülnek). Az operatív tár olyan rekeszekbl álló rendszer, ahol minden rekesznek címe van. Az információk ezekbe a címzett rekeszekbe kerülnek, ahonnan közvetlenül elhívhatók. számítógépes nyelven írásról akkor beszélhetünk, amikor az információkat a tárolón elhelyezzük, olvasásról pedig, amikor visszakeressük. Az operatív tár fontos jellemzje a kapacitás, amely azt mutatja meg, hogy mennyi információ befogadására alkalmas. Mértékegysége a kilobájt (1024 bájt ­ jelölése Kbájt), illetve a megabájt (1024*1024 bájt ­ jelölése Mbájt). A leggyakoribb tárolótípusok a RAM és a ROM tárak. A RAM tár (random access memory) tulajdonsága, hogy közvetlen elérés, a tárolóhely címének megadásával tetszleges adatok vihetk be, olvashatók ki és törölhetk. A ROM tár (read only memory) jellemzje, hogy csak olvasható, tartalmát a gyártó rögzíti és azt megváltoztatni nem lehet. Többnyire a számítógép bels mveleteinek végzéséhez szükséges programok kerülnek ide.
2.2.1.2 A perifériák

A perifériák az ember és a számítógép közötti kapcsolatot valósítják meg, feladatuk az adatok és a programok bevitele, tárolása, illetve a feldolgozás eredményeinek közlése. Az átvitel (a be- és a kivitel) speciális hardver eszközök segítségével megy végbe, ilyen eszközök például a csatornák. Az adatáramlás a csatornarendszer esetében mindig a központi egységben lév operatív tár és a perifériák között zajlik le. A csatorna lényeges feladata, hogy összhangba hozza a nagysebesség központi egységet és a viszonylag lassú perifériális egységeket. A csatornák kétféle üzemmódban mködhetnek: · monopol és · multiplex üzemben. Amikor egy periféria az egész adatátvitel tartalmára leköti a csatornát, monopol üzemmódban dolgozik. A monopol üzemmód alatt a csatornára más periféria nem kapcsolódhat egészen addig, amíg az átvitel be nem fejezdik. A multiplex üzemmód az alacsony sebesség perifériák átlapolt üzemeltetésére szolgál, mivel a rákapcsolható eszközök maximális számával egyenl számú alcsatornával rendelkezik. Egy-egy periféria mindig csak rövid idtartamra kapja meg a csatornát, ezalatt kell az átvitelre váró adatok egy csoportját továbbítania. A csatornavezérlés ezután továbblép a következ perifériára, és a folyamat ciklikusan ismétldik. A perifériákat két nagy csoportra osztjuk: · háttértárakra és · input-output perifériákra.
2.2.1.2.1 A háttértárak

A háttértárak a központi egységgel közvetlen kapcsolatban álló berendezések. Alapfunkciójuk, hogy a feldolgozási folyamatban kezelni kívánt nagytömeg adatot tárolják, illetve az, hogy tehermentesítsék a memóriát azoknak az adatoknak és progra21

moknak a tárolásáról, amelyekre éppen nincs szükség, de amelyekre bármikor szükség lehet. A háttértárak közé az úgynevezett mágneses tárakat soroljuk, ilyen a mágneslemezes tárak. A mágneslemezes tároló közvetlen adatelérésre is alkalmas, ami annyit jelent, hogy ha egy blokkot vissza akarunk a lemezrl keresni, nem szükséges végigolvasni az eltte lév összes blokkot. Ugyanígy történik a lemezre írás is. A cserélhet merevlemezes tárak közül a legelterjedtebbek a lemezköteges berendezések, ahol a tárcsák felülete mágnesezett. A lemezköteg legalsó és legfels lemezének küls felületét nem használjuk adattárolásra, ezek ugyanis a legsérülékenyebbek. A lemezfelületek koncentrikus körökre oszlanak, ezeket sávoknak nevezzük. Egy-egy sávra egyforma adatmennyiség írható függetlenül attól, hogy küls sávról, vagy a középponthoz közeli bels sávról van szó. A bels sávokon ugyanis nagyobb az írássrség. Az összes adattároló lemezfelület egymás alatti sávjai cilindert alkotnak. A fixlemezes táraknál egy közös tengelyen több merev mágneslemez tárcsa helyezkedik el légmentesen lezárt tokban. Az írássrség és a megbízhatóság itt jóval nagyobb, mint a cserélhet merevlemezes tárak esetében, viszont a mködési elvük megegyezik. A fixlemezes tárolás hátránya a cserélhetvel szemben az, hogy a felhasználó nem viheti magával az adattárat, miután az a számítógépben rögzítve van. Jelenleg a legismertebb fixlemezes tár a PC környezetben használatos winchester (HDD, merevlemez). A winchester lemezek mérete 5,25 vagy 3,5 coll (1 col = 25,4 mm). A fixen tárcsák száma változó, a teljes lemezkapacitás 40 Mbájttól a gigabájtos tartományokig terjed (1 gigabájt = 1024 Mbájt). A hajlékonylemezes tárak (FDD, floppyk) hordozóanyaga hajlékony, rugalmas manyag. Merevvé csak akkor válik, amikor a lemez a lemezegységbe helyezve elér egy bizonyos fordulatszámot, ilyenkor a tehetetlenség hatására ugyanúgy viselkedik, mintha merev lenne. PC környezetben 5,25 collos 360 Kbájt, illetve 1,2 Mbájt kapacitású, valamint 3,5 collos 720 Kbájl, illetve 1,44 Mbájt kapacitású floppykat használunk. A 3,5 collos lemezek egyébként az elbbieknél kisebb méretek és már stabil, ütésálló manyagházba vannak építve. Minden floppylemez egymástól pontosan meghatározott távolságban elhelyezked koncentrikus körökbl (sávokból), és azon belül 512 bájtos blokkokból áll. A 360 Kbájtos lemezek kétoldalasak, oldalanként 40 sávval és sávonként 9 blokk-kal. Az 1,2 Mbájtos lemezek szintén kétoldalasak, de 80 sávosak, amelyeken belül sávonként 15 blokk található. A lemezek csomagolásán a gyártók minden esetben feltüntetik az adott lemezre vonatkozóan az alábbi legfontosabb jellemzket: · 360, illetve 720 Kbájtos lemezeknél - DS vagy D2: a lemez mindkét oldala tesztelt - DD (double density): dupla írássrség · 1,2, illetve 1,44 Mbájtos lemezeknél - HD vagy HC (high density vagy high capacity): igen nagy írássrség

22

SOFTSECTOR: a lemez tetszés szerint formatálható, a blokkméret (szektorméret) változtatható. Az 5,25 collos lemezeken található egy írásmegenged kivágás. Ha a kivágást leragasztjuk, akkor a lemezre írni nem lehet, tartalmát csak olvasni tudjuk. Ugyanez a kivágás a 3,5 collos lemezeknél is megtalálható, csakhogy itt nem leragasztással tiltjuk az írást, hanem igazából egy kis tolóablakkal, amit ceruzával, tollal, vagy valamilyen hegyes tárggyal tudunk mködtetni.
2.2.1.2.2 Input-output perifériák

-

A számítógép az input/output (I/O) eszközökön keresztül tartja a kapcsolatot a felhasználóval. Vannak olyan perifériák, amelyek csak bevitelre alkalmasak, vannak olyanok, amelyek csak a feldolgozás eredményét közlik, és vannak olyanok is, amelyek mindkét funkció ellátására képesek. A legelterjedtebb perifériák: · billentyzet, · monitor, · nyomtató és · egyéb perifériák, illetve eszközök.
A billentyzet

A billentyzet a gép elsdleges bemenegysége /inputja/, mert -egyéb utasítás híjánmindig innen várja a parancsokat, utasításokat, adatokat, információkat. A billentyzeten a gombok száma változhat, 83-tól 105-ig. A gombok három, funkcióban is eltér csoportban helyezkednek el. · írógépgombok /középen/, · funkciógombok /baloldalon vagy felül/, · tízesgombok /jobboldalon/. a. Írógépgombok A középs csoportban találjuk azokat a gombokat, amelyekkel betket, számokat, írásjeleket, egyéb jeleket és szóközt gépelhetünk be. A legalsó sorban középen található a hosszúkás szóközgomb /space/, amellyel szóközök gépelhetk. Mind a négy gombsor szélein rendszerint szürke színre festve vezérlgombokat találunk. Különleges szerepe van az alapsor-felssor jobbszélén terpeszked nagy, rendszerint L alakú töltgombnak, amelyen Enter /vagy Return, vagy CR, esetleg / felírat olvasható. Ezzel lehet az eltárba begépelteket betölteni a gépbe, hogy ott a begépelt parancs végrehajtódjék. Az alsó sor két szélén található egy-egy Shift feliratú váltógomb. Hatása: nagybet vagy felsírásjel. Vagy a szóközgomb mellett jobbról, vagy az alapsor balszélén van a Caps Lock feliratú váltózárgomb, amely kétállású: egyszer megnyomva "zárva marad', újra megnyomva áll vissza alaphelyzetébe. Szerepe ugyanaz mint ha folyamatosan nyomnánk a Shift váltógombot. b. Funkciógombok Ha a billentyzet 103 gombos, akkor 12 funkciógomb van rajta (F1.....F12). c. Tízesgombok 23

A billentyzeten a jobboldali csoportban ülnek az úgynevezett tízesgombok.

24

A monitor

A monitorok bevitelre-kivitelre egyaránt alkalmasak. Bevitelkor a bebillentyzött adatok jelennek meg a képernyn, kivitelkor az eredményadatok. A képernyk lehetnek színesek, vagy monokrómak. Aszerint osztályozzuk ket, hogy milyen a képfelbontó képességük. A karakteres monitorok csak betket, számokat, írásjeleket és speciális szimbólumokat képesek megjeleníteni, míg a grafikus képernyk rajzokat, képeket, grafikai ábrákat is. A csak karakteres képernyk ma már ritkák. A képernytípusok a felbontás ersorrendjében a következk (a C bet arra utal, hogy színes, az M bet monokrómot jelent): karakteres M CGA C EGA C HERCULES M VGA M, C SVGA M, C
A nyomtató

A nyomtatók kifejezetten csak output elállítására alkalmasak. Feladatkörük igen sokrét, minden olyan esetben használjuk, amikor táblázatok, szövegek, rajzok, bizonylatok, értesítések stb. készítésére van szükségünk. Munkájuk során a nyomtatók két f tevékenységet végeznek, egyrészt a papír függleges mozgatását, másrészt pedig a karakterképek elállítását, rögzítését a papíron. A nyomtatási szélesség 80 és 132 karakter között változik, keskenyebb karakterválasztással ez lehet több is. Megkülönböztetünk · karakternyomtatókat, · sornyomtatókat és · lapnyomtatókat. A karakternyomtatókra jellemz, hogy a sort balról-jobbra vagy fordítva folyamatosan írják ki (hasonlóan az írógéphez) karakterenként. A legelterjedtebb ilyen típusú nyomtatók a mátrix nyomtatók, amelyek a kiírandó karaktereket 7*5, vagy 9*7 pontból rakják össze. Megemlíthetjük itt még a tintasugaras nyomtatókat is, ezek tintapontokkal rajzolják ki a karaktereket. A sornyomtatók a kiírandó sor teljes tartalmát elbb egy bels tárolóban a (pufferben) felépítik, majd a sor összes karakterét egyszerre nyomtatják ki. Nagy teljesítményük miatt elssorban közép- és nagyszámítógépes környezetben használják. A lapnyomtatók az egész oldalt egyszerre készítik el. A legkorszerbb lapnyomtatók ma a lézernyomtatók, amelyeknél a lézersugárral szinte ráfényképezik a nyomtató memóriájában lev lapnak a képét.
Egyéb perifériák, illetve eszközök

Ide olyan perifériákat, illetve eszközöket soroltunk, amelyek kizárólag bevitelre alkalmasak, s a gyakorlati munka során megkönnyítik a felhasználók számítógéppel kapcsolatos tevékenységét. Ma már elterjedt beviteli eszköz ­ a billentyzet mellettaz egér, a fényceruza, a vonalkódolvasó és a botkormány. 25

Az egér (mouse) egy optikai érzékelvel felszerelt doboz. Az alsó nyitott felén egy golyó van elhelyezve és amikor az egeret az asztallapon elmozdítjuk, a golyó elfordul, aminek következtében ezt az elmozdulást az optikai érzékel regisztrálja, majd az ennek megfelel elektromos jeleket továbbítja. Fontos kiegészítje az egérpad, amely a képerny méretének megfelel nagyságú, speciálisan kiképzett felület lap. Azt teszi lehetvé, hogy az egér elmozdulásával arányosan tudjuk mozgatni a kurzort. A fényceruza végében fényérzékel elem van beépítve, amelyen keresztül a monitor kisugárzását lehet érzékelni. A ceruza végét kell a monitor megfelel pontjához érinteni, ezzel a képernyn megjelen adatok módosíthatók, illetve kijelölhetk a továbbfeldolgozásra. A vonalkódolvasó (scanner) segítségével az árukra, termékekre, esetleg anyagokra felragasztott és azonosítóként használt, különböz vastagságú jelek kombinációjából elállított kódokat tartalmazó címkék számítógépes leolvasását könnyíthetjük meg. A kódokat egy optikai jelérzékel olvassa le, amelyet a felhasználási területtl függen vagy egy asztalba építenek be és fölötte húzzák el az azonosítandó tárgyat, vagy pedig egy ceruzában helyezik el és ezt kell végighúzni a címkén. A botkormány (joystick) a billentyzet kímélésére használatos kiegészít eszköz. Szerepe a gazdálkodó szervezetek feldolgozási munkáiban elenyész, inkább a számítógépes játékok nélkülözhetetlen kelléke. 2.2.2 A szoftver A szoftver a számítógépes rendszerek mködtetéséhez szükséges szellemi alkotások, programok, valamint a hozzájuk tartozó dokumentációk összessége. A hardverelemek és a szoftver elemek csak akkor mködtethetk az elvárásoknak megfelelen, ha biztosított az összhangjuk. A programok vezérlik tulajdonképpen a számítógépet és a feldolgozás folyamatát, aminek eredményeképpen megkapjuk azokat az információkat, amelyek megszerzésére a feldolgozás irányult. Az adatfeldolgozás területén digitális számítógépeket használunk. A digitális szó jelentése számjegyes, vagyis ezek a gépek csak számjegyekkel ábrázolt jeleket képesek feldolgozni, eltéren az analóg számítógépektl, ahol a bevitt és a kihozott információk mindig valamelyik fizikai mértékegységben (például hmérséklet, feszültség) jelennek meg, de ez utóbbi számítógépeket a mszaki-termelési folyamatok irányításánál használhatjuk leginkább. A digitális számítógépek (a továbbiakban már csak számítógépnek fogjuk nevezni) mködése a tízes számrendszer helyett a kettes számrendszeren alapul. A kettes számrendszerben két alaki érték van, a 0 és az 1, amely értékek felhasználásával bármilyen szám és szöveg kifejezhet vagy tisztán binárisan, vagy pedig kódolt formában. Az adatfeldolgozás során fizikai és logikai egységekkel dolgozunk. A fizikai egységek a hardver kapcsolatra utalnak, ilyen egységek a bit, a bájt, a mez és a blokk. A bit a legkisebb fizikai egység, amelynek csak két alaki értéke lehet 0, vagy 1. A bájt bitek sorozatából áll, általában egy bett, egy számot, illetve valamilyen egyéb jelet fejezhetünk ki vele. A mez a fizikailag összetartozó jeleket foglalja magában. A blokk a számítógép belsejében az adatok fizikai mozgatását, együttes kezelését teszi lehetvé.

26

A logikai egységek a feldolgozás adatkapcsolataira utalnak. Beszélhetünk karakterrl, elemi adatról, rekordról és fájlról. A karakter számjegy, bet vagy valamilyen jel lehet. Az elemi adat a logikailag összefügg karakterek csoportja. Elemi adat lehet például a termékkód, a termék megnevezése, a mennyiség, az érték stb. A rekord a logikailag összefügg elemi adatok együttese. Egy termékhez tartozó összes elemi adat, amely jellemzi az adott terméket, alkotja a termék rekordját. A rekord elemi adatai közül legalább egynek kiemelt szerepe van, amely minden rekordban megtalálható, de amelyik minden rekordban más és más. Ezt nevezzük azonosítónak, segítségével keressük meg a rekordokat a számítógépben. A logikailag összetartozó rekordok fájlt (adatállományt) képeznek. Elbbi példáinkat figyelembe véve ez azt jelenti, hogy a feldolgozáshoz tartozó összes termék rekordja együttesen alkotja a termék-fájlt. A szoftvereknek napjainkban két nagy csoportját különítjük el: · a rendszerszoftver a számítógép egészének mködéséhez szükséges összes programot jelenti. A rendszerszoftver tovább csoportosítható vezérlprogramokra, rendszertámogató programokra, fejleszt programokra. · az alkalmazási vagy felhasználói szoftver azokat a programokat jelenti, amelyeket a felhasználók egy-egy adott probléma, funkció megoldására alkalmaznak. Az elektronikus adatfeldolgozás során a számítógép különböz funkciók végrehajtását teszi lehetvé. Az adott feladat megoldásának mveletek sorozatával leírt módját algoritmusnak nevezzük. A program segítségével a számítógép végre tud hajtani egy algoritmust, képes az eredményt tárolni, átadni. Ahhoz, hogy a számítógép a megoldási utat lépésrl-lépésre kövesse, az algoritmusban leírt valamennyi alapmveletet a gép számára értelmezhet formára kell hozni. A program a gép számára azonban csak akkor értelmezhet, közvetlenül végrehajtható, ha az algoritmus gépi kódban készült. A gépi kódú programok közvetlen használata sok hátránnyal jár, többek között azzal is, hogy a programozó számára nehezen áttekinthet a program, megértéséhez nagyon pontos dokumentáció szükséges, a programozás idigényes, utólagos módosítása nehézkes, és ugyanaz a gépi kódú program egy más géptípuson nem futtatható. Az assembler nyelvek már olyan számítógép-orientált programnyelvek, amelyekben a mveletek, utasítások meghatározására érthet szimbólumokat alkalmaznak, de még mindig hardverre szabott, nehezen áttekinthet, korrigálható programnyelvek.

27

SZOFTVER

RENDSZERSZOFTVER

ALKAMAZÓI SZOFTVER

VEZÉRLÕ PROGRAMOK

RENDSZER TÁMOGATÁS

FEJLESZTÕ RENDSZEREK

általános célú alkalmazói programok
szövegszerkesztk, táblázatkezelk

operációs rendszer

szervíz programok

fordító programok

gazdasági alkalmazottak

job mendezser erforrás mng I/O mng

utilitik, linkerek

essemblerek, fordítók, interpreterek

term. irányítás, számvitel pénzügy

adatbázis kezelõ rendszerek
létrehozás karbantartás

rendszer adminisztrációs programok
rendszerstatisztikák, kimutatások

alkalmazás fejlesztõ eszközök
programfejlesztk, dokumentálók

tudományos alkalmazások
tervezés, elemzés, szakérti r.

adatkommunikációs rendszerek
távadatfeldolg. hálózati kommunikáció

rendszer biztonsági programok
felhasználóazonosítás, jogosítás

egyéb rendszerfejlesztõ programok
editorok, program generátorok

egyéb alkalmazói programok
szórakoztatás játék, zene

6. ábra: A szoftverek osztályozása

A programnyelvek az algoritmusokat és adatstruktúrákat úgy fogalmazzák meg, hogy a számítógép a lefordított és az eredményként létrejött programot végre tudja hajtani. Napjainkban már több, mint ezer programnyelv létezik, de közülük a legelterjedtebbek a FORTRAN, COBOL, ALGOL, BASIC, PASCAL, C, CLIPPER, dBASE, MAGIC, ORACLE stb. A programnyelvek fordítására fordítóprogramokat használnak, ezek a számítógépes rendszeren belüli olyan speciális programok amelyek egy adott nyelven (forrásnyelven) megírt programot egy, a számítógép számára már értelmezhet (tárgynyelv) programmá fordítanak le. A fordítóprogramok között megkülönböztetünk: · interpretereket, amelyek a programot lépésrl-lépésre fordítják a gép számára végrehajtható programmá, ennek fontos szerepe van a hibakeresésnél, · kompilereket, amelyek egy feladatorientált nyelven megírt forrásprogramot assembler, vagy gépi kódú programmá alakítanak át, · dekompilereket, az alacsonyabb szint forrásnyelven írt programot magasabb szint célnyelvre fordítják le, · kompiler-kompileret, fordítóprogramot generáló programok, az egyik programnyelvrl a másikra képesek a kívánt programot fordítani. A szoftverek fejlesztési változatait verziószámmal jelölik, melynek ismerete a szoftverek kompatibilitásának biztosítása érdekében elengedhetetlen. A kompatibilitás az egymásra-építhetséget, az egymás általi használhatóságot jelenti. Szoftverek esetében ez ,,felülrl lefelé" él. A verziószám jelölésére elválasztott egész számokat használunk, például a DOS 3.1, 3.3, 5.0, 6.22-es verzióját is használhatjuk. Ha egy 6.22-es verzióval mentést végzünk

28

egy lemezre és ezt a lemezt egy 3.3-as DOS verzióval mköd rendszerrel olvastatni akarjuk, elképzelhet, hogy hibát fog jelezni a gép, fordított esetben minden gond nélkül végrehajtható a feladat. Ez a felülrl lefelé megvalósuló kompatibilitás lényege. A kompatibilitás hardvereknél is alkalmazott fogalom, ott az egymás általi helyettesíthetséget, azonos feladatvégz képességet, csatlakoztathatóságot jelenti. 2.2.3 Számítógép-hálózatok A régi modellt, miszerint egy szervezet összes számítástechnikai igényét egyetlen nagy számítógépnek kell ellátnia, lassan teljesen felváltja az új modell, amely szerint a munkát sok, egymástól függetlenül mköd, de egymással összekötött számítógépeknek kell végeznie. Az ilyen rendszereket számítógép-hálózatoknak nevezzük. Két számítógépet összekapcsoltnak mondunk, ha azok információcserére képesek. Az öszszekapcsolás lehet rézhuzalon, lézersugáron, mikrohullámon és távközlési mholdakon. Ha egy számítógép egy másikat vezérelni képes, azaz pl. elindulásra, megállásra kényszeríthet, akkor e számítógépeket nem tekintjük autonómnak (,,mester/szolga" viszony). Az egy vezérlegységbl és több szolgából álló rendszer nem hálózat, és ugyanígy nem az, egy nagy számítógép a hozzá kapcsolódó kártyaolvasókkal, nyomtatókkal és terminálokkal. Az elosztott rendszerekben a felhasználó számára az autonóm számítógépek létezése nem látható, azaz nincs is tudomása azokról. Bevisz egy parancsot, hogy az elindítson egy programot, és az futni fog. Az már az operáció rendszer dolga, hogy kiválassa a megfelel processzort, megtalálja a bemeneti állományokat, és azokat a kiválasztott processzorhoz továbbítsa, valamint az eredményt a megfelel helyre juttassa el. Valójában az elosztott rendszer egy olyan speciális hálózat, amelynek szoftvere a rendszer számára magasabb fokú összefüggséget és átlátszóságot biztosít. Így tehát, az elosztott rendszerek és a hálózatok közötti különbség nem a hardverben, hanem a szoftverben (különösen az operációs rendszerben) keresend.
2.2.3.1 A hálózatok alkalmazásának célja

A hálózat célja: · Erforrás megosztás (távolság-áthidalás és terhelésmegosztás), azaz a hálózatban lev programok, adatok és eszközök - az erforrások és a felhasználók fizikai helyétl függetlenül- bárki számára elérhetk legyenek. · Nagy megbízhatóság elérése, azaz ha pl. hardverhiba következtében valamelyik állomány elérhetetlenné válik az egyik gépen, akkor annak másolata egy másik gépen még hozzáférhet marad. · Pénzmegtakarítás, ami azt jelenti, hogy a kis számítógépek sokkal jobb ár/teljesítmény mutatóval rendelkeznek, mint nagyobb testvéreik. A nagygépek (mainframe) kb. tízszer gyorsabbak, mint az egyetlen chipbl álló mikroproceszszorok, ugyanakkor kb. ezerszeres az áruk. Ez az aránytalanság arra késztetett sok rendszertervezt, hogy a rendszereket személyi számítógépekbl - személyenként egy-egy munkaállomásból és egy vagy több állomány-szolgáltató (file server) gépbl- építse fel. Ez a cél olyan hálózatok kialakulásához vezetett, amelyek sok, egyetlen épületben elhelyezked számítógépet kötnek össze. Az ilyen hálózatokat LAN-oknak (Local Area Network - helyi számítógép-hálózat) nevezzük, ellentétben a WAN-okkal (Wide Area Network - nagytávolságú számítógép-hálózat). 29

· A kommunikáció új minségét jelenti (pl. kereskedelem a hálózaton, információ forrás, home banking szolgáltatás). Hosszú távon a számítógép-hálózatok emberember közötti kapcsolatteremt szerepe lényegesebbnek bizonyulhat, mint az elbbiekben felsorolt célok. Bár a teljesítképességet és a megbízhatóságot növelheti, ha egy nagyszámítógépet LAN-ba kötött személyi számítógépekkel váltunk föl, de ez az új alkalmazási területek számát nagymértékben nem növeli. Ezzel szemben egy (nyilvános) WAN-hoz való hozzáféréssel nagyon sok új alkalmazás válik megvalósíthatóvá. A következ táblázat a lehetséges hálózati felosztást mutatja a processzorok távolsága szerint.
Processzor távolság
~cm ~m 10m - 1km 10km - 100km 1000km -

Processzor elhelyezés ugyanazon
kártyán kártyarendszerben szoba, épület, egyetem városban, országban kontinens, bolygó

Elnevezés
adatfolyam gép ( data flow machine) multiprocesszoros gépek helyi hálózat ( Local Arial Network ) Metropolitan Arial Network összekapcsolt nagytávolságú hálózat hálózatok LAN metahálózat (internetwork)

1. táblázat: A hálózat felosztása

A számítógép-hálózatok fontosságának érzékeltetésére három példát mutatók: távoli programok elérését, távoli adatbázisok elérését, valamint közvetett kommunikációs szolgáltatások elérését. Egy vállalat, amely egy, a világgazdaságot szimuláló modellt készített, lehetvé teszi ügyfelei számára, hogy a hálózaton keresztül bejelentkezve futtathassák e programot, és így megvizsgálhassák, hogy üzleteikre milyen hatással lehetnek a különböz, elre jelzett inflációs ráták, a kamatláb- ill. árfolyamváltozások. Ez a megoldás legszerencsésebbnek bizonyul, ha a modellt folyamatosan változtatni kell, vagy ha a program futása különösen nagy kapacitású számítógépet igényel. A számítógépek egy másik nagyon fontos alkalmazási területe a távoli adatbázis elérés. Hamarosan valósággá válik az, hogy valaki otthon, személyi számítógépe eltt ülve fog pl. vonatjegyet, színházjegyet rendelni. Az otthoni bankmveletek kora már itt is van. A teljesen automatikus könyvtár kora sincs már messze. Mindezek az alkalmazások a hálózatok gazdasági okokból teszik szükségessé: egy távoli számítógépet hálózaton keresztül olcsóbb felhívni, mint közvetlenül telefonon keresztül. A számítógép-hálózatok széles kör használatának harmadik kategóriája azok kommunikációs közegként való alkalmazása. A számítástechnikusok már természetesnek veszik, hogy termináljaikról üzenetet, levelet küldjenek kollégáiknak, legyenek azok bárhol is a világon. A jövben nemcsak nekik, hanem mindenki számára természetes lesz az elektronikus levelezés. A távolabbi jövben a városok tágasabbakká, szétszórtabbá válhatnak, hisz a magas színvonalú kommunikációs eszközök már nem teszik szükségessé a szoros fizikai közelséget. Az elzekben leírtakra jó példa az Internet, amely tulajdonképpen egy több millió számítógépbl álló hálózat.

2.3 A SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS KONCEPCIÓJA
A számítógépes elssorban nem azzal múlják felül a hagyományos adatfeldolgozó berendezéseket, hogy mennyiségileg nagyobb, gyorsabb munkavégzésre alkalmasak, hanem, hogy logikai mveletvégz lehetségük folytán olyan elnyös tulajdonságok30

kal rendelkeznek, amelyek minségileg jelentenek egészen újat a hagyományos berendezésekhez viszonyítva. Ez teszi lehetvé, hogy szellemi munkának minsül munkafolyamatok is elvégezhetk legyenek. Az elektronikus adatfeldolgozás a rendszerszervezés szempontjából sok tekintetben új helyzetet teremt. A nagyrendszerek kialakulásával és a gazdasági feladatok egyre bonyolultabbá válásával az információkat olyan adattömegek hordozzák, hogy annak csak kis hányadát ismerhetik a különböz szint vezetk. Ez a probléma elvileg még megoldható lenne a hatáskörök ésszer elosztásával, amikor is a fels vezetés csak a számára szükséges információkat ismerné meg. Gyakorlatilag azonban ez a lehetség azért nem jelent tényleges megoldást, mert a modern vezetéshez szükséges információk között számos olyan összefüggés van, ami nem szétbontást, hanem összevonást, komplexitást követel. Ha ettl el is tekintenénk, az alsóbb szint vezetés részére akkor is annyi különféle jelleg információ szükséges, hogy további bontásuk csak szervezeti bvülést jelentene, de az információáramlás gyorsulását nem. Valószínleg annak lassulása következne be, ami legtöbb esetben még információtorzulással is együtt járhat. Mindez még tetzdik azzal, hogy a sok irányban felhasznált, összevont, illetve szétbontott azonos jelleg információk tömege miatt növekszik a párhuzamos adatigény, a párhuzamos adatfeldolgozás lehetsége és szükségessége, és természetesen a szervezeti felduzzadás is. Az elbbi problémák elvi és gyakorlati megoldását a számítógépek biztosítják. Nagy tárolókapacitásuk, gyors munkavégz- és logikai képességük lehetvé teszi a rendszerre vonatkozó majdnem minden paraméter egy helyen tárolását, a szükséges mveletek automatikus, gyors és pontos elvégzését. A központi egységhez csatlakozó nagyszámú perifériális egység jelentsen felgyorsította a kommunikációt. A perifériák ma már olyan változatosak, hogy mindenki megtalálja a feladatához igazodó berendezéseket. A display kezel billentyzettel például az adatok megjelenítését, módosítását és betáplálását egyaránt biztosíthatja. Azokon a munkahelyeken, ahol az adatok írásos rögzítése vagy közlése szükséges, írógépes végberendezések lehetnek, ugyanakkor lehetség van egyszer szám- és jelbillentys végberendezések alkalmazására is. A termelési folyamatok automatizálásának elrehaladásával analógdigitális átalakítók szolgáltatják a tényadatokat, és különféle szabályozó-szerkezetek realizálhatják a számítógépbl kapott utasításokat, stb. A számítógépek által biztosított új lehetségek szükségszeren új szemlélet kialakítását követelik meg az adatfeldolgozás módszerében és a szolgáltatott adatok jellegében. Az elektronikus adatfeldolgozó berendezések tulajdonságai, az eddig elmondott jellemzk, egyértelmen meghatározzák az elektronikus adatfeldolgozás (EAF) lehetségeit és korlátait. A megállapítások összegezéseként az EAF koncepcióját a következk szerint határozhatjuk meg: olyan új, a hagyományos gépekkel végzett adatfeldolgozást minségileg felülmúló módszer, amely lehetvé teszi, hogy az utólagos, regisztratív jelleg adatfeldolgozásról áttérhessünk ­ annak elnyeit is megtartva ­ az operatív jelleg, mindenek eltt a vezetési feladatokat támogató adatfeldolgozásra. Rendelkezésre bocsátja a különböz vezetési szinteken hozott döntések elkészítéséhez szükséges in31

formációkat. Az információrendszer egységes kiépítésével elsegíti a komplex, illetve az integrált adatfeldolgozás megvalósítását. A számítógépek egyrészt széles kör adatfeldolgozási lehetségeket biztosítanak, másrészt sajátos követelményeket is támasztanak a szervezéssel szemben. Ezért jelents mértékben változtatni kell a hagyományos adatfeldolgozás szervezési szemléletén és gyakorlatán. E változások a következkben foglalhatók össze. · a funkcionálisan elkülönült folyamatok, részfolyamatok szervezése helyett zárt rendszereket kell szervezni, · a zárt rendszerek szervezéséhez integrált munkacsoportok jól koordinált munkája szükséges, · a döntési- és információrendszer összhangjának követelménye a szervezés alapvet feltételeként jelentkezik. Mindez azt is jelenti, hogy a rendszer együtt kezelt adatállománya integrálható, az egyes irányítási igények sajátosságai szerint felhasználható, így megsznnek a párhuzamosságok, az ismételt feldolgozások, a több helyen történ adattárolás stb., kiküszöbölhetvé válhatnak az adatfeldolgozást eddig jellemz hátrányok. 2.3.1 Komplex adatfeldolgozás ­integrált adatfeldolgozás Az elektronikus adatfeldolgozás az elbbiekben kiemelt tulajdonságai révén megváltoztathatja az adat- és az információ-elállító munka jellegét. Ez a változás két irányban hat. Kezdetben az adatfeldolgozás komplex-szé válik, majd az integráció is fokozatosan létrejön. A komplexitási törekvés tulajdonképpen a mennyiségi változás kategóriájába tartozik. Az adatfeldolgozó eszköz sajátos tulajdonságait felismerve és kihasználva lehetvé vált minden informatikai igény ­ a regisztráció, az informálás, a tájékoztatás ­ kielégítése egyetlen folyamatlánc keretében. Nem iktattak minségileg új elemeket a feldolgozásba, hanem az addig különböz módszerekkel esetleg más-más helyen megoldott feladatokat fogtak össze egyetlen folyamatba. A komplex feldolgozás kiterjedt megvalósítása ­ annak ellenére, hogy elssorban mennyiségi változásról van szó ­ mégis nagy jelentség, mivel az integráció megvalósítása irányába hat. Az integrált adatfeldolgozás a rendszer egészét a vezetési rendszer aspektusából közelíti meg. Ebbl következik, hogy eleve feltételezi a komplexitást, de azt csak szükséges és nem elégséges feltételnek tekinti. A hangsúly a kapcsolatok kifejezésén és követésén van. Az integrált megoldás megvalósításának, szükségszeren vannak a komplexitást meghaladó technikai elfeltételei. Az elbbi meggondolások alapján az integrált adatfeldolgozás alapvet kritériumai, valamint feltételei közé tartozik:

32

· a rendszer jellemzivel összhangban lev, azt magas szinten kielégít elektronikus adatfeldolgozási rendszer alkalmazása; · az adatintegráció, amely az adatvételtl az adattárakon ­ adatbázison ­ át az adatok hatékony felhasználásáig terjed; · a teljeskörség, amely egyaránt vonatkozik a komplexitásra és a rendszerkapcsolatok, összefüggések követésére; · az adatfeldolgozás és a vezetési információrendszer szinkronja. Az integrációt a rendszer egészére, de szkebben, egyes összefügg rendszer részekre is értelmezhetjük. A teljes integráció megvalósítása rendkívül nehéz feladat, az út odáig a részterületek integrációján keresztül vezet. 2.3.2 Különféle adatfeldolgozási szemléletek Az adatfeldolgozás technikai hatékonysága jórészt két dologtól függ: a célszeren kialakított adatszervezéstl és adatkezeléstl, illetve az adott technikai eszközökkel összhangban kidolgozott feldolgozási programok alkalmazásától. E pontban azt tekintjük át, hogy az adatkezelés és a programok használata hogyan kapcsolható össze, az adatkezelés mennyire meghatározó a feldolgozás lehetségeit illeten. Az adatfeldolgozásban az adatkezelés oldaláról közelítve alapveten kétféle szemlélet alakítható ki: · a file-szemlélet esetén feldolgozásokhoz kapcsolódó megfontolások alapján képzett adathalmazokat alakítunk ki, · adatbázis-szemlélet esetén az entitásokhoz tartozó adatokat egyetlen (vagy néhány) integrált adathalmazban kezeljük. Az els esetben a file-okat mindig a programokban megszabott feldolgozási igényekhez kell igazítani (a file-okat át kell rendezni, munkafile-okat kell átmenetileg képezni stb.), a második esetben az adatbázis adatait valamennyi program ­ bizonyos elírások betartása mellett ­ az adatbázis csatlakozó pontján keresztül el tudja érni. Els megközelítésben nyilván úgy foglalnánk állást, hogy csakis adatbázist szabad alkalmazni. Az igen kedveznek látszó elnyök ellenére sem lehet a kérdést így leegyszersíteni. Az adatbázis alkalmazása jelents, rendszerstruktúrát is érint szervezési elkészítést kíván. E befektetés megtérülését gondosan mérlegelni kell. Az adatbázis alkalmazásához nagyteljesítmény, nagy munkatárolóval és direkt elérés tárolóperifériákkal (mágneslemezekkel) felszerelt számítógépre van szükség. Számításba kell venni azt is, hogy az adatbázis-kezeléshez drága, e célra kifejlesztett szoftver-termékekre van szükség. Tudnunk kell azt is, hogy a file-szervezés színvonalas alkalmazásával is lehet igen hatékony megoldásokat kialakítani és a direkt elérést biztosító tárolók ilyen módszer mellett is lehetvé tehetik a felhasználói igények célszer kielégítését. Az alkalmazott feldolgozási szemlélet ­ módszer ­ megválasztását a feladat ismerete alapján a hozzáért szervezre kell bízni.

33

2.3.2.1 File-szemlélet adatfeldolgozás

A file olyan adathalmaz ­ adatmondatok(rekordok) összessége ­ amelynek tartalmát logikai megfontolások alapján határozzák meg. Az azonos file-ba tartozó rekordoknak olyan közös jellemzje van, amelynek alapján azok viszonylag homogén adathalmazba sorolhatók; e közös jellemzk határozzák meg a rekordok összetartozását. Az adatrekordokat az elbb említett adattartalom, illetve a feldolgozásban betöltött szerepük alapján alapveten a következ típusú file-okba sorolhatjuk: törzsadat-, input-, munka-, output-, tároló- vagy archív file. A törzsadat-file-ok általában több feldolgozási szakaszban vesznek részt, adattartalmuk viszonylag állandó. Fontos feladat a nagy biztonsággal megszervezett aktualizálásuk. Célszer az ilyen file-okat direkt elérés tárolási módszerrel kezelni. Ily módon a bennük lev rekordok, azok kulcsszava alapján, bármely feldolgozási ciklusban, bármilyen más file-al együtt, - ha vannak rekordjaiban is megtalálható a törzsadathoz tartozó kulcsszó ­ feldolgozhatóak. A feldolgozási rendszerbe belép adatokat ­ primer adatokat ­ az input-file-ok tartalmazzák. Ezekben az adatrekordok sorrendje általában nem rendezett, szervezésük minden valószínség szerint soros elérés lesz. Mieltt a file-ok adatait feldolgoznánk, azokat valamilyen sorrendképz elem szerint ­ amely az input-file minden rekordjában elfordul ­ célszer rendezni. A munka-file-okat az adat-feldologzási folyamat során állítjuk el más fileokból, vagy a feldolgozás során elállított ,,eredmény"-adatokból. Szerkezetük mindig ahhoz a programhoz igazodik, amellyel azt a továbbiak során fel kívánjuk dolgozni, illetve annak a célnak felel meg (pl. közbees ellenrzés), amelyre elállítjuk. Ezek általában rövid élettartalmú file-ok, addig léteznek, amíg a feldolgozási folyamat nem jut olyan szakaszba, amelyben már szükségtelen az ilyen átmeneti állapotot tükröz adatállományok megrzésére. Az output adatok elállítása általában úgy történik, hogy az ilyen célú adatokat e célra szervezett file-okba készítjük el. Ezek adat-elrendezése vagy teljesen megegyez a kívánt outputtal (nyomtató file-ok), vagy azokból programokkal lehet a különböz formátumú és tartalmú outputokat elállítani. Ezeket a file-okat addig rizzük meg, amíg az output elkészül és annak helyességét a felhasználó igazolta. A feldolgozás során elállított adatok egy részét tartósan ­ esetleg több évig is ­ meg kell rizni. A megrzési id hosszának függvényében beszélünk tároló- vagy archívfile-okról. Ezeknek a file-oknak olyan az elrendezése, amely a késbbi várható felhasználási igények szempontjából leginkább célszernek látszik. A tároló file-ok adathordozója jórészt a mágnesszalag, mágneslemez, vagy CD-ROM. A file-szemlélet feldolgozás kapcsán ­ különösen a tároló-file-okat illeten ­ beszélni kell a file-generációkról is. Ugyanolyan elnevezés és szerkezet file-okból több

34

változat lehet adatállományunkban. Ennek az a magyarázata, hogy a feldolgozások egy része olyan, hogy idrl-idre az adatállomány által leírt tranzakció- vagy entitáshalmazt az újabb elfordulásokkal kiegészítjük, vagyis újabb ,,aktualizált" állományt hozunk létre. A file-szemlélet adatfeldolgozásban a file-szervezés szempontjából meghatározó szerepe van a feldolgozó programoknak. A soros-file elérés szempontjából rugalmatlan. Ésszeren csak a sorrendképz szerint kezelhet. Akkor lehet egy programmal feldolgozni, ha az általa kívánt szekvencia fennáll; ha nem, - rendezés útján a program számára egy új file-t kell elállítani. Ha a program több file-t dolgoz fel egyszerre, akkor mindegyikben kell lennie azonos sorrendképz elemnek és ezen kell azoknak szekvenciálisnak lenniük. Ha a feldolgozás új file-t hoz létre, akkor az vagy a feldolgozott file (file-ok) szerint szekvenciális, vagy rendezetlen lesz. A direkt-file elérés szempontjából viszonylag rugalmas. Ha a program azonos kulcsszó alapján kezeli a file-okat, akkor azok rendezettségüktl egy program keretében feldolgozhatóak lesznek. Több direkt-file és egy (vagy több, de azonos szekvenciájú!) soros file is feldolgozható egy program keretében. A direkt file-ok feldolgozhatósága kedvezbb ugyan, de számolni kell az idtényezvel; ha egyszerre több file vesz részt a munkában, akkor hosszabb feldolgozási idre kell felkészülnünk. Ezért a fileprogram viszony jó kialakítására ebben az esetben is ügyelni kell.
Rugalmas adatkezelés

A file-szemlélet feldolgozásban a tárolás-adatkezelés-feldolgozás szerves egységet képez. Ez az egység egyszer adatszerkezeteket, könnyen ellenrizhet feldolgozási összefüggéseket, fizikailag és logikailag is jól követhet feldolgozást tett lehetvé, de nagyszámú adat-file kialakulásához vezetett. Amikor az adatkezelés elssorban soros tárolásra alkalmas adathordozón (mágnesszalagon) történt, akkor nem volt más választás, mint ezt a megoldást követni. A mágneslemez megjelenése, ezzel a direkt adattárolási módszerek alkalmazásának lehetsége lazított a file-program összefüggés szorosságán. Kezdetben azonban fel sem merült a szemlélet megváltozásának gondolata. A direkt-file az elérés új lehetsége a számítógép használat operativitását megnövelte. Kiszámíthatóvá vált az az id, amely egy tárolt adatmondat eléréséhez szükséges. Az indexek használata lehetvé tette azt is, hogy a direkt adattárba több kulcs szerint érhessünk el adatokat. Az elérés ilyen változata az információrendszer szempontjából minségi változást jelentett. A file-korlátok lebontásához a tárolás, az adatelérés és az adatfeldolgozás függetlenítését kellett megoldani. Az a feladat tehát, hogy az adatok tárolásánál a tárolóeszköz (általában mágneslemez, vagy CD-ROM) fizikai tulajdonságait kíséreljük meg optimálisan kihasználni, készítsünk olyan algoritmust, amely az adatelérést ­ tárolás, viszszakeresés, aktualizálás ­ optimalizálja a tárolt adatokhoz, lehetleg az adatrekordnál

35

is kisebb egységek mélységéig (szavakig) lehetvé teszi a hozzáférést, a feldolgozásnál pedig csak a adatkezel algoritmusra kelljen figyelemmel lennünk. Az adattárolás rugalmassá válása azzal valósult meg, hogy szakítottak a tematikus adatkezeléssel. Ez azért vált lehetségesség, mert igen nagy adatállományok is viszonylag könnyen együtt kezelhetk, azokhoz sokféle index-táblázat készíthet, és az adatok a tárolóterületen, annak fizikai sajátosságait kihasználva helyezhetk el. Az adathoz mindig úgy közelítünk, hogy a keres (azonosító) ismérv szerinti index-táblában keresünk elször, a tárolt adathalmazhoz csak azt követen fordulunk, amikor az adat címét (helyét) már ismerjük az index-táblázatok alapján. Nem teszünk elvi különbséget az adatbeírás és a visszakeresés módszere között. Mindig elsként a kérdéses adat helyét keressük meg és csak azután foglalkozunk a konkrét adat kezelésével. Igaz ugyan, hogy az együtt kezelt adattároló-területe nagy lesz, de keresni mindig a viszonylag kis terjedelm index-táblákban keresünk intenzíven és a nagy adathalmazba már csak címzetten nyúlunk be.
2.3.2.2 Adatbázis-szemlélet adatfeldolgozás

Az adatbázis (adatbank) adatállományok együttese, amelyben egy adatelem általában csak egyszer kerül tárolásra, az abban kezelt (tárolt) adatokhoz (adathelyekhez) különböz kulcsok alapján standard módon tud ­igény szerint, egyidejleg több felhasználó is ­ hozzáférni. Az adatbázis-rendszer kielégíti a rugalmas adatkezelés követelményeit, különválasztja az adattárolás-, kezelés-, felhasználás feladatait, ugyanakkor biztosítja a felhasználó számára (a programok számára) az adatfüggetlenséget. Az adatbázis-rendszer ­ amely a felhasználót támogató, kész programtermékként állhat rendelkezésre ­ felhasználója számára általában megoldja az adattárolás és adatkezelés valamennyi lényeges feladatát, melyek a következk: · az adattárolás optimális szervezése, · az adatok átvétele az adatbankba, · szükség esetén az adatbank adatállományának automatikus újraszervezése az optimális tárolási struktúra fenntartása érdekében, · adatbiztonság, adatvédelem, · adatszolgáltatás és adatátvétel egységes (standard) csatlakozási ponton keresztül, · adatkiválasztás (visszakeresés) és adatösszeállítás a felhasználó követelményeinek megfelelen, · gazdaságos felhasználási megoldások elsegítése dialógus nyelvek, paraméterezhet felhasználói programok segítségével. Az adatbank szervezjének (megvalósítójának) els feladata, hogy az alkalmazott adatbankrendszer szabályainak megfelelen ,,leírja" adatbankját. Ez a leírás az elnevezésekre, a várható méretekre, a rekordok, mezk paramétereire, a használat módjára, a kívánt védelemre stb. vonatkozik. Az input (feltöltés) során figyelembe kell venni azokat az elírásokat, amelyek a betöltend adatokkal kapcsolatosak. Ezek a korlátok nem számosak (pl. rekordhossz, azonosító méret) és általában teljesítésük nem okoz gondot. Az adatbank feltöltését és aktualizálását, illetve használatát az adatbank-

36

rendszer ,,adminisztrálja", vagyis követi az adatbankban lezajló eseményeket. Ez a biztonság és a védelem feltétele, illetve annak követelményét is teljesíti. Az adatbank kezelrendszere gondoskodik az adatbiztosítás (pl. archiválás) feltételeinek teljesítésérl. Az adatbank adatállományai direkt szervezések, lehetséges azonban, hogy az archiválás és a változások ,,naplózása" soros módszerek alkalmazásával történik. Az adatbankrendszerhez hozzátartozik az adat-visszakeres funkció. A ,,leírás" során definiált kulcsok bármelyikén kezdeményezni lehet a visszakeresést. A keresrendszerhez standard elírások tartoznak, a felhasználó munkája során ezek alkalmazásával kommunikál az adatbankkal. Az adatbankhoz input-dialógus, aktualizálás vagy batch-feldolgozás céljából lehet csatlakozni. A csatlakozás standard feltételek mellett történik. Erre is érvényes a már említett adminisztráció, vagyis a végrehajtott változások követése. Az adatbank-funkciókat a következ ábra mutatja be.
ADATBNAK LEÍRÁSA

ADATOK ÉS BETÖLTÉSE

ADAT ADMINISZTRÁCIÓ

ADATBANK FILE-OK

TECHNIKAI SZOLGÁLTATÓ PROGRAMOK

ADAT BIZTOSÍTÁS

VISSZANYERÉS VÁLTOZTATÁS

STANDARD CSATLAKOZÓ PONT

INPUT FILE

A FELHASZNÁLÓK SAJÁT PROGRAMJAI

STANDARD FELHASZNÁLÓI PROGRAMOK

7. Ábra: Az adatbank-funkciók

37

Az adatbázis-szemlélet feldolgozás feltételei

Adatbázist nem lehet ,,általában" szervezni, tudni kell, hogy mibl lesz az adatállomány, illetve, hogy milyen célokra kívánjuk azt felhasználni. Tekintsük át az adatbank mködési- és szervezési feltételeit. Nincs értelme adatbank irányába törekedni akkor, ha a vezetés rendszere nem tud igazodni azokhoz a technikai igényekhez, nem tudja megteremteni azokat az érdemi feltételeket, amelyek egy jól használható adatbank megoldás elfeltételeit jelentik. Az adatbank ugyan egyértelmen adatfeldolgozás technikai módszer ­ tehát nem cél ­ de e módszer csak bizonyos érdemi feltételek biztosítása esetén lehet hatékony. Önmagában az adatbank, mint technika, kevés arra, hogy megoldja a vezetési információrendszerrel kapcsolatos problémákat. Elször tehát vezetési információrendszerre van szükség. Az adatbank mködési- és szervezési feltételei közül a legfontosabbak a következkben foglalhatók össze: 1. Pontosan ismerni kell az információrendszer segítségével irányítani kívánt rendszert; ezzel szinkronban kell meghatározni az irányítás módszereit. 2. Gondosan elemezni kell az irányítani kívánt folyamatokat, abból a szempontból, hogy hol vannak automatizálható döntési pontok, hova lehet direkt módon információkat visszacsatolni, részben vagy teljesen automatizált megoldásokkal a folyamatokat irányítani. Meg kell vizsgálni azt is, hogy a folyamat mérése, a döntéshez szükséges adatfeldolgozás, valamint az adat- és az információ továbbítás sebessége szinkronba hozható-e a beavatkozást igényl folyamattal. E vizsgálatokra azért van szükség, mert ha pozitív választ kapunk a döntés-automatizálás kérdéseire, célszer gondoskodni az adatbank, az információrendszer és a döntési pont online összekapcsolásáról. 3. Meg kell határozni a vezetés tervezési, ellenrzési- és irányítási munkafolyamataiból adódó információigényeket. Ezeket az információigényeket specifikusan kell megfogalmazni, fel kell mérni azt is, hogy milyen idintervallumok állnak rendelkezésre az adatfeldolgozás, illetve az információelállítás céljára. 4. Az információrendszer egészébl és a vezetés információigényeibl kiindulva meg kell határozni a szükséges és célszer adatklasszifikációs elemeket (kulcsszavak, aspektusok, sorrendképz elemek stb.). 5. Az információigényekbl és a rendszer jellegébl kiindulva meg kell határozni az adatállományokat és az adatállományok ,,beszerzéséhez" szükséges mérési, illetve rögzítési pontokat. 6. Megfelel szervez munkával biztosítani kell a szükséges adatállományokat, ki kell alakítani a primer adatfeldolgozás rendszerét. Meg kell vizsgálni azt, hogy az információrendszeren belül mely igényeket kell a primer adatfeldolgozásból direkt módon kielégíteni és milyen igények kiszolgálására kell az adatbankot felkészíteni. 7. Ki kell alakítani, illetve ki kell választani a megfelel adatbankrendszert (kezelrendszert). 38

Az adatbank kialakítása az információrendszer korszer megoldásának szempontjából csak a dolog egyik oldala. Ahhoz ugyanis, hogy az információellátás ­ különösen interaktív üzemmód esetében ­ megfelelen gyors- és megbízható legyen, általában nemcsak adatkezel- és visszakeres rendszerrl kell gondoskodni, hanem rendelkezni kell mindazokkal az algoritmusokkal, amelyek a szükségletnek megfelelen elállítják az információkat. Ezért sok esetben szükség van megfelel algoritmusgyjteményre, módszerbankra is. Ez utóbbi a felhasználókat támogató, könnyen kezelhet megoldásaival nagyban segítheti az interaktív vezetési információrendszer kialakulását.
Az adatbázis-alkalmazás elnyei

Az adatbázis nyújtotta elnyök egy részét már a fogalmi meghatározás kifejezte. Abban azonban a tárolás oldaláról közelítettük meg a kérdést. Nagy adatmennyiség, integrált, jó hatásfokú aktualizálás, gyors visszakeresés. Ezek valóban kifejezik a legfontosabb jellemzket. A felhasználó azonban még további jelents elnyökhöz juthat. Közismert dolog, hogy az adatfeldolgozás hatékonyságát alapveten meghatározza az inputadatok megbízhatósága. Adatbank esetén az input két ,,irányból" érkezhet. A primer adatfeldolgozásból illetve a felhasználói dialógusból. Amikor az inputadat a primer feldolgozásból ,,jön" annak keretében már megfelelen ellenrzésre került. Az adatbankba történ beillesztése során, ha szükséges, az adatbázis szempontjait is érvényesít ellenrzésre kerülhet sor. A felhasználói dialógusból származó input ellenrzést a dialógus keretében kell megoldani. A numerikus kontrollokon kívül a kódszámok formailag helyes alkalmazása (modulus ellenrzés) algoritmusok segítségével valósítható meg. Az a körülmény, hogy az új adata egy meglev állományba kerül beillesztésre, önmagában is számos ellenrzési lehetséget kínál. Jól szervezett adatbáziskezel rendszer minden inputot és változtatást (st még a változtatási kísérletet is!) annak minden jellemzjével együtt feljegyezve naplóz. Ez az adatbiztosítás egyik alapja. A változtatásoknak ­ így az inputnak is ­ ilyen ,,adminisztráckója" nagy biztonságot nyújt. Az adatbázis változtatás ,,nyoma" jó szervezés esetén kitörölhetetlen a rendszerbl. Bármikor lehetség nyílik tehát az input tartalmi vizsgálatára. Az adattárolás önálló, optimális feltételeket közelít elvek szerint valósul meg. Ez messzemenen biztosítja az adatkezelés rugalmasságát. Megvalósul az adatok programfüggetlensége és megfordítva a programok adat-függetlensége. A programokban tehát nem valamilyen konkrét adattára vonatkozó formális szabályokat kell figyelembe venni, hanem csupán az adatbank egészére érvényes adatkonvenciókat kell betartani.

39

Az adatszervezés meghatározott, a felhasználótól független konvenciók szerint valósul meg. Így az adatbank adatállománya egyaránt alkalmas lehet a batch, az online, valamint a távadatfeldolgozás módszereivel történ felhasználásra. A kapcsolat az adatállomány és bármely programrendszer között standard interface-en keresztül valósul meg. Az adattárolás struktúrája és a visszakeresett adattok outputjának szerkezete egymástól független. A direkt elérés lehetvé teszi, hogy az adattár legkülönbözbb helyén tárolt adatok együtt, a felhasználó igényeinek megfelelen elrendezésben kerüljenek közlésre. Megvalósulhat a felhasználói dialógus az adatbázissal. Az informatikai igények kielégítése, a célok többirányú megközelítése, esetleg éppen a visszanyert adatok alapján történ módosítása, így a felhasználók közvetlen ,,bels" ügye lehet. Sokréten megvalósítható az adatbankban tárolt adatok biztonsága, illetve védelme. Kialakíthatók háttér file-ok, és a már említett módosítást nyilvántartó ,,napló" file-ok, amelyek segítségével az adatállományok rekonstrukciója jól biztosítható esetleges sérülések esetén is. Védelmet lehet nyújtani az illetéktelen felhasználással szembeni is. Különféle kulcsok (jelszavak) alkalmazásával az adatállomány együtt is és több részletben is ,,zárolható". Alkalmazható tehát olyan módszer, amikor egyesek jogosultak a teljes adatállomány használatára, mások azonban csak meghatározott adatkörhöz férhetnek hozzá. Az adatbank rendkívül fontos kelléke a kommunikációs rendszer. Lényeges követelmény, hogy a kommunikáció olyan nyelven ­ illetve módon ­ valósuljon meg, amely elég rugalmas és elég egyszer, hogy a különböz szakterületen dolgozó felhasználók azt könnyen megtanulják és hatékonyan tudják használni. Összeköthet az adatbank olyan módszerbankkal, amely a felhasználót a visszakeresett adatok további felhasználásában (például az adatok elemzésében) támogatja. Ilyenkor a két rendszer szinte teljesen együtt jelenik meg, a felhasználó számára egyetlen munkaeszközként áll rendelkezésre. Az adatbank kifejezés, amint azt már érzékelhetjük, sokszín ,,tablót" takar. Végiggondolva az igényeket és a lehetségeket, könny belátni, hogy egy adatbankrendszer kidolgozására rendkívül nagy a feladat. Éppen ezért ésszer, ha lehetleg a számítógépekkel együtt rendelkezésre álló megoldások adaptálását tzzük ki és nem akarunk saját rendszert kidolgozni.
2.3.2.3 Adatvédelem és adatbiztonság feltételei a feldolgozási folyamatban

Az adatfeldolgozási folyamat során különös gondot kell fordítani: · az adatkezelés biztonságára, · az adatok megrzésére, · az adatfeldolgozási folyamat biztonságára,

40

· az adatok megsérülése, a feldolgozás megszakadása, a technikai hibák következtében elálló zavarok elhárítására. Az adatkezelés biztonságát egyoldalról a számítógép szoftver-je, másoldalról a célszeren kialakított technológia szolgálja. Mindkett használatát a szervezés során kell biztosítani. A számítógép szoftverje, alapveten két segítséget nyújthat. Az egyik a címke-kezelés, a másik a file-nyilvántartás. A címke-kezelésnek, illetve ellenrzésnek az a lényege, hogy az operációs rendszer automatikusan vizsgálja a felhasználói programhoz tartozó a címkék tartalmát és csak megfelel címkével fogad el adathordozót, illetve file-t. Többféle címke alkalmazására van lehetség. Tudnunk kell azonban, hogy az operációs rendszer csak a rendszercímkéket ellenrizni automatikusan, a felhasználói címke ellenrzési-védelmi funkcióit (ha használunk ilyen címkét) a programozás során kell érvényesíteni. A címke védelmi funkciója akkor érvényesül, ha annak tartalmát jól használják. Ezért fontos szervezési úton gondoskodni a megfelel adathordozó, illetve file-azonosító kódrendszerrl, valamint megrzési id feljegyzésérl, stb. Az adathordozó és file-könyvtár megbízható kezelése a feldolgozás biztonságának és az adatvédelemnek egyik kulcskérdése. Arról kell gondoskodni, hogy minden adathordozónak egyértelm azonosítója legyen és annak tartalma, foglaltsága, lejárata nyilvántartásra kerüljön. Kell egy célszeren szervezett file-katalógus is, amely azt mutatja meg, hogy milyen file-okkal rendelkezünk, milyen azoknak a terjedelme és melyik adathordozón találhatók azok. A file-ok megrzési idejét is nyilván kell tartani. A számítógépek szoftverje sokszor kínál file és adathordozó-könyvtár (nyilvántartás, katalógus) vezetésére alkalmas programokat. Vagy ezeket kell alkalmaznunk ­ igazodva az azok által nyújtott lehetségekhez ­ vagy saját programokat kell e célra kifejleszteni. Külön gondoskodást igényelnek az olyan archív file-ok, amelyek ritkán használt, de hosszú ideig megrzend adatállományokat tartalmaznak. Ezek karbantartó-jelleg olvasásáról is gondoskodni kell. A file-katalógusba az olvasási kötelezettséget idpont szerint nyilván kell tartani. Az adatmegrzésnek vannak fizikai feltételei is. Ilyen az adathordozók megfelel raktározása, a hozzáférési feltételek szabályozása, a biztonsági célból készített másolatok. A raktározás megfelel feltételeit mszaki elírások szem eltt tartásával lehet biztosítani. Ehhez tartozik még az adathordozó-kezelés -kiadás, visszavétel ­ rendjének kialakítása. A különleges fontos file-okról célszer olyan másolatokat készíteni, amelyeket elkülönítve ­ fizikailag más helyen, lángbiztos szekrényben tárolnak. A hozzáférés szabályozása más kérdés batch és interaktív feldolgozások esetében. Egyoldalról a raktározás útján érhet el a védelem, ez azonban értheten a dolognak csak az egyik része. A másik védelmi kör a programok segítségével biztosítható. A file olyan kulcsszót tartalmaz, amelynek ismerete nélkül annak tartalma nem olvasha41

tó és/vagy nem módosítható. Interaktív alkalmazás esetén a felhasználók számára adhatunk felhasználásra jogosító kulcsokat, amelyek alapján a védelmi ellenrzést végz program megengedi számunkra az adathasználatot, és/vagy módosítást. Az adatállományok rekonstrukciójának lehetsége a biztonságos adatfeldolgozás egyik sarokpontját jelenti. Ez azért fontos kérdés, mert a legtökéletesebb berendezés is meghibásodhat, fizikai sérülés érheti az adattárokat, feldolgozási hiba miatt megsemmisülhetnek az adatállományok stb. A rekonstrukció lehetségére, különféle rendkívüli esetek következményeinek elhárítására megfelel tervet kell kidolgozni. E témakörhöz tartozik a már elindított feldolgozási folyamatok megszakadása esetén követend eljárások szabályozása is. Erre a célra ­ különösen hosszú futásidej programok esetén újraindítási pontokat (check-pont) kell a programokba beépíteni. Ezek olyan program-helyek, ahová visszalépve meg lehet ismételni a futás megszakadt részét anélkül, hogy az újabb futás az adatállományokat eltorzítaná. Az adatvédelem és adatbiztosítás elírásait a feldolgozási rendszer dokumentációjában jól követhet és ellenrizhet módon kell rögzíteni. 2.3.3 Az ellenrzés szerepe a számítógépes adatfeldolgozásban A gazdasági rendszerek mködtetését a vezetésnek kell biztosítania. Az irányításnak tehát szüksége van arra, hogy ellenrizze a folyamatokat. Az ellenrzés választott módszerének összhangban kell lennie a reálfolyamatokkal, az irányítással, valamint az adatfeldolgozással. A mköd rendszer akkor lesz hatékonyan ellenrizhet, ha feltételeit a szervez munka során teremtik meg. Az ellenrzésnek tevékenyen részt kell vennie a rendszerszervezési munkafolyamatán belül a rendszer elemzésében, tevékenységében, a szervezési megoldás kidolgozásában, a programok tesztelésében, az új rendszer bevezetésében, értékelésében, valamint a folyamatos mködtetésében.
2.3.3.1 Az adatfeldolgozási folyamat ellenrzése

A manuális adatfeldolgozás folyamata alapján a gazdasági esemény megtörténtét bizonylatra vezetik fel, a bizonylatokat feldolgozzák és így rendelkezésre áll az igényelt, szükséges eredmény. Ez a feldolgozási mód, hozzá hasonló ellenrzési módszerek alkalmazását teszi lehetvé, tehát az ellenr igazolja a gazdasági esemény hiteles rögzítését, ellenrzési a bizonylat mozgását, útját, feldolgozását. A hagyományos adatfeldolgozó rendszerekben az ellenrzés az eseményekre az adatokra az elszámolási szabályokra terjed ki. Az elektronikus adatfeldolgozás (EAF) térhódításával a gazdasági események, mint inputok kerülnek a rendszerbe. Vizuális követésük a továbbiakban az ellenrök számára már nem biztosítható, de az összetett eredmények outputok formájában megjelennek, és ellenrizhetvé válnak. A számítógépes adatfeldolgozás során folyamatban épített ellenrzési módszerek kerültek eltérbe, melyek elnye, hogy algoritmizálható eljárások, objektívvá tehetk és feldolgozási folyamat részeként automatikusan, kikerülhetetlenül végrehajtódnak. Az

42

adatfeldolgozás folyamataiba épített ellenrzésnek az a célja, hogy kizárja az adatok megsemmisülését, hibás feldolgozását, eltulajdonítását. A számítógépes adatfeldolgozás sem nélkülözheti a munkaköri, személyes ellenrzést. A rendszert úgy kell kiépíteni, hogy az rzési, ellenrzési pontok, illetve azok rendszere, az ún. ellenrzési hálózat a legeredményesebben szolgálhassa az ellenrzési funkciók komplex teljesítését. Az ellenrzési rendszernek összhangban kell lenni a gazdasági rendszer struktúrájával, de kiemelten kell kezelni: · a tranzakciók, gazdasági mveletek keletkezését, · a tranzakciók, gazdasági mveletek rögzítését, az adathordozók kezelését, az adatátvitelt, az input mveleteket, · a számítógépes adatfeldolgozást, · az adattárolást, adat-visszakeresést, · az outputok elállítását, felhasználását. A tranzakciók keletkezésének elsdleges feltétele, hogy kidolgozott legyen azok értelmezési, kezelési rendje. El kell írni azokat a feltételeket, amelyek ahhoz szükségesek, hogy szabályosnak ítélhet legyen a gazdasági mvelet, tranzakció. A hibátlan feldolgozás, ellenrzés további feltétele még, hogy a tartalmi és formai elírások kidolgozottak, egyértelmek, teljes körek, pontosak legyenek. Erre a szakaszra jellemz, hogy elfordulhat hibás tranzakció is, ezért a hibajavítás ellenrzött szabályozása is hangsúlyos kérdés. Az eljárás kidolgozásánál alapelvként kell kezelni, hogy a hibás tranzakciók dokumentációja, a javítás módja, megoldása követhet, bizonyítható legyen. Általánosságban elmondható, hogy ez a szakasz kevésbé automatizálható, mveletekre bontható, és itt a munkaköri személyes ellenrzések dominanciája valósul meg. A tranzakciók rögzítése során közvetve, vagy közvetlenül az adatfeldolgozás input adatainak felvitelét kell megvalósítani. Ebben a szakaszban kell gondoskodni a szabályszer eszközhasználatról, hardveres és szoftveres úton. A hardveres védelem a számítógépkulcs segítségével valósítható meg, a szoftveres védelem jelszavak segítségével, hozzáférési jogok, prioritások érvényre juttatásával biztosítható. Ebben a szakaszban sem mellzhet a folyamatban épített személyes ellenrzés, például a teljesség biztosítása érdekében a beérkezett bizonylatokat külön nyilvántartásba célszer felvenni, így a nyilvántartásba felvitt és az inputként kezelt adatok összevetése teljesség ellenrzést tesz lehetvé. A személyes, operátori ellenrzésen túl ebben a szakaszban már számos, automatizált, gépi ellenrz modult lehet alkalmazni.

43

A leggyakrabban használt megoldások: · a karakter ellenrzés, · a mez ellenrzés, · a rekordteljesség ellenrzés, · egyéb ellenrzési módszerek. A karakterellenrzés lényege, hogy adott rekordon, mezn belül kiköthet, hogy milyen karakter vihet fel, bet, szám, vagy azok közül is csak melyek. Ettl eltér karakter hibaüzenetet eredményez. A mezellenrzés során már nem csak típus ellenrzés hajtható végre, hanem hossz, értéktartomány, valamint kódszótárak segítségével meznevek is ellenrizhetk, de meghatározhatók egyéb összefüggések is, amelyek igazolják az adatok helyességét, azon a ponton. A rekordteljesség ellenrzése azt a célt szolgálja, hogy az adatfelvitelnél a szükséges adatelemek mindegyike rendelkezésre álljon. Például ha számlát készítünk és nem szerepel a törzsadatok között az ÁFA kulcs, addig nem kerülhet felvitelre az adott tétel, míg meg nem adjuk a rá vonatkozó ÁFA kulcsot. Egyéb ellenrzési módszerek közé sorolhatók a numerikus ellenrzések. Egyik formája lehet a kódon belül alkalmazott ellenrz karakter, mint például a személyi szám 11. Karaktere, vagy a másik lehetség az ellenrz összeg alkalmazása. Fkönyvi feladások feldolgozásánál elre megadható a T és K forgalom fösszege, vagy a rögzítésre elkészített tranzakciós bizonylatcsomag esetén, a hozzá csatolt összeadógép szalagon, úgynevezett preventív szalagon, megadható a bizonylatok rögzítend értékadatainak összesen összege, ami a feldolgozás végeztével meg kell, hogy egyezzen a kapott eredménnyel. A számítógépes feldolgozás folyamatába épített ellenrzés célja, hogy a feldolgozási folyamat végrehajtása során elforduló, vagy elkövetett hibákat kizárják, illetve megakadályozzák. A legfontosabb ellenrzési feladat. · a hozzáférési jogosultságok ellenrzése, · az adatállományok teljességének vizsgálata, · a lemezmveletek ellenrzése, · a gépkezelési tevékenységek ellenrzése. A számítógépek technikailag helyes mködését az operációrendszer ellenrzi, biztosítja. Hiba esetén felfüggeszti a feldolgozást, és üzenetet küld. Például: be kell kapcsolni a nyomtatót, hibás az adat stb. A feldolgozási sorrend programba épített ellenrzésére a szervezés- és programozás során kell felkészülni, hiszen komoly akadálya lehet a feldolgozásnak, ha például akkor indítjuk el az inputellenrzést, amikor még a törzsadatok aktualizálása nem történt meg. 44

A folyamatba épített ellenrzésnek biztosítani kell még, hogy a feldolgozás során mozgatott adatállományokban ne következhessen be adatvesztés és hogy mindig a megfelel adatállomány kerüljön felhasználásra. Az adathordozók biztonságát, a tárolás az adatkezelés, az adat tárolás nyilvántartási rendszerének strukturált kialakítása és ennek a rendnek szigorú betartása ellenrzése szavatolja. Ki kell alakítani a mentéseknek, az adathordozók fizikai ellenrzésének, kezelésének, az adatjel ersség folyamatos szintentartásának rendjét. A feldolgozási folyamat eredményeként outputok kerülnek elállításra. Az output ellenrzésnek ki kell terjednie az állomány tartalmi helyességére, idbeli valódiságára, logikai vizsgálatára, formai elírások, követelmények betartására.

45

3. Szervezési alapismeretek
A gazdasági rendszerek mködtetése, összetettségük eredjeként magas színvonalú vezetési munkát igényel, amely a hagyományos módszerekkel napjainkban már nem oldható meg. Az anyag és energiafolyamatok korszersítése folyamatos, hiszen ezt gazdasági, gazdaságossági érvek indokolják. A gazdasági rendszerek mködtetése, irányítása megköveteli, hogy a korszer anyag- és energiafolyamatokhoz korszer szervezet, valamint vezetési, irányítási, informatikai folyamatok kapcsolódjanak.

3.1 A SZERVEZÉS FOGALMA, FAJTÁI
A szervezés szó a latin ,,organisatio" kifejezésbl származik, amelynek els használata valószínleg a szervekkel való ellátottságra utalt. A szervezés olyan alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagának felhasználásával biztosítja a szervezet elé kitzött célok megvalósítását, kialakítja a céloknak megfelel folyamatokat és a folyamatoknak megfelel szervezeti kereteket. Végül meghatározza és csoportosítja a feladatok ellátásához szükséges munkaerket és munkaeszközöket. A meghatározás kihangsúlyozza a cél elsdlegességét, annak rendeli alá a munkafolyamatokat, majd a munkafolyamatoknak a szervezetet. Tehát minden szervezési, illetve szervezéshez kapcsolódó munka kiinduló lépése a célkitzés megfogalmazása, vagyis annak rögzítése, hogy az adott terület, tevékenység mködésétl mit várunk el, hogyan kell funkcionálnia. Utána következhet csak a célnak megfelel folyamatok kialakítása, végül a folyamatokhoz rendelten a szervezet felállítása, amely keretet ad az információk áramlásának. Szervezési munkára minden olyan esetben, helyen szükség van, ahol több ember tevékenykedik, de egy egyszemélyes vállalkozás munkájában is célszer biztosítani a rendszerességet. A szervezési munka folyamatos tevékenységet jelent, nem tekinthetünk semmit befejezettnek, hiszen a gazdasági-technikai környezet is állandóan változik, fejldik és ez kihatással kell, hogy legyen a gazdálkodó szervezetek fejldésére is. Amelyik szervezet nem fejldik és ezzel együtt nem végez rendszeres szervezési munkát, azt a többiek túlszárnyalják, igen csak nehéz helyzetbe kerül. A gazdasági folyamatok a fizikai folyamatokra vonatkozó adatok, hírek, információk összessége, megelzik, kísérik, illetve követik a fizikai folyamatokat. A fizikai folyamatok szervezésével a munkaszervezés foglalkozik, a gazdasági folyamatok szervezése pedig a rendszerszervezés témakörébe tartozik. 3.1.1 A munkaszervezés A munkaszervezés az emberi munka hatékonyságát vizsgálja, azokat a tényezket kutatja, amelyek a teljesítményeket, a hatékonyságot pozitív irányba befolyásolhatják, javaslatokat, megoldásokat dolgoz ki a hatékonyabb munkavégzés elérése érdekében. A munkavégzés hatékonyságának vizsgálata természetesen nemcsak a munka oldaláról közelíthet meg, hanem az ember oldaláról is. Számos tudományág foglalkozik a

46

témával, amelyek közül talán a legbehatóbban a pszichológia, a szociológia és a fiziológia. A munkapszichológia a lelki tényezk hatását vizsgálja a munkavégzésre. Igen nagy fontosságot tulajdonít annak, hogy mindenki olyan munkakörben helyezkedjen el, amelynek végzésére alkalmas, és amely megfelel az érdekldési körének. A munkaszociológia témakörébe a munkahelyen belüli emberi kapcsolatok, a munkacsoportok közötti kapcsolatok, a munkahelyi légkör vizsgálata és a munkateljesítményre gyakorolt hatása tartozik. A munkafiziológia a munkakörülményeket kutatja, tehát azt, hogy a különböz fiziológiai tényezk, mint például a gépek és berendezések elhelyezése, a szín, a zaj, a hmérséklet, a világítás, a munka és a pihenés rendje, a munkahelyek nagysága hogyan hatnak a munkavégzésre, és hogyan lehet azokat a hatékonyság érdekében elnyösen befolyásolni, meghatározni. 3.1.2 A gazdasági folyamatok szervezése A gazdálkodó szervezetek gazdasági folyamatainak megszervezésével ma a rendszerszervezés foglalkozik. Felhasználja a tudomány által elért eredményeket, alkalmazza a korszer technikákat és módszereket, átfogó ismereteket nyújt a megszervezett rendszerek egészérl. Az adminisztrációs munka szervezésére irányuló els kísérletek a századforduló táján a mveletszervezés szintjén állnak. Ebben az idszakban az egyes íróasztalok mellett végzett munkák megfelel színvonalú elvégzése volt csak a szervezés célja. Ily módon olyan kérdésekre adtak választ az akkori szervezk, mint például az, hogy hogyan kell lebonyolítani egy raktárban az anyag bevételezését. A két világháború között a szervezés szintje az irodaszervezés, ügyvitelszervezés szintjére emelkedett. Itt már az adott irodában végzett tevékenységek megfelel felosztása és összehangolása volt a szervezés közvetlen célja. A következ lépés a folyamatszervezés szintjének a kialakulása volt, miután a szervezk rájöttek arra, hogy az egyes- irodai szempontból jól szervezett ­ irodák tevékenységei között a szükséges összhang hiánya komoly problémákat okoz. A folyamatszervezés réseket nyitott az egyes irodák merev falain, s ezzel új alapokra helyezte a szervezést. A számítógépek alkalmazásának az elterjedésével a hetvenes évek közepére és a nyolcvanas évek elejére felszínre kerültek a folyamatszervezés által nyitva hagyott problémák. Ezek közös jellemzje az volt, hogy a gazdálkodó szervezetekben a jól szervezett ügyviteli tevékenységsorozatok rendezetlen tömegét hajtják végre. Ennek a felismerésnek az eredményeképpen kialakult a rendszerszervezés szintje.

3.2 A SZERVEZÉSI MUNKA GYAKORLATI LEBONYOLÍTÁSA
A szervezési munka folyamatos tevékenység. A gazdasági életben mindig történnek változások, amelyek követése elsrend feladatként jelentkezik a gazdálkodó szervezetek munkájában. Törvények, rendeletek jelennek meg, korszersödik a technika,

47

egyre nagyobb tömeg adatot kell összegyjteni, tárolni, továbbítani, és ehhez egyre kevesebb id áll rendelkezésre. Szervezési munka indokai: · megváltozott tulajdonviszonyok, · új folyamatok kialakulása. (Controlling, amely megfigyeli, értékeli és a vezetés rendelkezésére bocsátja a vállalkozás egésze szempontjából fontos bels gazdasági információkat, az értékelés középpontjában a vagyon, a pénzügyi helyzet és a nyereség kapcsolata áll.) · új törvények, követelmények megjelenése, · áttekinthetetlen gazdasági folyamatok, párhuzamos feldolgozások, · a feldolgozási technika megváltozása. A szervezés folyamatát az alábbi szakaszok jellemzik: · a vezeti elhatározás, célkitzés, · a szervezési munka idszükségletének megtervezése, · a helyzetfelmérés, · a helyzetfelmérés elemzése, értékelése, · a rendszerterv bevezetése, · a mköd rendszer értékelése. 3.2.1 A vezeti elhatározás, célkitzés A szervezési munkát a gazdálkodó szervezeteknél minden esetben a vezetés kezdeményezi. A vezetés dönti el, hogy mely területeken, milyen tevékenységek, folyamatok esetében válik szükségessé a változtatás, a korszersítés. Felkérik az általuk leghatékonyabbnak, szakmailag a legjobbnak ítélt szervezket (bels, küls szervezk), vagy szervezéssel, szoftver készítéssel foglalkozó intézményeket a jelzett feladatok megoldására és ezt szerzdéssel is alátámasztják. Minden számítógépes rendszer megtervezését a felhasználói igényekbl kiindulva, az adottságokat, lehetségeket és korlátokat figyelembe véve kell megkezdeni. Célkitzéseket a felhasználó írásban rögzíti. A rendszer mködésének alapvet célja tehát az, hogy elállítsa azokat az információkat, amelyekre a felhasználónak szüksége van. (felhasználó=vezet)
3.2.1.1 A számítógépes feldolgozás módszerei

A felhasználó igénye, anyagi helyzete meghatározhatja a számítógépes rendszerek közötti kapcsolat típusát, amely lehet: · off line (közvetett), · on line (közvetlen). Az off line annyit jelent, hogy a különböz rendszerek önállóan, egyedi számítógépeken mködnek. A rendszerek között vagy egyáltalán nincs kapcsolat, ilyenkor nyomtatón készülnek a továbbfelhasználási célú információk, vagy a megfelel helyeken (input-output) azonos elvek szerint mködnek, ebben az esetben a rendszerek közötti kapcsolatot a floppyk teremtik meg.

48

Az on line típus közvetlen kapcsolatra utal, ahol a rendszerek egy közös hálózatra vannak kötve és az információkat a hálózaton keresztül továbbítják egymásnak. A számítógépek lehetnek közel, illetve távol egymástól, a kapcsolat lehet vezetékes, vagy vezeték nélküli. Az ilyen jelleg feldolgozás lényegesen gyorsabb, mint az off line, aminek következtében a felhasználók hamarabb juthatnak információkhoz. A számítógépek mködtethetk önálló egységként off line üzemmódban az adott hardver konfigurációban, vagy hálózatba szervezetten, ahol a gépek a hálózat egy-egy csomópontját képezik. A hálózatba kötött gépek logikai elrendezését topológiáknak hívják. A legáltalánosabb hálózati topológiák a következk: · sín

· gyr (ring)

· csillag

49

· fa

Hálózattá szervezhetk önállóan is mköd, úgynevezett ,,intelligens" terminálok, valamint server (központi) gép munkaállomásokkal. A hálózatok alkalmazásának fizikai, hardver és szoftver feltételei vannak. Fizikai feltétel az a mködtetést és a kapcsolatot lehetvé tev eszközök, szoftverfeltétel pedig a hálózatkezel szoftver. A hálózatokban az adatátvitel során valósul meg az adatok, információk eljuttatása egyik helyrl a másikra. Soros adatátvitel esetében az adatelemek egymás után kerülnek átadásra-átvételre. Párhuzamos adatátvitel során az adatáramlás párhuzamosan is megvalósítható, azaz az átadó egyben átvev is. Ha az átvitel során az adategységek azonos idegységek alatt kerülnek átvitelre szinkron adatátvitelrl, ha ez az idpont tetszleges aszinkron adatátvitelrl beszélhetünk. A kapcsolatot biztosító csatorna lehet monopol, vagy multiplex. Az egyprogramos üzemmódban egy feladat teljesen befejezdik, mieltt a következ megkezddhet, mivel a központi egység csak egyetlen programmal képes egyszerre foglalkozni. A rendszer kihasználása, hatásfoka emiatt igen alacsony, mert egyes erforrásainak sebessége, kapacitása nagyon eltér, és a feladatok erforrásonkénti munkaigénye is eltér. Az utóbbi idkig valamennyi személyi számítógép csak így tudott dolgozni. A többprogramos üzemmód (multiprogramming mode) lehetvé teszi, hogy egyszerre több programmal foglalkozzék a rendszer, egyféle részleges párhuzamosítás, átlapolás formájában. Az operációs rendszer elsbbségi szabályok (prioritási rangsor) szerint megszakítja az egységek mködését és kapacitásukat a soron következ feladatra osztja ki. A prioritások meghatározására többféle lehetség van. Például: · a prioritás a felhasználó esetenkénti igénye, · a prioritás megállapítása automatikus, · a már foglalt erforrások helyzete, · a programok futási ideje, · a programok input/output-igényessége stb. alapján.

50

Kötegelt feldolgozás jellemzje, hogy az adatbevitel, a feldolgozás és az eredmények közlése idben elkülönül egymástól. Az adatok bevitele történhet egyszerre nagy tömegben, de lehet folyamatos, követve, vagy nem követve a beérkezések sorrendjét. A feldolgozás általában igazodik az eredmények nyerésének idejéhez, amelyeket rendszerint nagyobb tételben szolgáltat a számítógép. Párbeszédes (interaktív) üzemmódnál a számítógép a feldolgozandó feladatot lépésenként kapja meg, amelyek mindegyikére szinte azonnali választ biztosít. A számítógép és a felhasználó között információcsere zajlik, a feldolgozás és az eredmények közlése az adatok bevitele után igen rövid idn belül megtörténik. Idosztásos üzemmód jellemzje, hogy a számítógép mködési idejét megosztják a felhasználók között. Itt tehát több felhasználó egymástól függetlenül kötegelt, illetve párbeszédes üzemmódban dolgozhat a számítógéppel úgy, hogy vagy használhatja az összes rendszer- és felhasználói programokat, vagy csak a közös szoftvert veheti igénybe, tehát nincs közvetlen hozzáférése a rendszerprogramokhoz. A tranzakcióvezérelt (transaction-driven) üzemmódban több felhasználó, egyforma feladaton, interaktív módon úgy dolgozhat, hogy közben csupán a mindnyájuk számára közös alkalmazási szoftvert használhatja, vagyis nincs közvetlen hozzáférése a rendszer-programokhoz. Felhasználására példa az utasforgalmi-, szállodai helyfoglaló rendszerek és a lekérdez rendszerek. Tehát mindkét üzemmódban a felhasználóknak valamilyen szabályrendszerben megállapított rangsor ­ prioritás ­ szerint alkalmanként bizonyos (egyforma vagy különböz) hosszúságú munkaid jut a gépen (ez millisecumdumokat jelent). Ha az idejét nem veszi igénybe, a rendszer rögtön továbbkapcsol a következ felhasználó termináljára. Ha idejét kimeríti, a rendszer az munkáját megszakítja, s áttér a következ felhasználóra. A rendszereknek ennél fogva a sajátosságaik szerint finoman kimunkált megszakítási rendszerük van. A valós idej (real time) üzemmódban a gép a hozzá érkezett adatokat azonnal feldolgozza, amelyek többnyire egy reálfolyamat (emberi munkavégzés, vegyi gyártófolyamat stb.) pillanatnyi állapotát jelzik. Ez jellemzi a számítógépes technológiai folyamatirányítást (process controll), amelyben az állapotjelz inputokat a gép kiértékeli és szükség szerint outputjával beleavatkozik a folyamatba. Egymunkahelyes rendszernek (single-user system) az olyan feldolgozórendszert nevezzük, amely technikai adottságainál fogva egyidben csak egyetlen képernys munkahelyet képes támogatni. Ilyen a legtöbb PC. A többmunkahelyes rendszer (multi-user system) több képernys munkahelyet képes támogatni, amihez természetesen, az egymunkahelyes rendszerekhez képest több és nagyobb erforrásai vannak. A többmunkahelyes rendszer nem azonos az ún. többfelhasználós rendszerrel, amely képes több felhasználó egymástól eltér programjait egyidejleg feldolgozni függetlenül attól, hogy egymunkahelyes vagy többmunkahelyes-e a rendszere.

51

3.2.1.2 A szoftver kiválasztás szempontjai

Mind a felhasználó, mind a szervezk számára nagyon fontos eldöntend kérdés, hogy a bevezetni kívánt számítógépes rendszer saját fejlesztés legyen, vagy pedig a széleskör szoftverpiac kínálatát felhasználva késztermék vásárlására és adaptálására kerüljön sor a konkrét igényeknek megfelelen. A saját fejlesztés rendszer alapvet tulajdonsága, hogy ezeket a részletkérdéseket a vállalkozás sajátosságaihoz igazítottan tartalmazza, míg a vásárolt szoftver csak általánosít. Saját fejlesztés Vásárolt szoftver A fejlesztés hosszabb idt vehet igénybe, Vásárlás után szinte azonnal használható. mely id alatt változások következhetnek be, így gyakorlatilag soha nincs kész a rendszer. Nincs referencia, miután új a rendszer. Általában referenciákkal rendelkezik, így információkkal lehet szerezni a felhasználói tapasztalatokból. Figyelembe veszi az egyedi sajátosságo- Általánosít, legtöbb esetben paraméterezkat, gyakran paraméterezhet. het. Ára magas. Ára viszonylag magas, de nem magasabb, mint a hasonló témájú, egyedileg fejlesztett rendszer. Kevésbé igazodik a hazai és a nemzetközi Jól igazodik a hazai és a nemzetközi nornormákhoz. mákhoz. Nem mindig van hozzá dokumentáció. Dokumentációkkal ellátott. Általában hosszú ideig kell a hibákat javí- Hibamentesen mködik, többszinten tesztani. telt. Szolgáltatás a garancia id lejártáig, utána Folyamatos szolgáltatás, tanácsadás, renminden beépítés csak díj ellenében. deletek változásakor sokszor díj nélküli beépítés. Szervízelést külön kell megoldani. Állandó szervízelés. Más rendszerekkel való kapcsolatot ki kell Hasonló rendszert használók között egyalakítani. szerbb az adatkapcsolatok megteremtése. 3.2.2 A helyzetfelmérés Célja az átszervezend szervezet, folyamat, tevékenység jelenlegi állapotának a megismerése, hiszen valószínleg azért van szükség szervezésre, mert a mai állapot nem felel meg, változtatni kell rajta. A helyzetfelmérés els lépése a bemutatkozás. Nagyon fontos dolog, hogy a szervezend terület vezeti és dolgozói tájékozódjanak a szervezés céljáról, a szervez jelenlétérl, az általa elvégzend feladatokról. Csak egy ilyen bevezetés alapján lehet számítani eredményes munkára. Helyzet megismerés lépései: · dokumentumok vizsgálata, · írásbeli (kérdíves felmérés), 52

· szóbeli (személyes) megkérdezés.
3.2.2.1 Dokumentumok vizsgálata

Minden gazdálkodó szervezet rendelkezik bizonyos dokumentumokkal, amelyek a felépítésére, a mködésére vonatkoznak. A legfontosabb dokumentumok, amelyeket célszer elkérni és elemezni: · Szervezeti és mködési szabályzat. Tartalmazza a vállalkozás jellemz adatait, szervezeti felépítését, a felépítés szerinti feladatokat, a mködés folyamatait és technikáját, a szabályszer megoldási lehetségeket. · Számlarend, számlatükör. Magában foglalja a számviteli elszámolások rendszerét, a beszámoló készítését, valamint a vállalkozás által használt számlatükör felépítését. · Munkaköri leírások. Részletezi személyekre lebontva a feladatellátást, tehát azt, hogy kinek milyen tevékenységeket kell elvégeznie. A leírásokból a folyamatok összeállítását nagyszeren meg lehet oldani. Ha van ilyen leírás, akkor érdemes figyelmesen elolvasni. · Egyéb szabályzatok, levelezések. Naprakész információkat nyújtanak, hiszen a rendeletek megjelenését követen a gazdálkodó szervezetek vezeti azonnal közzéteszik azokat szabályzatok formájában. Nincs minden alkalommal lehetség a Szervezeti és Mködési Szabályzat kiegészítésére. A napi hivatalos levelezések információtartalma önmagáért beszél. · Bizonylatok, kódszámrendszer, nyilvántartások, kimutatások. Tartalmazzák a jelenlegi feldolgozási rendszer által felhasznált adatokat, az elállított információkat. Ezeknek különösen akkor van jelentségük, ha a megszervezend területen manuális a feldolgozás. · Számítógépes rendszerek dokumentációi.
3.2.2.2 Kérdíves felmérés

Az írásban történ felmérés talán egyedüli jellemz módszere a kérdíves. Akkor szoktuk alkalmazni, ha viszonylag kevés id áll rendelkezésünkre, de sok embert kell megkérdezni. Ilyenkor összeállítjuk a feltenni szándékozott kérdéseket és egy udvariasan megfogalmazott levél kíséretében szétküldjük, elssorban az egységek vezetinek. A kérdések megfogalmazásánál mindig tartsuk szem eltt az eredményt, nevezetesen azt, hogy a válaszokból mit akarunk megtudni. A kitöltött kérdív arra fog választ adni, hogy a bizonylatok, vagy egyéb más információk honnan érkeznek és hová fognak majd kerülni egy adott szervezeti egység feldolgozásainak szemszögébl nézve, valamint azt is megtudhatjuk, hogy az érkezés és a továbbítás milyen gyakoriságú, illetve még azt is, hogy például bizonylat esetén ­ hány példányos. Ezt a kérdívet minden szervezeti egység megkapja és kitölti, aminek következtében végigkövethetjük az információkat az elállításuktól egészen az irattározásukig.
3.2.2.3 Személyes megkérdezés

Ha több id áll rendelkezésünkre, vagy ha viszonylag kis területet akarunk felmérni, akkor célravezetnek látszik a személyes megkérdezés. A kérdíves felmérést nagyon gyakran egészíti ki a személyes interjú, de fordítva már ugyanez nem mondható el. A személyes kapcsolatok felvétele nagyon fontos a szervezi szakmában, és itt dönt 53

szerepet játszik a szervez egyéni magatartása, megjelenése, beszédkészsége, szakmai tudása. Néhány követend szabály: · Legyünk tisztában a megkérdezend személy beosztásával. · Beszéljük meg elre az interjú idtartamát és helyét. · Ne szervezzünk csoportos interjúkat. · Készünk fel elre az interjúra. · Tegyük világossá a partnerünk számára mindjárt a beszélgetés elején, hogy mit akarunk. · Tegyünk fel az indító kérdést és ezután hagyjuk a partnert beszélni. Várjuk meg, amíg befejezi a mondanivalóját. · Ne várjuk, hogy minden kérdésünkre azonnal választ kapunk. 3.2.3 A helyzetfelmérés elemzése A helyzetfelmérés 1-2 héttl, hónaptól több hónapig is eltarthat. Ez alatt az id alatt sorra gylnek a dokumentumok, a kitöltött kérdívek, illetve személyes interjúk alkalmával rögzített írásos anyagok. Az elemzés a helyzetfelmérés során szerzett információk ábrázolása, rögzítése, értékelése, amelynek alapján rámutathatunk a hiányosságokra, a párhuzamos munkavégzésre, az adatáramlás hosszúságára és minden olyan problémára, amely miatt a változtatás igénye felmerült. Elemzését három tényezre kell kiterjeszteni: · a folyamatok feltárására, · az adatok vizsgálatára, · a következmények felmérésére. Az elemzéshez az alábbi módszereket használjuk: · folyamatábra, · a táblázatok, · a mátrixok.
3.2.3.1 A folyamatábrák

A folyamatábrák segítségével információ-kapcsolatokat, rendszer- és tevékenység összefüggéseket, információ áramlásokat, összehasonlításokat ábrázolhatunk. Ismerünk: · információs folyamatábrákat, · bizonylati út ábrákat, · tevékenységábrákat, · menüábrákat. Az információs folyamatábrával a vállalkozások szervezeti egységei, illetve a vállalkozások és a küls szervek közötti kapcsolatokat ábrázolhatjuk. Bizonylati út ábrával a szervezeti egységenként a bizonylatok kiállítását az egyes bizonylati példányok útját, valamint irattározását ábrázolhatjuk. Tevékenységábra a tevékenységek közötti logikai sorrendre, logikai kapcsolatra mutatnak rá. Menü ábra a kész számítógépes rendszer által elvégezhet funkciókat, lehetségeket tartalmazza. 54

3.2.3.2 A táblázatok

A táblázatok az adatok, információk rendszerezésére szolgálnak. A táblázatok megszerkesztésénél mindig az adott vizsgálati folyamat lényeges szempontjaiból indulunk ki, s az elemzést a konkrét adatok beírása után végezzük el. Számolhatunk megoszlási viszonyszámokat, idsorokat, költségszintet. A döntési táblázatoknál a számítógépes dokumentációk ismeretében felállítjuk a döntésekhez szükséges táblázatokat. A döntési táblázatok grafikus megjelenítésére szolgálnak a döntési fák.
3.2.3.3 A mátrixok

A mátrix alkalmazása segítséget nyújt ahhoz, hogy a helyzetfelmérés során gyjtött adatokat rendszerezni lehessen a számítógépes szervezés érdekében. Tartalmazza: · az inputokat keletkezésük szerint, · az inputok szerepét az állományok kialakításában, · az inputok és az outputok kapcsolatát, · az állományok szerepét az outputok kialakításában és · az outputokat felhasználásuk szerint. Az információs mátrix általában elször részfolyamatokra készül, s majd a részfolyamatok alapján kerülhet csak sor az összevont mátrix kialakítására. A mátrix annyi helyet tartalmaz, ahány elfordulásra az adott folyamaton belül szükség van, például annyi outputot, ahányat elállít a felmért folyamathoz kapcsolódóan a jelenlegi rendszer. 3.2.4 A számítógépes rendszer megtervezése A hagyományos szervezési munka legfontosabb jellemzje, hogy a felhasználói igényekre alapozva dönten output orientált. Mindig a végeredménybl indul ki, amit el kell állítani. A feldolgozásnak központ szerepe van, minden további összetevt e köré kell csoportosítani, az adatok csak mint a feldolgozás szükségletei jelennek meg. A szervezési munka minden esetben azzal kezddik, hogy meghatározzuk a felhasználó által igényelt outputokat, ezután az outputok elállításához szükséges algoritmusokat, valamint az algoritmusok adat igényét. Ma már terjednek a számítógépes információrendszerek, amelynek következtében az egyedi szemlélettel kialakított rendszerekkel kapcsolatban jó néhány probléma felmerült: · az adatokat átfed módon tartalmazzák, · az adatok nevei nem egységesek, · az adatok és a hozzájuk tartozó mez típusa, hossza szintén nem egységes. Az adatbáziskezel rendszerek megjelenése fokozatosan átalakította a szervezés szemléletét, a korábbi output orientáltságot felváltotta az adatközpontúság. Míg az egyedi szemlélet rendszereknél, ha a felhasználó kigondolt egy újabb outputot, azt programozni kellett, addig az adatbázis adatállománya önmagában képes megoldani a feladatot, általában stabilan és hosszabb távon jellemzi egy adott rendszer mködését. Az adatbáziskezel rendszerek alkalmazása biztosítja az adatok közötti kapcsolatteremtés lehetségét, megszünteti a felesleges redundanciát. 55

3.2.4.1 Az adatok körének meghatározása

A felhasználói igény meghatározza azoknak az adatoknak a körét, amelyek az adott feldolgozásban részt fognak venni. Nagyon fontos, hogy ezt a kört jól válasszuk meg, de még fontosabb dolog meghatározni azt, amit az adatok leírnak. Jó adat nélkül nincs használható feldolgozás. Az adatok szervezésével kapcsolatban le kell szögeznünk néhány nagyon fontos követelményt: · a feldolgozásra kerül adat megbízható legyen, · a feldolgozás tárgyait úgy kell adatszeren leírni, hogy az kiegészítsen minden felhasználói igényt, · ki kell alakítani a kezelt adatok jellegének, mennyiségének, a velük elvégezni kívánt feladatoknak egy leginkább megfelel adatkezelési és tárolási rendszert. A számítógépes rendszerek megtervezése során tehát fontos feladatot jelent az adatok körének meghatározása. Ez a meghatározás viszont a rendszerben leírni kívánt egyedek és mozgások ismeretében lehetséges. Azonban nem elég pusztán az egyedeket és a mozgásokat megadni, hanem velük kapcsolatban minden részletet rögzíteni kell, tehát le kell írni az összes lehetséges tulajdonságaikat és az egymáshoz való viszonyaikat is. Az egyedek azok a személyek, tárgyak, fogalmak és események, amelyek egy adott rendszer tevékenységét meghatározzák. A tulajdonságok az egyedeket jellemz sajátosságok, a kapcsolat pedig két egyed közötti viszonyt jelent. A valóságban létez egyedeket egyed elfordulásoknak, azok logikai szint kategóriáit egyedtípusoknak hívjuk. A tulajdonság logikai szintje a tulajdonságtípus, konkrét értékei pedig a tulajdonság elfordulások. A kapcsolat az egyedek közötti viszonyt fejezik ki. A konkrét egyedviszonyok a kapcsolat elfordulásokat jelentik, míg logikai szinten kapcsolattípusokról beszélhetünk. Az egyedtípusok közötti kapcsolatok elemzése során ki kell térni a kapcsolat fokának a meghatározására is. Ez azt mutatja meg, hogy két kapcsolt egyedtípus egyikének elfordulásai hány elfordulással állnak tényleges kapcsolatban a másik egyedtípus elfordulásai közül. A kapcsolat foka alapján beszélhetünk · 1:1 · 1:N · N:M fokú kapcsolatról.
1:1 fokú kapcsolat

Ha két egyedtípus között a kapcsolat olyan, hogy az egyik egyedtípus egy konkrét elfordulásához a másik egyedtípusnak egy konkrét elfordulása tartozik, akkor 1:1 fokú kapcsolatról beszélhetünk.
1:N fokú kapcsolat

Ha az egyik egyedtípus egy konkrét elfordulásához a másik egyedtípusnak több konkrét elfordulása tartozik, akkor a két egyedtípus között a kapcsolat 1:N fokú.

56

N:M fokú kapcsolat

Ha egy egyedtípus konkrét elfordulásához a másik egyedtípusnak több konkrét elfordulása tartozik, és ez fordítva is fennáll, akkor a kapcsolat N:M fokú. Az összegyjtött és feldolgozásra szánt adatoknak két alapvet struktúráját ismerjük, az egyik a logikai, a másik pedig a fizikai adatstruktúra. A logikai adatstruktúra a felhasználó szempontjából mutatja az adatok logikai öszszefüggéseit, a fizikai adatstruktúra az adatok tárakon való elhelyezésével kapcsolatos, ez utóbbi már programozói feladat. A logikai adatszervezés szintjén az egyed egy tulajdonságtípusát a mez, a tulajdonság elfordulást pedig a mez tartalma képviseli. A mez típusa lehet · numerikus és · karakteres. A numerikus mez szigorúan csak számjegyeket tartalmaz, a karakteres mezben lehetnek számok, betk és jelek egyaránt. Változásuk gyakorisága szerint vannak állandó és változó adatok, a feldolgozásban betöltött szerepük szerint pedig bemeneti és kimeneti adatok. Az egyedeket leíró mezk együttesét rekordnak nevezzük. Az azonos egyedtípusba tartozó egyedeket képvisel rekordok fájlt alkotnak. A fájl tehát valamilyen, a feladat megszabta szempont szerint összetartozó rekordok összessége. A táblázat sorait rekordoknak nevezzük. A sorokon belüli megnevezésekhez tartozó rovatokat mezknek. A mez logikailag összetartozó karakterekbl áll, a rekord pedig logikailag összetartozó mezkbl. Ha több különálló, de egymáshoz logikailag közelálló adatállományt összekapcsolunk, akkor adatbázist kapunk.
3.2.4.2 A kódszámrendszer kidolgozása

A számítógépes rendszer mködésének fontos részét képezik a kódszámok. Nagy szerepük van abban, hogy a feldolgozás folyamán az adatok egyszeren és gyorsan csoportosíthatók, rendezhetk, visszakereshetk, feltéve, ha a kidolgozott kódszámrendszer jó. A mindennapi életben számtalan esetben találkozhatunk kódszámokkal. Az irányítószám például 4 helyiértéken azonosítja a városokat és falvakat, az áruk csomagolásán vonalkóddal ellátott címkéket láthatunk, de kódszám a bankszámlaszám, a dolgozói azonosító, st az autók rendszáma is. Ezeken mind azért alakították ki, hogy a mögöttük lév tartalom egyértelmbb legyen, egyúttal megkönnyítsék a számítógépes feldolgozási rendszerek mködését. A kód jelekkel történ helyettesítést jelent, a kódolás pedig az a mvelet, aminek következtében a helyettesítést elvégezzük. Amikor a dolgozók adatai elé a konkrét kódot írjuk, akkor kódolást végzünk. Az összes dolgozó azonosítója a hozzá tartozó egyéb kódokkal együttesen jelenti a dolgozói nyilvántartás kódszámrendszerét.
A kódszámok fajtái

A személyek, tárgyak, fogalmak megjelölésére különböz szerkezet kódszámokat lehet alkalmazni. 57

Ismerünk · sorszámos, · csoportképz, · decimális és · alfanumerikus elveken kialakított kódszámokat. A sorszámos kódszám használatánál a kódszámokat növekv vagy csökken sorrendbe rakjuk. Igen nagy hátránya, hogy bvítésre, csoportosításra nem alkalmas. A csoportképz kódszám alkalmazásánál a fontosnak tartott fogalmakat kiemeljük, csoportosítjuk, de a hozzájuk tartozó többi fogalmat már sorszámmal látjuk el. (Ilyen csoportképz kódszám az irányítószám els karaktere) Decimális kódszám esetén a különböz számjegyek bármelyike a tle jobbra írható 09 számjegyek segítségével további tíz részletez csoportra bontható. A bvítés a kódszám egy helyiérték növelését idézi el. Decimális kódolási elven kialakított rendszer a számvitelben a számlatükör. Az alfanumerikus kódszám tulajdonképpen csak abban különbözik a sorszámos és a csoportképz kódszámoktól, hogy itt a számok mellett betket és jeleket is használunk, vagy csak betket használunk.
A kódszámok csoportosítása funkciók szerint

Számítógépes rendszerekbe történ beépítésük és az azokban betöltött funkciójuk szerint vannak · azonosítók, · megjelöl kódok, · tranzakciós kódok és · ellenrzkódok. Az azonosítók olyan kódszámok, amelyek minden egyedhez, vagy csoporthoz tartozó rekordban benne vannak, de minden rekordnál más és más elfordulással. alapvet szerepük abban áll, hogy azonosítják az egyedeket, csoportok esetében pedig a csoportokat. Azonosító például a bankszámlaszám, az adóigazgatási szám, az árukód, a dolgozókód, az eszközkód, de azonosító az irányítószám is. A megjelöl kódok annyi egyed (csoport) mellé rendelhetk, amennyi a minsítés szempontjából azonos elbírálás alá esik. A szakképzettség kódjai például megjelöl kódok: közgazdász ­ 1, jogász ­ 2, mérnök ­ 3, üzemgazdász ­4. Minden kódszám annyiszor fog ismétldni, ahány azonos szakképzettséggel rendelkez dolgozó szerepel a nyilvántartásban. A tranzakciós kód mozgást, változást jelöl. A mozgás minden esetben kétirányú, növekedés és csökkenés, de a növekedésen és a csökkenésen belül többféle fajta változat lehetséges. A készletekkel, vagy az eszközökkel kapcsolatban a tranzakciós kódot mozgásnemnek szoktuk nevezni. Például növekedés ­ 1, csökkenés ­ 2. Az ellenrzkód az adatbevitelnél elforduló hibák egyfajta kiszrésére szolgál. Különösen az azonosítóknál fontos, hogy helyesen billentyzzük be a számítógépbe a kódszámot. Az ellenrzkód algoritmusára programot kell írni, amelyet azután a számítógép minden adatbevitelnél elvégez, s amennyiben nem az elzleg kiszámított ellenrzkódot kapja eredményül, jelez, hogy hibás volt a bevitel. 58

A kódszámok kialakítása

A kódok legyenek: · egyszerek, · rövidek, · egyértelmek, · könnyen bvíthetk és · tartósak (hosszabb idszakon keresztül ne változzanak).
3.2.4.3 A bizonylatok megtervezése

A bizonylatok a különböz gazdasági eseményeket hitelt érdemlen igazoló és leíró okmányok. A bizonylatokon az adatokat idtálló módon kell rögzíteni úgy, hogy azok a kötelez megrzési idig olvashatók maradjanak, függetlenül attól, hogy a rögzítés papírra, mágnesre, vagy egyéb hordozóra történt. Bizonylat például az a számla, amit vásárláskor a boltban kapunk, bizonylattal (bevételi bizonylat) veszi át az anyagot, az árut a raktáros, bizonylat alapján kerül sor az eszközök aktiválására (üzembehelyezési okmány). Bizonylatot állítunk ki (átutalási megbízás), amikor a pénzintézetet felkérjük, hogy bankszámlánkról meghatározott pénzösszeget utaljon át egy kedvezményezett részére. A bizonylat megtervezése a bizonylat céljára szolgáló nyomtatvány megtervezését jelenti. A nyomtatványok lehetnek szabványosítottak (pl. adóhivatal által kibocsájtott) lehetnek ajánlottak (pl. készletekkel kapcsolatos) és saját tervezés nyomtatványok. A szabványok használata alól felmentést csak a használatot elrendel szerv adhat. Az ajánlottak használata alól felmentést kérni nem kell. Az egyedileg tervezett nyomtatványok formáját, példányszámát és használatát a felhasználó igényei és célja döntik el, illetve azok az elírások, amelyeket a tervezésnél figyelembe kell venni. A bizonylatokkal szemben támasztott követelmények alaki és tartalmi vonatkozásúak: · Alaki szempontból nézve a bizonylatok általában három f részben állnak, a fejrészbl, a táblázatos részbl és a lábrészbl. A fejrész és a lábrész az egész bizonylatra vonatkozó jellemz adatokat tartalmazza, a táblázatos rész a gazdasági esemény leírását. · Tartalmi szempontból tartalmaznia kell: a kiállító szerv adatait, a bizonylat számát, a bizonylat megnevezését, a kiállítás dátumát és a gazdasági esemény leírását. A bizonylattervezés feladata azt megállapítani, hogy a nyomtatvány milyen adatokat tartalmazzon, milyen legyen a nyomtatványon az adatok sorrendje, hogyan helyezkedjenek el. Néhány tervezési szempont: · a rovatokba beleférjenek az adatok, · legyen elegend hely a gazdasági esemény tételsorainak, · az összegzések miatt számolni kell a felnövekedésekre, · átíró rendszernél ügyelni kell arra, hogy az egymás alatt és felett lév példányszámok oszlopai, illetve sorai fedjék egymást. A bizonylatok megtervezésénél alapelvnek kell tekinteni, hogy a kialakításra kerül bizonylat tartalmában, méretében, anyagában és példányszámában feltétlenül igazod59

jon az azon rögzítetni kívánt folyamathoz, gazdasági eseményhez, illetve a feldolgozás módjához.
3.2.4.4 Az inputok megtervezése

A számítógépes feldolgozás inputjait a beviteli adatok jelentik. Ahhoz, hogy egy rendszer a tle elvárt módon mködjön, adatokkal kell ellátni. Ezek az adatok lehetnek · törzsadatok · forgalmi adatok. Törzsadatnak nevezzük azokat az adatokat, amelyek viszonylag hosszú idn keresztül változatlan állapotban vesznek részt a feldolgozási folyamatban. A törzsadatokat a rendszer a mködése során felhasználja, nem kell azokat minden alkalommal újra és újra bevinni a számítógépbe, elegend az adott törzsállomány azonosítójának a meghívása és a hozzátartozó adatok rendelkezésre állnak. De ahhoz, hogy ezeket az adatokat meghívhassuk és felhasználhassuk a feldolgozás során, a teljes állományt be kell vinni a számítógépbe méghozzá a rendszer beindításának els lépéseként. A továbbiakban már csak az lesz a dolgunk, hogy a törzsállományt karbantartsuk, amelynek alapvet mveletei · a felvitel, · a módosítás, · a törlés, · a listázás. A felvitel minden esetben új rekord felvitelét jelenti. A módosítás egy már bentlév törzsadat változtatása, amely egyszer felülírással történhet, a törlés pedig egy tárolón lév rekord kitörlésére vonatkozik. A listázás ugyan nem tartozik szorosan a karbantartási mveletekhez, de úgy gondoljuk, hogy a törzsadatok képernyn, illetve nyomtatón történ kiíratása nélkülözhetetlen az állomány aktuális állapotának ismeretéhez. Törzsadat például egy készletrendszeren belül a készletazonosító, a készlet megnevezése, a gyári szám, a mennyiségi egység stb. A fkönyvi rendszer néhány törzsadata: a fkönyvi szám, a fkönyvi számla megnevezése, a mérlegkód, a nyitó tartozik és a nyitó követel. A forgalmi adatok a rendszer mködésével kapcsolatos eseményeket, tevékenységeket, illetve azok következményeit fejezik ki, és a rendszer állapotában bekövetkezett változásokat tükrözik. Ezeket az adatokat mindig akkor visszük be a számítógépbe, amikor az adott gazdasági esemény felmerül. Minden esetben helyet foglalnak a tárolóeszközön, tehát jó elre fel kell mérnünk, hogy mekkora les a helyigényünk. A törzsadatokhoz hasonlóan itt is vannak karbantartási mveletek, hiszen a forgalmi adatokat ugyanúgy fel kell vinni, módosítani és törölni, st ki is lehet nyomtatni, vagy esetleg képernyre lekérdezni. A forgalmi adatok mindig kapcsolódnak a törzsadatok valamelyikéhez, vagy egyszerre többhöz is, ami annyit jelent, hogy a forgalom felvitelénél feltétlenül hivatkozni

60

kell a kapcsolódó törzsállományra. Ez a hivatkozás leggyakrabban az azonosítókon keresztül történik.
3.2.4.5 Az outputok megtervezése

A számítógépes rendszerek mködésének talán a legalapvetbb célja, hogy megfelel eredményt produkáljanak. Az eredmények megjelenítésének számos hardver eszköze van, amelyek különböznek egymástól technikában, kapacitásban, költségben. Az eszközök közül mi a képernyt és a nyomtatót emeljük ki, mint a leggyakrabban használt technikát (gyakori output egyébként a floppy is). A képernys lekérdezés az esetek legnagyobb részében egy tételre és a hozzátartozó információkra vonatkozik. A képerny viszont kötött tehát mindig csak egy képernyt láthatunk, de a képernyn minden megjeleníthet, ami ráfér, és a rendszerünk tartalmazza. A nyomtatón általában nagytömeg információ mennyiséget szoktuk elállítani leporellóra, vagy szóló lapokra. A nagytömeg információ mennyiség mellett a nyomtatót használjuk olyankor is, ha az elállítás igénye egy, vagy esetleg több tételre vonatkozik. Gondolunk itt például egy bizonylat, vagy egy nyilvántartólap, egy adott idszaki forgalom, illetve egy ­tól ­ig határokkal záródó lista nyomtatására. A nyomtatón elállított outputok lehetnek · törzslisták, · forgalmi outputok. A törzslisták a törzsállomány adatait tartalmazzák listaszeren, összegzés nélkül. Azért van rájuk szükség, hogy tudjuk, milyen törzsadatokat vittünk fel a számítógépbe, illetve megismerjük a törzsállomány mindenkori aktuális állapotát. A forgalmi outputok adatait a forgalomból merítjük, kiegészítve a törzsállományból vett adatokkal. Általában összegfokozatokat tartalmaznak, de lehet nyomtatott forgalmi output egy nyilvántartólap, vagy egy bizonylat is. Az összegfokozatokkal rendelkez outputoknál a következ nagyon fontos tényezket kell figyelembe venni: · az összegfokozatok jobbról balra növekednek, tehát mindig a legmagasabb szemponttal kezdjük a tabló felépítését, és haladunk jobbra az alacsonyabb összegzési szempontok felé, · mveletet végezni csak mennyiségi és értékadatokkal lehet, · jól át kell gondolni a tabló felépítését, mert ha nem megfelel a tervezés, akkor hibás lesz az eredmény.

61

3.2.5 A számítógépes rendszer bevezetése A rendszertervet az elkészítése után meg kell valósítani, be kell vezetni. A bevezetés lehet: · egyik napról másikra (tegnap még a régi rendszer mködött, ma már az új), · párhuzamosan (egy elre meghatározott idpontig a régi és az új rendszer egymás mellett mködik). A gazdálkodó szervezetek általában a párhuzamos bevezetés döntene, tudniillik ez biztonságosabb. A bevezetés során jelentkez szervezi feladatok: · a rendszer mködésének tesztelése, · a dokumentációk összeállítása, · a számítógépes rendszer kezelinek betanítása, és · a garanciális id alatti szervezi felügyelet gyakorlása. A tesztelés a rendszer mködképességét kell hogy biztosítsa, a betanítás a felhasználókat a rendszer használatával ismerteti meg. A szervezi felügyelet a garancia id végéig tart, s feladata a hibamentes mködés feltételeinek a megteremtése. A rendszer készíti a mködésért meghatározott ideig garanciát kötelesek vállalni, amelynek idtartama alatt rendszerfelügyeletet gyakorolnak. Ez annyit jelent, hogy a program meghibásodása esetén javítják a hibákat, segítenek elsajátítani a rendszer kezelését, tippeket és ötleteket adnak a hatékonyabb munkavégzés érdekében. A rendszerfelügyelet tehát a garanciális id végéig érvényes és csak abban az esetben jogos, ha az üzemeltetés és a feldolgozás a dokumentációban leírtak figyelembevételével történik. A számítógépes rendszerek szerves részét képezik a dokumentációk. Minden eladásra felkínált szoftver kell, hogy rendelkezzen valamilyen leírással, amely a program mködési feltételeit, a mködtetéssel kapcsolatos utasításokat, magyarázatokat, lépéseket tartalmazza. A dokumentációk készülhetnek összevontan, egyetlen füzetbe srítve, ilyenkor csak a legszükségesebb információk kerülnek benne kiemelésre, de készülhetnek külön-külön is, ez utóbbi esetben természetesen mindegyik füzetben megfelel mélység tartalommal. A dokumentációk lehetnek: · szervezési dokumentáció, · kezelési dokumentáció, · üzemeltetési dokumentáció. A szervezési dokumentáció magában foglalja mindazon információkat, amelyek a szervezési munka elvégzésének eredményeként a felhasználó számára rendelkezésre kell hogy álljanak, és tájékoztassanak a szervezés során kialakított kódszámokról, bizonylatokról, törzs- és forgalmi adatokról, outputokról, a mködés folyamatáról. A számítógépes rendszerek kezelési dokumentációja egyértelmen a programok mködtetésével, kezelésével kapcsolatos leírásokat tartalmazza. A dokumentációban a számítógép bekapcsolásától egészen a kikapcsolásáig minden részletekbe men lépést rögzíteni kell, az els billenty lenyomásától az utolsó billenty lenyomásáig. A program tesztelje ilyenkor leül a számítógép mellé, és minden lépést kipróbál (még a hibás leütéseket is), és azonnal rögzíti a dokumentációban, hogy mikor, melyik billenty lenyomása mit eredményez. A mvelet menüpontból menüpontra haladva 62

történik, amelynek eredményeképpen a felhasználó ­ a dokumentáció birtokában ­ képes lesz a rendszer kezelésére, amennyiben a leírás egyértelm és világos. A kezelési dokumentáció részletezettsége nem mentesíti a rendszer készítit a felhasználó orientált szoftver megalkotása alól. Az eladásra kínált dokumentáció nélkül is kezelhet legyen, pusztán a képernykön megjelen információkkal, és ehhez a kezelési füzet (dokumentáció) csak kiegészítésül, segédeszközül szolgáljon. Az üzemeltetési dokumentáció a számítógépes rendszer zavarmentes mködtetéséhez szükséges hardver, szoftver és technikai feltételek leírását tartalmazza.
Hardver feltételek

Itt kell leírni azokat a hardver feltételeket, amelyek megléte alapveten szükséges, hogy egy rendszer valamely számítógépen mködhessen. Ilyen feltétel: · egyedi számítógép, vagy hálózat, · a számítógép típusa, a memória kapacitása, · a winchester kapacitása, Lényeges a program és az adatállományok terjedelme szempontjából. Az adatállományokkal kapcsolatban nemcsak a felvitelkori helyfoglalás a fontos, hanem a bvülés is, rendszerint az id függvényében (éves adatok). · a képerny típusa, Monochrom képerny elegend, vagy színes monitorra van szükség, indokolt-e a grafikus képerny használata, vagy kielégíti a rendszer igényeit az alfanumerikus is. · a nyomtató típusa. Fontos dolog a nyomtató típusának megválasztása, amelynek szempontjai például a következk lehetnek: - nyomtatási teljesítmény, - kiíratási formátum szélessége, - üzemeltetni kívánt nyomtatók száma, - nyomtatás minsége, gyakorisága, - nyomtatni kívánt fájlok tartalma, - nyomtatni kívánt fájlok terjedelme (szóló lapra, leporellóra).
Szoftver feltételek

A számítógépes rendszerek üzemeltethetségének a hardver feltételek mellett szoftver feltételei is vannak, amelyek közül az els és a legfontosabb feltétel a megfelel verziószámmal ellátott DOS jelenléte. Nem mindegy, hogy milyen DOS környezetre telepítünk egy rendszert, hiszen a magasabb verziószám alatt készült szoftverek nem képesek mködni alacsonyabb verziószámú DOS környezetben, és ez általában fordítva is igaz. Egy kész szoftver akkor üzemképes, ha mködik. A mködés alatt alapveten azt értjük, hogy az elindítástól a kilépésig minden menüpontja az azon belül minden részfunkciója kifogástalanul reagál a kezel próbálkozásaira, nem akad ki sehol, például a képerny legfels sorában megjelen DOS hibaüzemet jelzéssel. Az ilyen programok még javításra szorulnak. Fontos dolognak tartjuk, hogy a szoftverek, illetve annak meghatározott részei menthetk és visszatölthetk legyenek, esetleg menübl irányított módon, floppyra és floppyról. 63

A teljes rendszer mentésére akkor lehet szükség, ha · a számítógépet szállítjuk (a biztonság kedvéért a szállítás eltt célszer floppyra menteni mindent), · a winchester valamelyik része meghibásodott és ezért újra kell formattálni, de a rendszerünket nem érte károsodás.
Technikai feltételek

Minden kifejlesztett számítógépes rendszer üzembehelyezése, beindítása igen kritikus pont. Ennek elhúzódása és az itt elkövetett hibák bizalmatlanságot szülhetnek a rendszerrel szemben, és használóinál negatív hatást válthatnak ki. Nem lehet rendszert és adatállományokat menteni, ha nincs elegend floppy, de listákat sem lehet nyomtatni, ha nem szereztünk be a megfelel mennyiség, minség és típusú papírt. Másik nagyon fontos szempont az adatvédelem. Három eset: · adat, · szoftver, · berendezés védelem. Védelmi rendszerek: · Fizikai védelem, jól zárható ajtók, tzvédelem, illetéktelen kizárása, rendészek alkalmazása, kártyák használata belépéskor. · Operatív védelem, külön felelsökre bízni bizonyos feladatokat, fokozott ellenrzés, másolatok más helyen történ rzése, minden mvelet naplózása, a megszokottól való eltérés automatikus jelzése, a hibás outputok megsemmisítése. · Bels védelem, az illetéktelen hozzáférés megakadályozása, vagy a felhasználók egyértelm azonosításával, vagy a felhasználók adatainak, programjainak elkülönítésével. 3.2.6 A mköd rendszer értékelése A rendszerterv bevezetésével és a szervezési felügyelet gyakorlásával véget ér a szervezi munka. A továbbiakban a szerveznek akkor lesz dolga ha az általa megtervezett és elindított rendszerrel kapcsolatban, ha menet közben valamilyen elre nem várt hiba lép fel, vagy ha a felhasználó változtatni akar. Az eredmények értékelését a felhasználó végzi. Az értékelést kétféle szempont szerint lehet elvégezni, egyrészt a költségek oldaláról meg kell vizsgálni, hogy a szervezés bevezetése mennyiben jelent megtakarítást, másrészt a hatékonyság oldaláról lényeges dolog annak megállapítása, hogy a gépi feldolgozás mennyivel gyorsabb, pontosabb, egyszerbb, mint a kézi. Ha a költségek szempontjából nem is, de a hatékonyság oldaláról mindenképpen a számítógépes feldolgozás javára billen a mérleg.

64

4. Könyvelés technikája
4.1 TECHNIKÁK ÉS KÖVETELMÉNYEK
Könyvviteli (számviteli) elszámolásnak nevezzük azt a tevékenységet, amelynek során a vállalkozások a vagyoni, a pénzügyi és a jövedelmi helyzetükre kiható eseményeket nyilvántartják. A nyilvántartás kétféle formája lehetséges: · szintetikus (A szintetikus nyilvántartás csak értékadatokat tartalmaz, mégpedig a vállalkozás számlarendjének megfelelen kialakított számlákon elszámolva.) · analitikus (Az analitikus nyilvántartás alapvet feladata, hogy a gazdasági eseményeket részletezve rögzítse, valamint az, hogy az értékadatokat meghatározott idközönként - feladás formájában - a szintetika rendelkezésre bocsássa. Technikai oldalról vizsgálva, a könyvelési munka kézi és gépi lehet. Mind a kézi, mind pedig a számítógépes technika egyaránt alkalmazható a szintetikus és az analitikus könyvelésnél. A kézi és a gépi könyvelés tulajdonképpen csak technikában tér el egymástól, a követelmények mindkét esetben azonosak. A kézi technika hátrányaként mindenképpen megemlíthetjük a munkavégzés lassúságát, a hatalmas papírtömeget. Ilyenkor gyakran fordulhat el hibás könyvelés, és ez utólag nem kevés gondot okozhat. Az alkalmazott könyvelési technikák követelményei: · A könyvelési rendszerek kiinduló adatai a gazdasági eseményeket tényszeren leíró bizonylatokon jelennek meg. Könyvelni csak a megfelelen ellenrzött és elfogadott bizonylatok alapján szabad, minden esetben hivatkozva a bizonylat kiállításának dátumára, számára és a mozgás típusára. Természetesen a bizonylat anyaga nemcsak papír lehet, számítógép-számítógép kapcsolatban az adatok floppyn vagy hálózaton is küldhetk, de ettl még a bizonylat szerepe, jelentsége és a követelmény ugyanaz marad, csak a hordozóanyag változik. · A bizonylatok tehát bármilyen formában is jelennek meg, a könyvelési munka alapadatainak hordozói. Ezeket az alapadatokat a lehet legrövidebb idn belül rögzíteni kell, nyilvántartásba kell venni. Erre a célra szolgálnak a nyilvántartólapok, amelyeket a szintetikus könyvelésben számlalapoknak is szoktunk nevezni. Annyi nyilvántartólapot kell kiállítani, ahány egység van. A nyilvántartólapokat mindig valamilyen egyed, csoport (egyéb) szerint nyitjuk meg és vezetjük, amelynek keretében rögzítjük a jellemz adatokat és a bizonylatok adatai alapján a bekövetkezett változásokat. Annyi nyilvántartólapot kell kiállítani, ahány egység van. A nyilvántartólapok kezelése, vezetése azt jelenti, hogy a változásokat tartalmazó bizonylatok adatait felvezetjük a hozzátartozó nyilvántartólapok megfelel soraiba. A nyilvántartólapok mellett a könyvelésben naplókat is kell vezetni. A naplók idsorosak, ami azt jelenti, hogy idrendben rögzítik az adott könyvelési rendszer egységeiben bekövetkezett változásokat, függetlenül attól, hogy az milyen egységre vonatkozik. A nyilvántartólapokon és a megfelel naplókon azonos forgalmi adatok kerülnek felvezetésre, csak más csoportosításban. A kett közötti egyeztetés nagyon fontos szám-

65

viteli követelmény. Számítógépes feldolgozásnál a gép a nyilvántartólapokra és a naplókra egymenetben könyvel, így az egyezség biztosított. A könyvviteli zárlat egy-egy naptári idszak végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészít, helyettesít, egyeztet és összegez munkálatok összegzése. Az analitikus nyilvántartások zárása minden esetben igazodik a szintetika zárlati munkálataihoz, mégpedig úgy, hogy megelzi azt. Záráskor végre kell hajtani az egyeztetési mveleteket, meg kell állapítani az adott idszak záró tételeit, majd kapcsolatot kell teremteni az analitika és a szintetika között feladás formájában. A folyamatosság biztosítása érdekében az új idszak nyitó adatai minden esetben a lezárt idszak záró adatai lesznek.

4.2 KÖNYVELÉSI RENDSZEREK
FÕKÖNYVI RENDSZER PÉNZÜGYI RENDSZER

BEFEKTETETT ESZKÖZÖK RENDSZERE

KÉSZLETEK RENDSZERE

MUNKAÜGYI ÉS BÉRRENDSZER

TERMELÉSI ÉS ÉRTÉKESÍTÉSI RENDSZER

RAKTÁRI NYILVÁNTARTÁS

RAKTÁRI NYILVÁNTARTÁS

8. ábra: Könyvelési rendszerek kapcsolódása

4.2.1 A fkönyvi könyvelési rendszer A fkönyvi könyvelés a legmagasabb szint szintetizáló számviteli rendszer. A gazdálkodó szervek között egyre nagyobb számba vannak olyanok, amelyek törekednek a komplex, integrált adatfeldolgozó rendszerek kialakítására és használatára. Ez a folyamat fokozottabban érinti a számvitelt, ezen belül a fkönyvi könyvelést. A fkönyvi könyvelés számítógépes megvalósításával teljesíthetk az operatív számviteli nyilvántartást biztosító követelmények.
Célkitzések

· manuális könyvelés kiváltása · egyszer adatrögzítéssel biztosítható legyen a többcélú információigény kielégítése · lehetvé váljék analitikus rendszerekbl az adatok átvétele interface alkalmazásával · adatok lekérdezése, kiíratása tetszleges módon és idben.
Feladata

A fkönyvi könyvelésben a gazdálkodó szervezetek az eszközeiket és forrásaikat, a kiadásaikat és a bevételeiket, az azokban bekövetkezett változásokat összevontan, értékben tartják nyilván, illetve számolják el a kialakított számlarendnek és számlatü66

körnek megfelelen, az analitikus nyilvántartások feladásai és egyéb más bizonylatok alapján.
Program felépítése

Menürendszer. A képernyn megjelenített menüpontokból választható ki az elvégezend feladathoz szükséges menüpont. Pl.: 1. Számlarend, törzsállományok felvitele, karbantartása 2. Könyvelési tételek bevitele 3. INTERFACE-k átvétele 4. Feldolgozások, naplók ellenrzése 5. Lekérdezések, listázások 6. Zárások
4.2.1.1 A rendszer leírása

A fkönyvi könyvelési rendszer a könyvelési tételeket számlalapokon és naplókon rögzíti. A számlalapokra történ könyvelés (számlasoros könyvelés) azt a célt szolgálja, hogy az eszközöket, a forrásokat, a költségeket, a ráfordításokat és a bevételeket elkülönítetten lehessen kimutatni. FKÖNYVI SZÁMLALAP Fkönyvi szám: Fkönyvi számla megnevezése: Könyvelés Bizonylat EllenszámForgalom dátuma la száma Naplókód Tartozik Dátuma Száma Követel NYITÓ TÉTEL ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............
9. ábra: Fkönyvi számlalap

A fkönyvi számlalap tartalmazza a fkönyvi számla számát és megnevezését, a számlalap megnyitásának forgalmi adatait (tartozik és követel), továbbá a könyvelési tételsorokat: Könyvelés dátuma · a tétel számlalapra történ felvitelének dátuma Bizonylat dátuma, száma · a felvitel alapjául szolgáló bizonylat kiállításának dátuma és száma ( a feladás is bizonylatnak minsül) Ellenszámla száma · az adott fkönyvi számla párja (ketts könyvvitelben) Forgalom tartozik, köve- · az alapbizonylat könyvelend értékadatai. tel A könyvelési tételek idsoros rögzítése a naplókon történik. A naplókon minden tételnek szerepelni kell, mégpedig a könyvelés végrehajtásának sorrendjében. A leggyakrabban használt naplófajták: · a banknapló (bankbizonylatok könyvelésére),

67

· a pénztárnapló (pénztári bizonylatok könyvelésére), · a kiment számlák naplója (vevk részére megküldött számlák összegének könyvelésére használjuk), · a beérkezett számlák naplója (a szállítók folyószámláira könyvelt tételeket gyjtjük), · a vegyes napló (az elbbiekbe be nem sorolható tételek idsoros könyvelése kerül), · a nyitó- és zárónaplók. A fkönyvi könyvelés keretében technikai jelleg naplókat is használhatunk, ilyenek a nyitó- és a zárónaplók. Ezekre a naplókra a fkönyvi számlák év eleji megnyitásánál, illetve az év végi lezárásánál könyvelhetünk. NAPLÓKÓD: DÁTUM: OLDAL: ............. NAPLÓ KönyveBizonylat Fkönyvi Ellen- Gazdasági Forgalom esemény lés dátu- Dátuma szám számla Száma Tartozik Követel megnevema száma zése ........... ........... ........... ........... ........... ........... ........... ...........
10. ábra: A napló formája

A naplókon belül, illetve a naplók és a számlalapok vonatkozásában egyezséget kell biztosítani: · a naplók tartozik és követel oldala között, · a számlalapok adott idszaki forgalma és az ugyanarra az idszakra vonatkozó naplók forgalma között. A fkönyvi számlalapokra a könyvelési tételek egyrészt alapbizonylatokról, másrészt pedig az analitikus nyilvántartások feladásai alapján kerülnek. Az alapbizonylatokat a feldolgozás eltt ellenrizni, rendszerezni, csoportosítani kell, s mivel ezek a bizonylatok általában nem tartalmazzák a kapcsolódó fkönyvi számlaszámokat, fel kell írni rájuk azokat (kontírozás), hogy a könyvelés egyértelmsége és folyamatossága biztosítható legyen. Az analitikus nyilvántartások a fkönyvi könyveléshez a feladás révén kapcsolódnak. Meghatározott idszakonként az analitika információkat szolgáltat a fkönyvi könyvelés részére, ezt nevezzük feladásnak. Minden gazdálkodó szervezetnek a mködésérl, a vagyoni, a pénzügyi és a jövedelmi helyzetérl a naptári év könyveinek lezárását követen beszámolót kell készíteni. Az éves beszámoló részei: · a mérleg, · az eredmény kimutatás, · a kiegészít melléklet és · az üzleti jelentés. A beszámoló készítésének alapját a számlalapok képezik. Végre kell hajtani az alapvet egyeztetéseket, meg kell gyzdni a könyvelés helyességérl. Ezután következ68

het a zárás, amely egyaránt jelenti mind a számlalapok, mind pedig a naplók lezárását. A zárlati tételek könyvelése után készíthet el a fkönyvi kivonat, amely alkalmas arra, hogy segítségével a gazdálkodó szervezet meggyzdhessen a könyvelés helyességérl. IDSZAK: FKÖNYVI KIVONAT Fkönyvi Fkönyvi Halmozott forgalom Egyenleg szám számla megTartozik Követel Tartozik Követel nevezése ............... ............... ............... ............... ............... ...............
11. ábra: Fkönyvi kivonat

4.2.1.2 Számítógépes feldolgozás

A számítógépes feldolgozást a rendszer alapvet feladatainak ismeretében és felhasználásával kell kialakítani. A feldolgozási rendszer megtervezésénél ki kell dolgozni olyan funkciókat is, amelyeket a kézi technikánál nem használunk, de amelyek egy számítógépes rendszer mködésénél szinte elengedhetetlenek egyrészt a gyorsasság, másrészt a helykihasználás szempontjából. Ilyenek például a kódszámok. A fkönyvi rendszer kódszámai: FKÖNYVI SZÁM · A számlatükörben elforduló fkönyvi számlaszámok kódszáma. Hossza megegyezik a legmélyebb részletezettség alszámla számának hosszával. NAPLÓKÓD · A kódszám a naplótípust jelöli. MÉRLEGKÓD · A kódszám meghatározza azt a helyet, ahova a fkönyvi számla forgalma a mérlegben, illetve az eredménykimutatásban kerülni fog. Tartalmazza az oldalszámot, az oldalszámon belüli sor számát és az oszlop számát.
Input adatok

Az input adatok lehetnek: · alapbizonylatok (bank-, pénztárbizonylat) · analitikus nyilvántartásból készített feladások (manuális, ill. interface) Az input adatok lehetnek törzsadatok és forgalmi adatok. Törzsállomány: FKÖNYVI FKÖNYVI SZÁM TÖRZS FKÖNYVI SZÁMLA MEGNEVEZÉSE MÉRLEGKÓD NYITÓ ÉRTÉK TARTOZIK NYITÓ ÉRTÉK KÖVETEL NYITÁS DÁTUMA NAPLÓTÖRZS NAPLÓKÓD NAPLÓ MEGNEVEZÉSE MÉRLEGTÖRZS MÉRLEGKÓD 69

MEZ MEGNEVEZÉSE Forgalmi állomány A forgalmi adatok az aktuális gazdasági eseményeket leíró bizonylatokon szerepelnek. Nagyrészüket már az analitikus nyilvántartás feldolgozza, onnan csak a feladást kapja input célra a fkönyvi könyvelés. Kisebb részüket itt kell bevinni a számítógépbe. A forgalmi adatokat tartalmazó bizonylatok (közéjük tartoznak a feladások is) tételei a számlalapokon és a naplókon kerülnek könyvelésre. Egy forgalmi tételsor a megfelel fkönyvi számlához kapcsolódóan a következ adatmezkbl áll: KÖNYVELÉS DÁTUMA BIZONYLAT DÁTUMA BIZONYLAT SZÁMA ELLNESZÁMLA SZÁMA NAPLÓKÓD FORGALOM TARTOZIK FORGALOM KÖVETEL Az ellenszámla száma és a naplókód kontírozással kerül a bizonylatokra. Számítógépes rendszereket tételezve fel mind a fkönyv, mind az analitika területén, a kapcsolat kétféleképpen alakítható ki: off-line (közvetett) és on-line (közvetlen) módon. Off-line kapcsolat esetén: · A számítógép önállóan mködnek, a programok egyéni elképzeléseket tükröznek, külön-külön kerültek kialakításra, esetleg mindegyiket más készítette. Törzsállománya minden rendszernek van, de eltér megoldásúak, talán még a kódszámok sem egyeznek. A feladás nyomtatón készül leporellóra, amely legalább két helyen történ adatrögzítést eredményez, egyszer az analitikában az alapbizonylatok alapján, egyszer pedig a feladásoknál a fkönyvi könyvelésben. IDSZAK: BIZONYLAT SZÁMA: FELADÁS Fkönyvi szám Fkönyvi számla Forgalom megnevezése Tartozik Követel ............... ............... ............... ...............
12. ábra: Feladás

· A számítógépek önállóan mködnek, a programok egyéni elképzeléseket tükröznek, de a megfelel kapcsolat megteremtése érdekében a kódszámok és a kapcsolódási pontok már egységesek. Törzsállománya itt is minden rendszernek van, amelyet önállóan használ, viszont ezek a törzsállományok kódfelépítésben, szerkezetben közel állnak egymáshoz. A feladást a rendszerek floppyra írják, a fkönyv által megkövetelt felépítésben. Adatrögzítés csak egyszer történik, az analitikus nyilvántartásban. On-line kapcsolat esetén:

70

· A számítógépek hálózatban mködnek, a programok tükrözhetnek egyéni elképzeléseket, a kódszámok és a kapcsolódási pontok viszont egységesek. A hálózati rendszereknél általában a törzsállomány egy helyen van (de nem feltétlenül!), amelyet mindegyik rendszer használhat. A feladás a hálózaton keresztül jut el a fkönyvi könyveléshez, az adatok rögzítésére egy helyen kerül sor.
Output adatok

A feldolgozás eredményeként keletkezett outputok lekérdezhetk képernyn és elkészíthetk a nyomtatón leporelló vagy szóró lapok formájában. Az eredmények lehetnek: TÖRZSLISTÁK · Listaszer lekérés a törzsállomány adatai alapján FKÖNYVI SZÁM- · A számlalapok forgalmát mutatja. LALAPOK NAPLÓK · A naplók forgalmát mutatja FKÖNYVI KIVO- · Fkönyvi számonként adott idszakra vonatkozóan a NAT halmozott adatokat és az egyenlegeket tartalmazza. EGYÉB LISTÁK · Igények szerinti csoportosításban tartalmazzák a fkönyvi számlák forgalmát MÉRLEG, ERED- · A beszámoló készítéséhez tartalmazza az összevont MÉNY KIMUTATÁS mérleg- és eredményadatokat
Kapcsolódó modulok

eszköznyilvántartás- és elszámolás (beruházás, tárgyi eszköz) anyag- és készletgazdálkodás (analitikus nyilvántartás, készletváltozás) munkaer- és bérgazdálkodás (létszám-, munkaid nyilvántartás, bérszámfejtés) pénzügyi alrendszer (vev-, szállító nyilvántartás, számlalikviditás, adóelszámolás, stb) · termelés irányítás (munka- és teljesítményelszámolás, el-* és utókalkuláció) · segédtevékenységek (energiaellátás nyilvántartása, fenntartási tevékenység költségelszámolása, szolgáltatások elszámolása) · értékesítés (rendelés- nyilvántartás, számlázás, árképzés) 4.2.2 A pénzügyi analitikus nyilvántartás A pénzügyi tevékenység négy elkülönült, de egymással szoros együttmködésben dolgozó terület szerves egységét képezi, amelyek a következk: · a pénzintézeti kapcsoltatok bonyolítása, · az adóügyek intézése, · a partner kapcsolatok bonyolítása és · a pénztári feladatok ellátása.
4.2.2.1 A rendszer leírása A pénzintézeti kapcsolatok bonyolítása

· · · ·

Ez jelenti a pénzintézeti kapcsolatok létesítését, a kimen és a bejöv bankposta ügyintézését. 71

A pénzintézettel történt szerzdéskötéskor meghatározásra kerül a pénzforgalmi jelzszám, amelyet a gyakorlatban bankszámlaszámnak nevezünk. A gazdálkodó szervezet és a bank közötti napi operatív kapcsolat a kimen és a beérkez bankpostában valósul meg. A kimen bankposta tartalmazza mindazokat a bizonylatokat, értesítéseket, amelyekkel a vállalkozás rendelkezést ad a bank számára az elszámolási betétszámlát növel vagy csökkent tételek jóváírására, illetve terhelésére. A jóváírásra (tehát növelésre) vonatkozhat például az azonnali és a határids beszedési megbízás, a terhelésre (tehát a csökkentésre) pedig az átutalási megbízás. A kimen bankposta legfontosabb bizonylatai: · a beszedési megbízás, · az átutalási megbízás, · az átvezetési megbízás. A beérkez bankposta jelenti egyrészt a bank információszolgáltatását a vállalkozás tényleges pénzügyi helyzetérl, vagyis a bankszámla egyenlegérl, illetve annak forgalmáról, másrészt a kimen bankpostával továbbított bizonylatok - banki ügyintézés utáni - visszaküldött másolati példányait, harmadrészt pedig a banki értesítéseket, ha a bankszámlára pénz érkezett. Mind a kimen, mind a beérkez bankposta adatait nyilvántartásba kell venni. BANKNYILVÁNTARTÁS KönyBizonylat Fizetési Ellen- Napló- GazdasáForgalom gi esevelés Dátuma Száma mód számla kód Terhe- Jóváírás mény dátuma száma lés megnevezése

......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... .........
13. ábra: Banknyilvántartás

Az adóügyek intézése

Az adóügyek intézése az adók és egyéb kötelezettségek pénzintézeteken keresztüli átutalását jelenti az adóhatóság és az önkormányzatok részére, illetve az onnan történ visszaigénylést, valamint az adónyilvántartások vezetését is. A nyilvántartásokban szerepl adók legnagyobb része a vállalkozások számára befizetési kötelezettséggel jár, mint például a kiállított számlákban felszámított általános forgalmi adó, a fogyasztási adó (csak meghatározott termékek értékesítése után), a mszaki fejlesztési adó, az iparzési adó, a személyi jövedelemadó, a társadalombiztosítási járulék, a munkáltatói és a munkavállalói járulék, illetve egyéb fizetend adók. Az adóanalitika növel tételei az ÁFA-visszaigénylés, valamint az árkiegészítés, de ez utóbbi csak meghatározott szolgáltatásokra vonatkozhat. Az adókötelezettségekrl és a visszatérítésekrl adónemenkénti bontásban analitikus nyilvántartást kell vezetni.

72

ADÓNYILVÁNTARTÁS
Vev neve Fize- Teljetési sítési száma értéke módja dátuma Számla A számla fizetési határideje kiegyenlítésének dátu- értéke ma
Adómentes tevékenység értéke

0%os adóalap

...%-os adóalap adó

...%-os adóalap adó

ÁFA befizetési kötelezett ség

Késedelmi kamat értéke kifizetés dátuma

.... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... ....
14. ábra: Adónyilvántartás

A partnerkapcsolatok bonyolítása

A gazdálkodó szervezet partnerei a vevk és a szállítók. A vevk felé számlát kell küldeni, a szállítóktól a számlák beérkeznek. A vevk felé számlát kell küldeni, a szállítóktól a számlák beérkeznek. Ugyanaz a vev egyúttal szállító is lehet és fordítva, tehát célszer megoldásnak tnik a két különböz állományt egyként kezelni, de hozzá kell tennünk azt, hogy a kézi feldolgozásban a vevt és a szállítót még napjainkban is külön tartják nyilván, st sok helyen még a számítógépes feldolgozásban is. A beérkezett vevi, illetve az elküldött szállítói rendeléseket nyilvántartásba kell venni, ez jelenti egyrészrl a vevi, másrészrl pedig a szállítói rendelésállományt. A rendelésállományba történ felvitel mellett a vállalkozás a vevkkel és a szállítókkal kapcsolatban egy másik nyilvántartást is vezet, ahova minden alkalommal lekönyveli a beérkezett számlák, illetve a kiment számlák értékadatait. Ezt nevezzük folyószámla-nyilvántartásnak. IDSZAK: FOLYÓSZÁMLA-NYILVÁNTARTÁS Partnerkód Partner neve Forgalom Tartozik Követel ........................ ........................ ........................ ........................
15. ábra: Folyószámla-nyilvántartás

A vevi rendelések teljesítését a számla készítése, a számlázás folyamata követi. Számlázás lehet: · elszámlázás (ha a számla a szállítólevéllel együtt kíséri a szállítmányt) · utószámlázás (a szállítmányt egyedül a szállítólevél kíséri) A szállítóktól beérkezett számlákat a gazdálkodó szervezet ellenrzi, amelynek során összeveti a számlán felsorolt tételeket a megrendelt és a ténylegesen leszállított tételekkel. Egyezség esetén kiállításra kerülhet egy átutalási megbízás (kimen bankposta).
Pénztári feladatok

A gazdálkodó szervezetek a zavartalan mködés érdekében a pénztárukban bizonyos nagyságú készpénzt tartanak. A pénztár pénzkészlete két forrásból származhat: · a számlavezet pénzintézetektl felvett pénzösszegbl és · a pénztárba történ pénzbefizetésekbl.

73

A befizetések bizonylata a bevételi pénztárbizonylat, a kifizetéseké a kiadási pénztárbizonylat. Meghatározott idszakonként a pénztár pénztárjelentést állít össze a bevételi- és a kiadási bizonylatok, illetve a pénztárban lev pénzkészlet alapján. IDSZAK: Nyitó készlet ......... PÉNZTÁRJELENTÉS Bevétel Nyitó Kiadás Készlet Pénztári készlet + könyv- pénztári hiány többlet bevétel szerinti ......... ......... ......... ......... ......... ......... .........
16. ábra: Pénztárjelentés

4.2.2.2 Számítógépes feldolgozás

A pénzügy analitikus nyilvántartásának számítógépes feldolgozását összevontan ­ a négy területet együttesen ­ kezeljük és pénzügyi rendszernek hívjuk. A pénzügyi rendszer szoros kapcsolatban van a fkönyvi könyveléssel olyannyira, hogy igen gyakran a két rendszer egy számítógépen fut, st van olyan eset is, amikor egy rendszernek két elkülöníthet részét alkotják.
Kódszámrendszer

A pénzügyi rendszer legfontosabb kódszámai: PARTNERKÓD · A vevk és a szállítók azonosítója, a kódszám els fele általában fkönyvi szám. FIZETÉSI MÓD · A beérkez és a kimen számlák kifizetésének módját jelenti (lehet például átutalás, beszedési megbízás stb.) ADÓNEMKÓD · A befizetend és a visszatérítend adók féleségenként kódszáma. FKÖNYVI SZÁM · A számlatükör szerint fkönyvi számlák számai tartoznak ide. BANKSZÁMLA· Kötött terjedelm kódszám, meghatározott belle a SZÁM pénzintézet és a gazdálkodó szervezet. ADÓIGAZGATÁSI · Kötött terjedelm kódszám, meghatározható belle a SZÁM gazdálkodó szervezet. Törzsállomány PARTNERTÖRZS PARTNERKÓD (VEVKÓD, SZÁLLÍTÓKÓD) PARTNER NEVE PARTNER CÍME TELEFON/FAX BANKSZÁMLASZÁM ADÓIGAZGATÁSI SZÁM FIZETÉSI MÓD FIZETÉSI MÓD TÖRZS FIZETÉSI MÓD FIZETÉSI MÓD MEGNEVEZÉSE 74

ADÓNEMTÖRZS

ADÓNEMKÓD ADÓNEM MEGNEVEZÉSE

Fogalmi állomány A forgalmi adatokat a banki, a pénztári és más egyéb bizonylatok, valamint a megrendelések és a számlák (beérkez, kimen) jelentik.
Output adatok

A számítógépes feldolgozás eredményeként a következ outputokat kell, illetve lehet elállítani: TÖRZSLISTÁK · A törzsállományok listaszer kiíratása. FOLYÓSZÁMLAKIMUTATÁS · Partnerkódonkénti (vevnkénti, szállítónkénti) sorrendben a folyószámlák aktuális állása. RENDELÉSNYILVÁNTARTÁ · A vevi és szállítói rendelések listája. S ADÓKIMUTATÁS · Az adókötelezettségek és a befizetések idszakonkénti kiértékelése. PÉNZTÁRJELENTÉS · A pénztár adott idszaki forgalmának kiíratása. FELADÁS · Meghatározott idszakonként összeállított output a fkönyvi könyvelés részére, amelynek tartalma: FKÖNYVI SZÁM, FKÖNYVI SZÁMLA MEGNEVEZÉSE, TARTOZIK FORGALOM, KÖVETEL FORGALOM EGYÉB OUTPUTOK · Elképzelések, igények alapján bármilyen felépítés output összeállítható a törzs- és a forgalmi állomány alapján. 4.2.3 A beruházások és a befektetett eszközök analitikus nyilvántartása A befektetett eszközök közé azokat az anyagi és nem anyagi jelleg eszközöket (immateriális javak, tárgyeszközök, befektetett pénzügyi eszközök) soroljuk, amelyek tartósan legalább egy éven túl - közvetlenül vagy közvetve- szolgálják a vállalkozási tevékenységet. A beruházás pedig magában foglalja a még üzembe nem helyezett tárgyi eszközöket, egészen az üzembe helyezésükig.
4.2.3.1 A rendszer leírása A beruházások nyilvántartása

A gazdálkodó szervezetek a mködésük során folyamatosan korszersítenek, fejlesztenek. Ez jelentheti egyrészt azt, hogy épületeket, telkeket vásárolnak, új épületeket építettnek, vagy átalakítják és bvítik a meglev hálózatot, például az üzlethálózatot.

75

Másrészt jelentheti a gépek és berendezések leszerelését, modern eszközökkel történ felváltását, illetve új eszközök beszerzését. Ezek a tevékenységek a beruházás témakörébe tartoznak egészen addig, ameddig üzembe helyezésre nem kerülnek az eszközök. Az analitikus nyilvántartás a szerzdéskötéssel indul. Szerzdést a gazdálkodó szervezet azzal a küls vállalkozóval köti, aki a munkálatokat el fogja végezne (kivitelezés, gyártás stb.). A megkötött szerzdésekrl nyilvántartást kell vezetni. BERUHÁZÁSI SZERZDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA Szerzdés Partnerkód Partner Szerzdés Határid Szerzdött neve tárgya érték dátuma száma ............. ............. ............. ............. ............. ............. .............
17. ábra: Beruházási szerzdések nyilvántartása

Minden indított beruházásról beruházási számonként külön-külön (egyedi) nyilvántartólapot kell kiállítani és folyamatosan vezetni egészen az üzembe helyezésig (aktiválásig) Egy beruházásról azonban több nyilvántartólapot is lehet megnyitni és kezelni akkor, ha az adott beruházáshoz több szerzdés tartozik. BERUHÁZÁSI EGYEDI NYILVÁNTARTÓLAP Beruházási kód: Beruházás megnevezése: Partnerkód Partner neve: Szerzdés száma: Szerzdés dátuma Teljesítés határideje: Szerzdött érték: Könyvelés Bizonylat RészteljesíTeljesített érték dátuma tés dátuma dátuma száma ................ ................ ................ ................ ................ ................
18. ábra: Beruházási egyedi nyilvántartólap

Beruházás teljesítése során a beérkez számlákat tételesen fel kell vezetni nyilvántartó lapokra. A teljesítés elrehaladása mindenkor a szerzdés szerinti és a számlák szerinti összegek egybevetése alapján állapítható meg. Ha a gazdálkodó szervezet saját kivitelezésben hajt végre beruházást, akkor természetesen nincs szerzdés, ilyenkor a szerzdés összegéhez a bels költségvetés tervezett összege kerül, a számlás helyére pedig a felmerült költségek elszámolása. Az analitikus nyilvántartás alapján meghatározott idközönként feladást kell készíteni a fkönyvi könyvelés részére, amely fkönyvi számonként tartalmazza a tartozik és követel fogalmakat.
A befektetett eszközök nyilvántartása

A befektetett eszközök analitikus nyilvántartási rendszerét úgy kell megszervezni, hogy abból bármikor tájékozódni lehessen: · az eszközök állományáról, · az eszközállomány bruttó értékérl és értékérl, · az értékcsökkenési leírás összegérl, · az eszközök állomány változásáról, 76

· az eszközök használati helyérl, · az eszközök elhasználódási mértékérl, · a tartozékokról és az értékcsökkenési leírási összegükrl, · a nullára leírt eszközök állományáról, · a nullára leírás várható idejérl. Az eszközök állományba vétele aktiváláskor történik, tehát akkor, amikor vagy a beruházás befejeztével, vagy az eszközök beszerzésekor kiállítjuk az üzembe helyezési okmányt. Ekkor kerül be az eszköz az analitikus nyilvántartásba. Az eszközöket egyedileg és csoportosan tartjuk nyilván. A nyilvántartó lapokra az eszközök jellemz adatain kívül fel kell vezetni az eszközök használati helyét és a tartozékokat, valamint a mennyiségi és érték adatokat. A mennyiségi adatoknak tulajdonképpen csak a csoportos nyilvántartás miatt van szerepük, az egyedi esetében egy lap egy eszköz. Az érték adatok bruttó értéket, az értékcsökkenést és a nettó értéket jelenti. EGYEDI NYÍLVÁNTARTÓ LAP Eszköz száma: Megnevezése: Fkönyvi szám ITJ szám: Gyári szám: Tervezett élettartam: Szállító neve: Gyártás/létesítés éve: Leírás gyakorisága: Üzembe helyezés dátuma: módja: okmány száma: indítása: Garancia dátuma: Bruttó érték: FORGALOM KönyveBizonylat Bruttó érték Értékcsökkenés Nettó lés dátu- dátuma érték száma növeke- csökke- növeke- csökkema dés nés dés nés TARTOZÉKOK Tartozék Gyári neve szám

Könyvelés dátuma

Bizonylat dátuma száma

Mennyi- Egységár ség

Érték

Könyvelés dátuma

SZERVEZETI EGYSÉG Bizonylat SzerveNeve dátuma száma zeti egység

Költség számla

19. ábra: Egyedi nyilvántartó lap

Az eszközök állomány változásai a nyilvántartó lapokon kell könyvelni bizonylatok alapján. A legfontosabb bizonylatok:

77

· az üzembehelyezési okmány, · átadás-átvételi bizonylat, · eladási bizonylat, · selejtezési bizonylat. A gazdálkodó szervezet által választott idszakonként és leírási módonként az eszközök bruttó értéke alapján értékcsökkenést kell elszámolni valamennyi eszköz vonatkozásában, kivéve azokat az eszközöket, amelyekre a számviteli törvény nem engedi meg a leírást. (pl. telkek, képzmvészeti alkotások) Az egyedi és a csoportos nyilvántartó lapok vezetésével egy idben naplóra is kell könyvelni, amely idrendben tartalmazza a könyvelt tételeket. A nyilvántartó lapoknak és a naplóknak adott idszakra vonatkozóan meg kell egyezni. A nyilvántartó lapok mindenkori állománya jelenti az eszközök könyv szerinti készletét. Leltározáskor a használati helyenkénti leltár felvétel során megállapításra kerül a leltári készlet. Könyv szerinti és a leltári készlet összevetése alapján készül a leltár kiértékelés, amely fent említett készleteken túlmenen tartalmazza a hiányokat és a többleteket, természetesen mindent mennyiségben és értékben. A hiányokat és többleteket könyvelni kell a nyilvántartó lapokon. A rendszer fkönyvi könyvelés részére, meghatározott idszakonként feladást készít és küld meg. A feladás tartalma: · fkönyvi szám, · fkönyvi számla megnevezése, · tartozik forgalom, · követel forgalom.
4.2.3.2 Számítógépes feldolgozás

A gazdálkodó szervezetek általában a beruházás és a befektetett eszközök számítógépes feldolgozásait külön-külön rendszerekként kezelik, de mi nem választjuk el egymástól. Egységes folyamatnak tekintjük, és a kódszámokat, az inputokat és az outputokat is ennek megfelelen adjuk meg.
Kódszámrendszer

· Egyedi nyilvántartási szám, amely beruházásonként más-más értéket kap. Egy kódszámhoz több szerzdés szám is tartozhat. SZERZDÉS SZÁMA · A beruházási szerzdések kódszáma. ESZKÖZ KÓD · A befektetett eszközök azonosító száma, lehet egyedi és csoportos. MOZGÁSNEM · Az eszközök állományváltozására utal. A mozgás iránya lehet növekedés (eszközvásárlás) vagy csökkenés (eszközeladás). Célszer minden mozgásnemhez fkönyvi elszámolást rendelni, amelynek beépítése az analitikus rendszerbe megkönnyíti a feladás összeállítását. SZERVEZETI EGYSÉG · A munkahelyek kódszáma, amely az eszközök KÓD használati helyét jelzi. BERUHÁZÁSI KÓD 78

DOLGOZÓ KÓD

FÖKNYVI SZÁM MENNYISÉGI EGYSÉG

· Miután az eszközök nem csak a munkahelyeken lehetnek használatban, hanem a dolgozóknál is (pl. számítógép), szükséges a dolgozók kódszámmal történ ellátása. · A számlatükör számlaszámai tartalmazza. · A csoportos nyilvántartásnál fontos tudni azt, hogy az eszközöket milyen mennyiségi egységekben tartjuk nyilván ami sok féle lehet, például darab, pár, négyzetméter stb.

Input adatok

Törzsállomány BERUHÁZÁSI TÖRZS

BERUHÁZÁSI KÓD BERUHÁZÁS MEGNEVEZÉSE SZERZDÉS SZÁMA SZERZDÉS DÁTUMA PARTNER KÓD PARTNER NEVE TELJESÍTÉS HATÁRIDEJE BERUHÁZÁS TERVEZETT ÖSZEGE ESZKÖZ TÖRZS ESZKÖZ KÓD ESZKÖZ MEGNEVEZÉSE FKÖNYVI SZÁM ITJ SZÁM GYÁRI SZÁM BESZERZÉS DÁTUMA GARANCIA DÁTUMA ÜZEMBEHELYEZÉSI OKMÁNY DÁTUMA ÜZEMBEHELYEZÉSI OKMÁNY SZÁMA ÉRTÉKCSÖKKENÉSI LEÍRÁS IDEJE ÉRTÉKCSÖKKENÉSI LEÍRÁS MÓDJA SZERVEZET EGYSÉGKÓD MOZGÁSNEM TÖRZS MOZGÁSNEM MOZGÁSNEM MEGNEVEZÉSE FKÖNYVI SZÁM TARTOZIK FKÖNYVI SZÁM KÖVETEL SZERVEZETI EGY- SZERVEZETI EGYSÉGKÓD SÉGTÖRZS SZERVEZETI EGYSÉG NEVE FKÖNYVI SZÁM DOLGOZÓ TÖRZS DOLGOZÓ KÓD DOLGOZÓ NEVE SZERVEZETI EGYSÉGKÓD

Forgalmi állomány

79

A forgalmi adatok bevitele bizonylatok alapján történik, mégpedig a beruházásnál a számlák, az eszközöknél pedig állomány változási bizonylatok bevitelével. Mindkét esetben az adatok nyilvántartó lapokra kerülnek folyamatosan.

80

Output adatok

A törzsadatok listaszer lekérése. Az egyedi (beruházások, eszközök) és a csoportos nyilvántartó lapok lekérdezése, illetve nyomtatása. ÁLLOMÁNY VÁLTOZÁSOK Az eszközállományban bekövetkezett változásokat tartalmazza mozgásnemenként. NAPLÓ Adott idszak idsoros nyilvántartása. BERUHÁZÁSOK ÁLLAPOTA A beruházások helyzetét mutatja adott idpontban. BEFEJEZETLEN BERUHÁZÁ- Tartalmazza az idszak végéig befejezetlen SOK és a következ idszakra áthúzódó beruházásokat. ÉRTÉKCSÖKKENÉSI LEÍRÁS Tartalmazza az értékcsökkenési leírásokat adott idszakra és halmozottan. NULLÁRA LEÍRT ESZKÖZÖK A folyamatos leírások révén nulla értéket elért eszközökre utal. ESZKÖZTÜKÖR Az eszközök és a beruházások értékét és változásait mutatja meghatározott idszakra. FELADÁS Fkönyvi könyvelés részére továbbítandó output az eszközök értékadatairól. LELTÁR Az eszközök tényleges állományát mutatja. LELTÁRKIÉRTÉKELÉS A könyvi- és a leltári készlet összehasonlítása alapján jelzi a hiányokat és a többleteket. EGYÉB OUTPUTOK A felhasználók egyéb igényei szerint összeállított outputok. 4.2.4 A készletek analitikus nyilvántartása A készletek a vállalkozási tevékenységet közvetlenül, vagy közvetve ­ egy évnél rövidebb ideig ­ szolgáló olyan eszközök, amelyek rendszerint egyetlen folyamatban vesznek részt. Ide tartoznak az anyagok, félkész- és késztermékek, az áruk, illetve a göngyölegek. A nyilvántartás célja olyan rendszer kidolgozása, amelybl naprakészen megismerhetjük. · a készletek mennyiségét és értékét készletfajták szerint tárolási, illetve felhasználási helyenként és összesen, · a készletváltozásokat és a változások értékét az alkalmazott nyilvántartási áron, · a költségek alakulását, · a készletváltozásokat az id függvényében.
4.2.4.1 A rendszer leírása

TÖRZSLISTÁK NYILVÁNTARTÓ LAPOK

A készleteket egyedileg és csoportosan tartjuk nyilván. Az egyedi nyilvántartás azt jelenti, hogy minden, egymástól valamilyen jellemzben eltér készletnek külön nyilvántartólapja van, ahol a vezetés mennyiségben és értékben történik. A csoportos

81

nyilvántartás esetében az egyedileg csekély érték, hasonló célra használható készleteket csak értékben, közös lapon tartjuk nyilván. Az analitikus nyilvántartás mellett említést kell tennünk a raktári nyilvántartásról is. A raktárban mennyiségben és részben értékben vezetnek nyilvántartást (ez utóbbi eset akkor áll fenn, ha az analitika értékben könyvel), a nyilvántartólapon minden esetben feltüntetve az alkalmazott nyilvántartási árat, vagy árakat. A raktári nyilvántartás és az analitika között idszakonként egyeztetni kell a mennyiséget illetve, ha csak értékbeni nyilvántartás van, akkor az értéket. A készletekkel kapcsolatban a gazdálkodó szervezetek különböz nyilvántartási árakat használhatnak, amelyek közül a legelterjedtebb a beszerzési ár. Formái: · az egyedi ár, · az átlagár, · a FIFO ár és · a LIFO ár. Az egyedi beszerzési ár használata akkor célszer, ha az adott készletfajta egy beszerzésbl származik, tehát konkrét beszerzési ár kapcsolható hozzá. Az átlagos beszerzési ár alkalmazásánál a beszerzést mindig a tényleges beszerzési áron számoljuk el, majd annak alapján minden esetben kiszámítjuk a készletre az új átlagárat a következképpen:
régi készlet értéke + új beszerzés értéke régi készlet mennyisége + új beszerzés mennyisége

A FIFO ár (first in first out ­ els be els ki) módszerénél a felhasználás, illetve az értékesítés mindig a legkorábban beszerzett készlet alapján történik. A LIFO ár (last in first out ­ utoljára be elsnek ki) pedig a legutoljára beszerzett készlet elsbbségét jelenti a felhasználásnál, az értékesítésnél. A beszerzési ár mellett a gazdálkodó szervezetek elszámolóárat, illetve eladási árat is használhatnak a nyilvántartásaik vezetésénél. Az elszámolóár általában bels nyilvántartási ár, az eladási ár a kereskedelem területén terjedt el az értékesítési folyamatban. Mindkét ár alkalmazása esetén árkülönbözetet kell számolni egyrészt a beszerzési ár és az elszámolóár, másrészt a beszerzési ár és az eladási ár vonatkozásában. A készleteket a vállalkozások általában rendelésre gyártják, illetve forgalmazzák (természetesen gyakori az is, hogy a boltokban rendelés nélkül árusítják). A beérkezett rendelésekrl nyilvántartást vezetnek, ez a vev oldal. Szállítói oldalon a vállalkozás adja fel a rendeléseit a szállító felé, amelyrl szintén vezet rendelésnyilvántartást. A készleteket beszerzéskor kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartólapok a készletekre vonatkozó jellemz adatokon (azonosító, megnevezés, ITJ szám, mennyiségi egység, gyári szám stb.) túlmenen tartalmazzák a készletváltozások könyvelési sorait is.

82

KÉSZLETNYILVÁNTARTÓ LAP Készletkód Mennyiségi egység ITJ szám: Készlet megnevezése: Méret, minség: Nyilvántartási ár: KönyBizonylat Növekedés Csökkenés velés dátuma száma mennyi- érték mennyi- érték dátuma ség ség
20. ábra: Készletnyilvántartó lap

Készlet mennyi- érték ség

A nyilvántartó lapokra csak bizonylatok alapján szabad könyvelni. A legfontosabb készletváltozási bizonylatok az alábbiak: · szállítólevél, · bevételi bizonylat (raktári), · kiadási bizonylat (raktári), · visszavételi bizonylat (raktári), · selejtezési bizonylat, · átadás-átvételi bizonylat, · eladási bizonylat, · visszáru bizonylat. A nyilvántartó lapok folyamatos vezetése mellett a készlet analitikában a könyvelési tételeket idsorosan (naplóban) is rögzíteni kell, ahol a nyilvántartó lapok és a naplók forgalmának adott idszakra vonatkozóan egyezni kell. A nyilvántartó lapok mindenkori állománya jelenti a könyv szerinti készletet, leltárfelvételkor pedig megállapításra kerül a leltári készlet. A kett összevetése alapján kerül sor a kiértékelésre, amelyben külön-külön kell szerepeltetni a hiányokat és a többleteket, mindent mennyiségben és értékben. A hiányok és többletek elszámolása megfelel rendezés után történik a nyilvántartó lapokon. Meghatározott idszakonként a készletnyilvántartás feladást készít és küld meg a fkönyvi könyvelés részére, amelyben fkönyvi számonként rögzíti az értékforgalmakat.
4.2.4.2 Számítógépes feldolgozás Kódszámrendszer

KÉSZLETKÓD MOZGÁSNEM

· A készletek (anyagok, késztermékek, áruk, göngyölegek) azonosítására szolgál. · A készletmozgásokra utal. A mozgás iránya lehet növekedés (bevételezés, visszavétel) vagy csökkenés (kiadás, eladás, selejtezés). A mozgásnemekhez rendelt fkönyvi elszámolás alapján az analitikával egymenetben könnyen öszszeállítható a feladás a fkönyvi könyvelés részére.

83

SZERVEZETI EGY- · A raktárak, a hálózati egységek és egyéb munkaheSÉGKÓD lyek kódszáma. DOLGOZÓKÓD · A vállalkozás dolgozóinak kódszáma. Kidolgozni azért szükséges, mert a raktáraktól a dolgozók is vételezhetnek például anyagot. PARTNERKÓD · A szállító és a vev kódja, elssorban a megrendeléseknél, illetve a teljesítéseknél van rá szükség. FKÖNYVI SZÁM · A számlatükör számlaszámait tartalmazza. Fontos a költségelszámolás szempontjából is. MENNYISÉGI EGY- · A készletek sokféle mennyiségi egység alapján SÉG kerülhetnek a nyilvántartásba (darab, pár, kiló, liter, méter). Fontos a megkülönböztetés, hiszen az eltér mennyiségi egységek nem vethetk össze. MUNKASZÁM · A gyártási tevékenységnél használatos kódszám, az egyszerre indított, összetartozó és gyártásra kerül termékcsoport száma, amely egészen a gyártás befejezéséig és elszámolásáig van érvényben.
Input adatok

Törzsállomány KÉSZLETTÖRZS

KÉSZLETKÓD KÉSZLET MEGNEVEZÉSE FKÖNYVI SZÁM ITJ SZÁM GYÁRI SZÁM MENNYISÉGI EGYSÉG PARTNERKÓD (SZÁLLÍTÓ, VEV) NYILVÁNTARTÁSI ÁR MOZGÁSNEMTÖRZS MOZGÁSNEM MOZGÁSNEM MEGNEVEZÉSE FKÖNYVI SZÁM TARTOZIK FKÖNYVI SZÁM KÖVETEL SZERVEZETI EGY- SZERVEZETI EGYSÉGKÓD SÉGTÖRZS SZERVEZETI EGYSÉG NEVE DOLGOZÓTÖRZS DOLGOZÓKÓD DOLGOZÓ NEVE SZERVEZETI EGYSÉGKÓD Forgalmi állomány A forgalmi adatok bevitele a gazdasági eseményt követen azonnal megtörténik a készletváltozási bizonylatok alapján. Az adatok a nyilvántartólapokra és vele azonos idben a naplókra kerülnek. A felvitelkor a könyvelési tételsorokon belül mozgásnemekkel kell megkülönböztetni a készletváltozások irányát és típusát, hiszen mindegyik mozgásnem lehetvé teszi a fkönyvi számlákra történ közvetlen könyvelést is.

84

Output adatok

A feldolgozás eredményadatait vihetjük képernyre és nyomtatóra. TÖRZSLISTÁK A törzsadatok listaszer lekérdezése, vagy nyomtatása. NYILVÁNTARTÓ LAPOK Az analitikus nyilvántartás egyedi és csoportos lapjainak képernyre kérése, illetve nyomtatása. NAPLÓK Idsoros kimutatások naplófajtánként a készletváltozásról. RAKTÁRI NYILVÁN- Raktárankénti és azon belül készletfajtánkénti TARTÁS készletmozgások. KÉSZLETVÁLTOZÁSOK Adott idszakra vonatkozóan készletenként, illetve mozgásnemenként a mennyiségi és értékadatok: NYITÓ KÉSZLET + NÖVEKEDÉS ­ CSÖKKENÉS = ZÁRÓKÉSZLET FELADÁS Fkönyvi számonként tartalmazza a forgalmi értékadatokat. LELTÁR A készletek tényleges állományát mutatja. LELTÁRKIÉRTÉKELÉS A könyv szerinti és a leltári készlet egybevetése alapján mutatja a hiányokat és a többleteket. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS Költségnemenként tartalmazza az elszámolható értékadatokat. FORGALMI JELENTÉS Tartalmazza a hálózati egységek adott idszaki forgalmát (áruk esetében és csak értékadatokat mozgásnemenként). EGYÉB OUTPUTOK A felhasználók egyéb igényei szerint összeállított outputok. 4.2.5 A bérek analitikus nyilvántartása A béranalitika elssorban a munkaügyi és béradatok nyilvántartását, a bérek számfejtését, folyósítását, illetve elszámolását jelenti. Tágabb értelemben ennél természetesen többet tartalmaz, de témánk keretei közé szorítva mi csak a szkebb értelmezéssel foglalkozunk.
4.2.5.1 A rendszer leírása

A bérelszámolás analitikus rendszerének feladatai: · a dolgozónkénti bérek kiszámítása, · a bérek jogcímek szerinti felosztása, · a bérek kifizetése, · a bér és a hozzátartozó munkaügyi adatok nyilvántartása, · a bérek feladása a fkönyvi könyvelés részére, · a kapcsolódó kimutatások elkészítése.

85

A gazdálkodó szervezetek sokféle bérezési formát alkalmaznak, amelyek közül a legelterjedtebb az idbér. Alapja a havi bér megállapítása. A fizikai munkát végzk esetében gyakran órabér, illetve teljesítménybér jelenti a fizetés formáját. Az órabérnél a ledolgozott órák, a teljesítménybérnél a kialakított normák alapján kapják a dolgozók a bérüket. A kereskedelemben használatos a jutalékos rendszer, amelynek leggyakoribb változata az, amikor a forgalomban dolgozók az elért forgalomból meghatározott százalékban részesülnek, nincs állandó bérük (ezt tiszta jutalékos rendszernek hívjuk). De ugyanez a százalékos fizetési forma jellemz például az ügynöki hálózat tevékenységére is. Végezetül még egyfajta bérforma a szolgáltatásból, nevezetesen arról van szó, hogy a dolgozók egy elre meghatározott összeget naponta leadnak a munkáltatónak, teljesen függetlenül attól, hogy aznap mekkora forgalmat értek el. Természetesen a leadandó összeg a korábbi forgalmak ismeretében került meghatározásra. A dolgozókat belépéskor kell nyilvántartásba venni és kiállítani az egyéni bér- és munkaügyi nyilvántartólapot. A kiállítás alapját a dolgozók személyi adatait tartalmazó okmányok képezik, illetve a munkáltatóval történ fizetési megállapodás. A bérek és a növel, illetve csökken tételek rendszeresen, a bérkifizetéseknek megfelel idszakonként kerülnek fel a nyilvántartó lapokra, bizonylatok alapján vagy számítás eredményeként. A fizetési jogcímek (bruttó bér, növel tételek, csökkent tételek, nettó bér) mindegyikéhez fkönyvi elszámolás tartozik, tehát felhasználásukkal egyszervé válik a fkönyvi feladás összeállítása. A bérelszámolással kapcsolatos bizonylatok nagyon sokfélék lehetnek. Ilyen bizonylat például a munkautalvány, amelyek az órabér, illetve a teljesítménybér elszámolásához szükségesek. De alapvet bizonylat még a munkahelyen eltöltött id igazolására szolgáló jelenléti ív (vagy vele egyenérték egyéb igazolás), a betegszabadság igazolása, a fizetett szabadság igazolása, a bírósági letiltások és minden más olyan bizonylat, amely befolyással van a dolgozó bérének alakulására. MUNKAÜGYI- ÉS BÉRNYILVÁNTARTÓ LAP MUNKAÜGYI ADATOK A DOLGOZÓ SZEMÉLYI ADATAI MUNKAIDADATOK A LEDOLGOZHATÓ ÉS A LEDOLGOZOTT MUNKAID ADATAI BÉRADATOK AZ IDSZAKONKÉNTI BRUTTÓ BÉR, A NÖVEL ÉS A CSÖKKENT BÉRTÉTELEK, A NETTÓ BÉR ADATAI
21. ábra: Munkaügyi- és bérnyilvántartó lap

A bérkifizetések idszakában az elszámolt bérekrl bérjegyzék készül munkahelyenként és azon belül dolgozónként. Ezenkívül minden dolgozó egyéni bérlapot is kap, amely egyrészt okmány, másrészt a jövedelemadó bevallásához szükséges (elssorban akkor, ha a dolgozó egyéni bevallást készít). A bérjegyzék készítése nem kötelez, egyéni bérlapot viszont minden dolgozónak kapni kell. A bér átvételének igazolása a bérjegyzéken történik, amennyiben elhagyjuk a bérjegyzéket, akkor az egyéni bérlap egyik példányán.

86

A rendszer a fkönyvi könyvelés részére, meghatározott idszakonként feladást készít és küld meg. A feladás tartalma: · fkönyvi szám, · fkönyvi számla megnevezése, · tartozik forgalom, · követel forgalom.
4.2.5.2 Számítógépes feldolgozás Kódszámrendszer

DOLGOZÓKÓD

SZERVEZETI SÉGKÓD FKÖNYVI SZÁM JOGCÍMKÓD

Egyedi nyilvántartási szám, amely a dolgozók azonosítására szolgál. EGY- A dolgozók munkahelyének a kódszáma. A számlatükör számlaszámait tartalmazza. A felosztott bértételekre utal. A mozgásnemekhez hasonló elveken mködik, amennyiben itt is vannak növel és csökkent tételek. Növel tétel lehet például a családi pótlék vagy más egyéb pótlék, míg csökkenést jelent a személyi jövedelemadó, a bírósági letiltás, a nyugdíjjárulék és még számtalan más tétel.

Input adatok

Törzsállomány A bérelszámolás legterjedelmesebb törzsállománya a dolgozói törzs, hiszen tartalmaznia kell minden olyan adatot, amely a dolgozókra vonatkozik és kapcsolatban van a bér- és munkaügyi nyilvántartással. DOLGOZÓTÖRZS DOLGOZÓKÓD DOLGOZÓ NEVE ANYJA NEVE LAKCÍM BEOSZTÁS BÉRFORMA BÉR (bérformának megfelelen) SZERVEZETI EGYSÉG KÓD MUNKÁBA LÉPÉS DÁTUMA GYERMEKEK SZÁMA SZERVEZETI EGY- SZERVEZETI EGYSÉGKÓD JOGCÍMTÖRZS SÉGTÖRZS JOGCÍMKÓD JOGCÍM MEGNEVEZÉSE FKÖNYVI SZÁM TARTOZIK FKÖNYVI SZÁM KÖVETEL Forgalmi állomány

87

A forgalmi adatok a bér- és munkaügyi nyilvántartólapokra kerülnek felvezetésre folyamatosan a korábban említett bizonylatok alapján, kiegészítve a megfelel jogcímkóddal. A jogcímkódok szerinti könyvelés az analitikával egyidben biztosítja a megfelel fkönyvi számlákra történ elszámolást is.
Output adatok

A bérelszámolással kapcsolatban az alábbi eredményadatok kérhetk le: TÖRZSLISTÁK · A törzsadatok listaszer lekérése. NYILVÁNTARTÓ LA- · A dolgozók bér- és munkaügyi adatainak nyilPOK vántartására és elszámolására szolgál. BÉRJEGYZÉK · Szervezeti egységek és azon belül dolgozónként tartalmazza a jogcímek szerinti bérfelosztást és a kifizetend bért. JOGCÍMENKÉNTI KI- · Jogcímek szerint tartalmazza az összes dolgozó MUTATÁS vonatkozásában a növel és a csökkent tételeket. MUNKAIDKIMUTATÁ · Tartalmazza a ledolgozható és a ténylegesen S ledolgozott munkaid arányát dolgozónként és összesen. FELADÁS · A fkönyvi könyvelés részére továbbítandó output a bérekkel kapcsolatos költségek (jogcímek) értékadatairól. EGYÉB OUTPUTOK · A felhasználók egyéb igényei szerint összeállított outputok. 4.2.6 A leltározás
4.2.6.1 A leltár fogalma és a követelmények

A leltározás az a tevékenység, amelynek során a gazdálkodó szervezet a tulajdonában lev, használatába adott eszközök és forrásaik valóságban meglev mennyiségét megszámlálással, méréssel, illetve a nem mérhetknél egyeztetéssel hitelesen megállapítja. A leltározási tevékenységhez tartozik a könyv szerinti (nyilvántartás szerinti) állomány és a tényleges állomány közötti különbözet (ha van) megállapítása és elszámolása. Végül a mennyiségi adatok és az értékelési szabályok alapján meg kell határozni a vagyonrészek értékét is. A pontosan felvett és helyesen értékelt leltárak a beszámolójelentés valódiságának alapokmányai. Ilyeneknek azonban csak akkor tekinthetk, ha megfelelnek a leltárakkal szemben támasztott alábbi követelményeknek: · teljesség, · valódiság és · világosság. A teljesség azt jelenti, hogy a leltáraknak a gazdálkodó szervezet valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell. A valódiság szerint a leltárnak tükröznie kell a leltározás során fellelt tényleges mennyiségeket és a helyesen megállapított értékeket.

88

A világosság követelménye pedig azt jelenti, hogy a leltáraknak áttekinthetknek kell lenniük (leltározási helyenként tartalmazza az ott fellelt vagyontárgyakat). A leltárfelvétel bizonylatok alapján történik, a legfontosabb leltározási bizonylatok a leltárfelvételi jegyek és a leltárfelvételi ívek. A bizonylatokkal szemben támasztott követelmények: · minden olyan követelmény, amelyet a bizonylatokkal szemben kell támasztani (errl már korábban volt szó), · valamennyi rovat kitöltése vagy a kitöltésre nem kerül rovatok áthúzása, · a bizonylat kiállítójának és az abban szerepl adatok helyességéért felels személynek vagy személyeknek az aláírása. Minden leltárnak tartalmaznia kell · a gazdálkodó szervezet megnevezését, · a leltár megjelölését, · a leltározási hely megnevezését, · a leltárbizonylatok számát, · a leltározás megkezdésének és befejezésének idpontját, valamint a leltár fordulónapját, · a leltározott eszközök és források meghatározását, · a leltározott eszközök és források fellelt mennyiségét, mennyiségi egységét, nyilvántartási árát és értékét, · a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, · a leltározás végrehajtásáért és az ellenrzéséért felels személyek aláírását.
4.2.6.2 A leltározás módja és idpontja

A leltározás módja annak meghatározását jelenti, hogy a leltározást hogyan kell végrehajtani. Ez lehet mennyiségi felvétel, illetve egyeztetés. A mennyiségi felvétel a tényleges megszámlálást jelenti. A mennységi felvétel kétféleképpen hajtható végre · a nyilvántartásoktól függetlenül, a nyilvántartással történ utólagos összehasonlítással vagy · a nyilvántartások alapján, a felvétel során a tényleges mennyiséggel történ összehasonlításával. Az egyeztetés a fkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal (bank kivonatok, egyeztet levelek, számítások stb.) történ összehasonlítását jelenti. A leltározás elvégezhet folyamatosan vagy fordulónappal. A folyamatos leltározás a leltározási kötelezettség alá tartozó eszközök mennyiségének és értékének elre meghatározott idtartamon belüli megállapítása. A folyamatos leltározás elfeltétele · az elírásszer, naprakész nyilvántartás vezetése, amelynek alapján a hiányok és a többletek azonnal megállapíthatók rögzíthetk, illetve · hogy az azonos készletek (készletcsoportok) leltárfelvétele a gazdálkodó szervezet egész területén egyidejleg, azonos idtartamon belül történjen. Fordulónapi leltározás esetén a leltárt elre meghatározott naptári napra vonatkoztatva kell megállapítani. A fordulónapi leltározáshoz a fordulónapig kiállított mozgás89

bizonylatokat fel kell dolgozni, a nyilvántartásokat le kell zárni, hogy a leltározott és a könyv szerinti készletek egyeztethetk, a leltárkülönbözetek megállapíthatók legyenek.
4.2.6.3 A leltározás végrehajtása

A leltározás szervezett végrehajtásához a gazdálkodó szervezetek évente leltározási utasítást, ütemtervet készítenek. Az utasításban rögzíteni kell, hogy ki a felels a leltározás irányításáért, a leltár szabályszerségéért. Ki kell jelölni továbbá a leltározási helyeket (ahol a leltárfelvétel történik), a leltározókat, valamint a leltárellenröket. Tartalmaznia kell az utasításnak a fentieken túlmenen még a leltárfelvétel megkezdésének és befejezésének idpontját, valamint a leltárkiértékelés, a különbözetek megállapítása, rendezése stb. végrehajtásának véghatáridejét. A mennyiségi felvétel során · meg kell állapítani a leltározott eszköz mennyiségét, · meg kell jelölni a már leltározott eszközöket, egyrészt a teljesség biztosítása, másrészt a ketts felvétel elkerülése érdekében, · ellenrizni kell, hogy a leltározott eszköz teljes érték-e, · meg kell állapítani a leltár felvétele és fordulónapja közötti készletmozgást, ha a felvétel napja és a fordulónap nem esik egybe. A leltározással kapcsolatos ügyviteli feladatok a következk: · a leltározott eszközök, készletek azonosítási adatainak, mennyiségi egységének, mennyiségének rögzítése a leltárfelvételi bizonylaton, · a leltározás után a leltárbizonylatok rendezése, csoportosítása, · leltárösszesít készítése, majd a leltárbizonylatokkal történ egybevetése, · a könyv szerinti készlet felvezetése a leltárösszesítre, majd ezt követen a hiányok, illetve a többletek megállapítása. 4.2.7 A számlázás alrendszere a számlázás ügyvitele az értékesítési folyamat ügyvitelének része. Az értékesítési ügyvitel a gazdálkodó szervezeteknél a tevékenység ­ termelés, kereskedelem, szolgáltatás ­ realizálásának folyamatát, annak jogi, kereskedelmi árképzési, adó, pénzügyi, számviteli elírások szerinti - okmány nyilvántartását, - adat nyilvántartását, - adat feldolgozását, - információ elállítását foglalja magában. Az értékesítési ügyvitel folyamata három részre bontható: · értékesítést megelz: a termék, áru átadását, a szolgáltatás teljesítését megelz szerzdések, okmányok, iratok elkészítése, nyilvántartásának vezetése: pl. rendelésállomány nyilvántartás. · értékesítéssel egyidej: a termék, áru átadásával, vagy a szolgáltatás teljesítésével kapcsolatos bizonylatok kiállítása, a teljesítés hitelt érdeml igazolása.

90

· értékesítést követ számlázási ügyvitel: az értékesítést (teljesítést) igazoló okmányok, alapbizonylatok alapján, - számlák elkészítése, átadása a vevnek, - az értékesített termék, áru vagy szolgáltatás értékének beszedése, - számlák adatainak bels feldolgozása, - adó, pénzügyi, számviteli, könyvviteli, kereskedelmi, statisztikai és egyéb információk.
A rendszer feladata

· a számlakészítés · az értékesítési kimutatás készítése, - cikkenként, - vevnként, - fkönyvi számlánként. · a kimen számlanyilvántartás ­ a kimen számlákhoz kapcsolódó Áfa kimutatás (tételes és összesített), · a rendszerhez kapcsolódó - készlet, - fkönyvi, - pénzügyi feladások elkészítése, · az árak nyilvántartása, - cikkenként, - vevnként, · a másodlagos költségkigyjtés, · fkönyvi számlákhoz kapcsolódó gyjtés, · a partnerállománnyal (vevkkel) kapcsolatos adatszolgáltatás, · az incassó, a fizetési határid nyilvántartás és a levelezéshez címke készítés.
Kódszámrendszer

Cikkszámkód: a számlázandó termék vagy szolgáltatás egyértelm azonosítására szolgáló 12 pozíciós alfanumerikus kód. Felépítésében kötetlen, azonban célszer, ha megegyezik a készletnyilvántartás cikkszámával, vagy készletkódjával. Partnerkód: a vev azonosítására szolgáló 5 pozíciós alfanumerikus kód. Fizetési mód kód: a számlakészítésnél alkalmazott fizetésmódokat tartalmazza. Kimen számlaszám kód: folyamatos sorszám, 6 jegy (az induló számlaszám beadása után a rendszer automatikusan képezi). Áfa kód: az érvényes Áfa kulcsokat azonosítja, 1 karakteres numerikus kód. Fkönyvi számlakód: a számlatükör által megadott hosszúságú kód.

91

Input adatok

Törzsállomány CIKKTÖRZSÁLLOMÁNY CIKKSZÁM KÓD CIKK MEGNEVEZÉSE MÉRETE, MINSÉGE MENNYISÉGI EGYSÉG, NYILVÁNTARTÁSI EGYSÉGÁRA FKÖNYVI SZÁMLASZÁM (készletszámla vagy tárgyi eszköz számlaszám) PARTNERTÖRZSÁLLO- PARTNERKÓD (VEVKÓD, SZÁLLÍTÓKÓD) MÁNY PARTNER NEVE PARTNER CÍME TELEFON/FAX BANKSZÁMLASZÁM ADÓIGAZGATÁSI SZÁM FIZETÉSI MÓD FIZETÉSI MÓD TÖRZS FIZETÉSI MÓD KÓD FIZETÉSI MÓD MEGNEVEZÉSE ÁFA TÖRZS ÁFA KÓD ÁFA KULCS FKÖNYVI SZÁMLA FKÖNYVI SZÁM TÖRZS FKÖNYVI SZÁMLA MEGNEVEZÉSE MÉRLEGKÓD NYITÓ ÉRTÉK TARTOZIK NYITÓ ÉRTÉK KÖVETEL NYITÁS DÁTUMA Forgalmi adatok A rendszer forgalmi adatainak a bizonylatai a következk: - szállítólevelek, - átvételi elismervények, - szolgáltatás teljesítését igazoló okmány, - diszpozíció, raktár kivételezési jegy.
Output adatok

Törzslisták: a törzsadatok listái. Számla: többféle méretben készül kötelez adattartalom szerint. Feladások, kimutatások: havonta, hetente stb. el kell készíteni az analitikus feladásokat és a különböz kimutatásokat: - vev folyószámla terhelés a folyószámla könyvelés és/vagy a pénzügyi alrendszer részére, - a vev általános forgalmi adó nyilvántartás kimutatása (folyószámla könyvelésen belül), - fkönyvi könyvelés feladás a fkönyvi alrendszer részére, - az analitikus készletnyilvántartás (a készletnyilvántartási alrendszer) részére feladás az értékesített készletekrl, 92

-

értékesítési kimutatás vev fkönyvi számlánként, partnerenkénti ­ cikkenkénti értékesítési kimutatás, cikkenkénti értékesítési kimutatás, ÁFA kimutatások a kimen számlák alapján, ÁFA kulcsonként, teljesítés kelte szerinti kimutatás az ÁFÁ-ról.

4.2.8 Iratkezelés Feladata: biztosítani az iratok azonosítását, nyilvántartását, mozgásának és elintézésének követését, átmeneti és szükség esetén tartós tárolását. Az iratok keletkezése: - környezetbl (érkezés és irányulás) - rendszeren belüli mozgás Iratkezelés módja: - centralizált: kisebb rendszerekben oldható meg - decentralizált: nagy rendszerekben részlegenként, telephelyenként célszer az operatív iratkezelést (amíg az iratban foglalt ügy véglegesen nem kerül elintézésre) megvalósítani - Az archiválást is célszer centralizálni. Operatív iratkezelés. Az iktatás történhet: - idrendi sorrendben vagy - tárgy szerint Iktatás során rögzíteni kell: - az irat azonosító (iktató) számát, mely valójában kód, betket is tartalmazhat. Lehet egyszer sorszám, de csoportképz ismérveket is beépíthetünk az iktató számba. - beérkezés idpontját, - az irat küldjét vagy elállítóját, - címzettjét, - az irat további sorsát: elküldés, archiválás stb. - az irat tárgyát, vagy tartalmát. - szükség szerint meg kell oldani az elzményekkel való kapcsolat kimutatását. Ez megoldható: - iktató számokra való hivatkozással (az elzmény iktató számát beírjuk az új irathoz és fordítva) Ez a megoldás kevés elzményt tartalmazó iratból álló ügy esetén célszer. - tárgy szerinti összekapcsolással: ehhez tárgymutatót kell kialakítani, az egyes tárgykörökhöz kódszámot rendelünk. Ez esetben az üggyel kapcsolatos valamennyi írat azonos iktatószámot kap, a további iratok perszámmal csatlakoznak az eredeti irathoz. A sok iratból álló ügyek esetén célszer alkalmazni.
Iratnyilvántartás

- Naplórendszer: iktatókönyv használatával, melynek rovatbeosztása igazodik a nyilvántartani kívánt adatokhoz. Annyi iktatókönyvet kell vezetni, ahány 1tl kezdd sorszámunk van. Gondoskodni kell a megfelel szabályozásról: iktató szám alkalmazásának módja, hol és ki vezetheti az iktató könyvet. 93

- Kartotékrendszer: minden iratról, vagy az ügyek csoportjairól külön kartotékot fektetnek fel. Ennek akkor van értelme, ha feltételezhet, hogy 1-1 ügy elintézése kapcsán számos irat keletkezik. Ilyen esetben nem célszer az évenkénti újrakezdés sem. Az ilyen iktatási módhoz karton törzskönyv tartozik, melybl ellenrizni tudjuk, hogy milyen kartonjaink vannak. A könyv sorszámos, tárgykód-sorrendes, esetleg más szempontok szerint is vezetett nyilvántartás. Nagyszámú kartoték esetén használhatunk perem, rés vagy fénylyukkártyákat. Interaktív elektronikus adatfeldolgozás tárgyi feltétele, hogy az iktató, iratkezel helyeket megfelel számítógépekkel szereljük fel.
Irattárolás

Az elintézés függvényében lehet: - operatív: intézés alatt lév iratok tárolása az ügyintéznél. - átmeneti: már várható, hogy az iratra rövidebb idn belül szükség lesz. - archiv: a már elintézett ügyek és iratok elírásszer, hosszútávú megrzése. A tárolási helynek ki kell tnnie az iratnyilvántartásból. Az irattárolás megszervezésének alapkövetelményei: - biztosítva legyen az iratok hiánytalan, károsodásmentes megrzése, - gyors visszakeresése - elkülönítetten kell archiválni a könyvviteli és azon bizonylatokat, melyeket az Iratkezelési szabályzat ebbe a körbe utal. Az Iratkezelési szabályzatban a kezelésükre vonatkozó külön elírásokat, elévülési idt is ki kell dolgozni. Az Iratkezelési szabályzatot a Levéltárnak be kell mutatni. Külön kell gondoskodni az utókor számára is értékes okmányok kezelésérl.

94

5. Könyvelési rendszer feladatok
5.1 A FKÖNYVI KÖNYVELÉSI RENDSZER
5.1.1 feladat
Fkönyvi kivonat és naplóforgalom összeállítása

Egy közepes méret vállalkozás fkönyvi rendszere számítógépen van, a törzs- és forgalmi adatállományok karbantartása megközelítleg naprakész. Jellemz adatok: - A számlatükör szerint kialakított és megnyitott fkönyvi számlák száma 140. - A vállalkozás ketts könyvvitelt vezet. - A fkönyvi rendszer és az analitikus nyilvántartások hálózati kapcsolatban vannak egymással, a feladások az analitikától havi rendszerességgel érkeznek, szerkezetük egységes. - A leghosszabb fkönyvi szám 3 karakter. A rendszer ötféle naplóra könyvel, a naplókat havonta nyitják és zárják, a bontás a következ: Banknapló Pénztárnapló = Bevételi napló = Kiadási napló Szállítónapló Vevnapló Vegyes napló = Befektetett eszközök naplója = Készletek naplója = Költségek naplója

95

Vezeti információs igény

A. FKÖNYVI KIVONAT KÉSZÍTÉSE EGY AKTUÁLIS IDPONTBAN B. B: HAVI NAPLÓFORGALOM FKÖNYVI SZÁMOK SZERINTI BONTÁSBAN Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK output tartalmát, rendezettségét, összegfokozatait! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom), FORGALMI ADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igények összeállításához közvetlenül szükségesek!
Vezeti információs igény

A. 1. 2. FKÖNYVI KIVONAT .... ÉV ....HÓ .... NAPIG 3-4. 5-6.

Rendezettség: Összegfokozatok:

1. 1. 2.

B. 1. HAVI NAPLÓFORGALOM FKÖNYVI SZÁMOK SZERINT .... ÉV 2. 3. 4.. 5. 6-7.

Rendezettség:

1. 2. 3. 1. 2.

Összegfokozatok:

96

KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. 2. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. 2.

Hossza

Felépítése

Tartalma

FORGALMI ÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. 2. BIZONYLATOK 1.

Tartalma

5.1.2 feladat A gazdálkodó szervezet költségeinek és bevételeinek nyilvántartása számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemz adatok:

· 576 egység van (például vállalkozásoknál boltok, pénzintézetnél fiókok, költségvetési szervnél intézetek, vagy iskolák). Az egységek 12 megyében találhatók, a település típusa szerint megyénként 5 városban, 8 községben és 12 egyéb lakott helyen belül pedig mindenhol csak egy egység található. · Az egységek hatféle típusba sorolhatók. A típusnak csak a kódszámát használjuk, a megnevezésére nincs szükség. Várhatóan rövid idn belül szükség lesz rá. · Többféle szolgáltatás van, de egy adott egység mindig ugyanazt az ötféle szolgáltatást nyújtja. A szolgáltatásnak csak a kódszámát használjuk, a megnevezésére nincs szükség. · A gazdálkodó szervezet a szolgáltatásait reklámozza újságon keresztül, a TV-ben, vagy a rádióban.
Vezeti információs igény:

Egységenként és szolgáltatásonként a reklám költsége, valamint a reklám megjelenésének dátuma eltti és utáni negyedéves idszakok bevétele. Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNY output tartalmát! Válasszuk ki a rendszerbl azt a KÓDSZÁMOT (hossz és felépítés), TÖRZSÁLLOMÁNYT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igény összeállításához közvetlenül szükségesek! 1. Vezeti információs igény 97

1. mez 2. KÓDSZÁM Megnevezés 1.

2. mez

( .......... két idszak) 3. mez 4. mez 5. mez

6. mez

7. mez

Hossza

Felépítése

3. TÖRZSÁLLOMÁNY Megnevezés 1.

Tartalma

4. BIZONYLATOK 1. 2. 3. 5.1.3 feladat A pénzintézet számlavezet rendszerének analitikus nyilvántartása számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemz adatok:

· 30 féle tranzakció van, amelyek iránya terhelés és jóváírás lehet. Az irány megkülönböztetése szükséges. · A fkönyvi számok hosszát és felépítését a pénzintézet számlatükre tartalmazza, a kódszámot kidolgozni nem kell. · A számlatulajdonosok azonosítójaként a pénzintézet az érvényben lév bankszámlaszámot használja, tehát ennek a kidolgozása sem szükséges. · Az idsoros könyvelés 3 féle naplóra történik, naplónként pedig három féle bontásban kerülnek az adatok a nyilvántartásba. · A naplókat havonta nyitják és zárják.
Vezeti információs igény:

Havonta fkönyvi számonként és számlatulajdonosonként a tranzakciók típusa szerinti bontásban a forgalom értéke.
Feladat

Állítsa össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNY output tartalmát! Válassza ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT 98

(tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igény összeállításához közvetlenül szükségesek! Havonta fkönyvi számonként és számlatulajdonosonként a tranzakció típusa szerinti bontásban a forgalom értéke. 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez

2. KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. 2. 3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. 2. 3. 4. 4. BIZONYLATOK 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Hossza

Felépítése

Tartalma

5.1.4 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes fkönyvi és folyószámla könyvelési rendszerérl.
Jellemz adatok

· · · · ·

a vállalkozás telephelyeinek száma: 8 a megnyitott fkönyvi számlák száma: 150 a legmélyebb bontású fkönyvi szám: 6 pozíció könyvelési tétel száma havonta: 1000 a fkönyvi naplók megbontása telephelyenként és azon belül bizonylat fajtánként történik · a szállítók száma: 90 · könyvelési naplót és fkönyvi kivonatot, és fkönyvi számlalapot havonta készítenek, mérleget negyedévente készítenek.
1. Vezeti információs igény

99

Állítsa össze a Fkönyvi számlalap tételsor fejlécének adatmezit, amely könyvelési dátum szerint növekv sorrendben tartalmazza a lekönyvelt bizonylatok adatait. Banknév Fkönyvi Számlalap Fkönyvi szám: Fkönyvi számla megnevezés: Dátum:

2. KÓDSZÁMOK (csak a fkönyvi számlalaphoz szükséges kódokat kell megadni). Megnevezés Hossza Felépítése

3. TÖRZSÁLLOMÁNY (csak a vezeti információs igényhez szükséges törzsadatokat kell megadni). Megnevezés Tartalma

4. BIZONYLATOK Sorolja fel a fkönyvi könyvelési rendszer által használatos alapbizonylatok fajtáit.

5.1.5 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes fkönyvi és folyószámla könyvelési rendszerérl.
Jellemz adatok

· a megnyitott fkönyvi számlák száma: 350, · a legmélyebb bontású fkönyvi szám: 6 pozíció · könyvelési tétel száma havonta: 1500, 100

a vállalat üzemeinek száma: 6, a raktárak egyraktáros rendszerek, és minden üzemnek van egy raktára, minden üzemnek külön adminisztrációja és önálló kontírozó könyvelje van, a fkönyvi naplók megbontása üzemenként és azon belül bizonylatfajtánként történik, · az üzemek egymásnak is nyújtanak szolgáltatást, amelyet bels számlákkal bizonylatolnak, · a szerzdéses vevk száma 200, a szállítók száma 30, · könyvelési naplót és fkönyvi kivonatot havonta készítenek, mérleget negyedévente készítenek.
1. Vezeti információs igény

· · · ·

Állítsa össze a könyvelés naplóforgalmi lista tételsor fejlécének adatmezit, amely könyvelési dátum szerint növekv sorrendben tartalmazza a kontírozott bizonylatok adatait! Naplóforgalmi lista
Idszak: Naplókód: Napló név: Dátum: Oldal:

2. KÓDSZÁMOK
Megnevezés Hossz Felépítés

3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés

Tartalom -

4. BIZONYLATOK

5.2 A PÉNZÜGYI ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁS
5.2.1 feladat Egy pénzintézet (vállalkozás) költségvetési intézmény pénzügyi rendszere számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész. 101

Jellemzk:

-

300 partner van, amelyek lehetnek szállítók is és vevk is. A megoszlás ágazat és típus szerint a következ 15 pénzintézet ebbl - 1 állami szerv - 14 részvénytársaság 45 költségvetési intézmény, mind állami szerv 240 egység vállalkozás ebbl - 150 Kft - 20 részvénytársaság - 25 vegyes vállalat - 45 magánvállalkozó - A számlatükör szerinti legmélyebb bontású számla száma: 463-10 - 6 féle fizetési mód van. A kódszám kialakításánál figyelembe kell venni azt is, hogy a partner szállító is és vev is lehet. - A könyvelés folyamatát idsorosan is nyilvántartják a megfelel fkönyvi számlákhoz kapcsolódva. - A fkönyvi számlákat évente zárják és nyitják.
Vezeti információs igény

Meghatározott hónapra vonatkozóan fkönyvi számonként, partnerként és fizetési módonként az elzetesen felszámított, illetve a fizetend ÁFA kulcsa és összege. Állítsuk össze a vezeti információs igény output tartalmát! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a kódszámokat, törzsadatokat és bizonylatokat, amelyek a fenti vezeti igény összeállításához szükségesek! Meghatározott hónapra vonatkozóan fkönyvi számonként, partnerként és fizetési módonként az elzetesen felszámított, illetve a fizetend ÁFA kulcsa és összege. (....év...................hó.........nap) 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez

1. mez

8. mez

Kódszámok

Megnevezés 1. 2. 3.
Törzsállományok

Hossza

Felépítése

Megnevezése 1.

Tartalma

102

2. 3.
Bizonylatok

1. 2. 3.
BERUHÁZÁSOK NYILVÁNTARTÁSA

5.3

A

ÉS

A

BEFEKTETETT

ESZKÖZÖK

ANALITIKUS

5.3.1 feladat
Befektetett eszközök állományváltozása

A vállalkozás befektetett eszközeinek analitikus nyilvántartása számítógépen van, az állományok karbantartása megközelítleg naprakész. Jellemz adatok: - 300 féle befektetett eszköz van. Az eszközök az azonosítót mindig akkor kapják, amikor a vállalkozás állományába és nyilvántartásába kerülnek. Olyan kódszámot kell, kidolgozni, amelybl egyértelmen megállapítható, hogy a bekerülés melyik negyedévben történt. - 25 féle tranzakció van, a tranzakciók (mozgásnemek) könyvelésekor a rendszer automatikusan fkönyvi számlákra is könyvel. - A nyilvántartás egyedi. - Az értékcsökkenési leírás gyakorisága negyedéves, féléves, illetve éves, módszerei többfélék. - Az állományváltozások kiíratandó értékadatai a bruttó érték, az értékcsökkenés összege és a nettó érték.
Vezeti információs igény

MOZGÁSNEMENKÉNT ÉS ESZKÖZÖNKÉNT AZ ESZKÖZÖK ÁLLOMÁNYVÁLTOZÁSA AZ 1997. ÉV I: FÉLÉVÉBEN Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK output tartalmát, rendezettségét, összegfokozatait! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom), FORGALMI ADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igények összeállításához közvetlenül szükségesek!
Vezeti információs igény

MOZGÁSNEMENKÉNT ÉS ESZKÖZÖNKÉNT AZ ESZKÖZÖK ÁLLOMÁNYVÁLTOZÁSA AZ 1997. ÉV I: FÉLÉVÉBEN

103

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Rendezettség:

1. 2. 1. 2. 3. Hossza Felépítése

Összegfokozatok:

KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. 2. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. 2.

Tartalma

FORGALMI ÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. BIZONYLATOK 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Tartalma

5.3.2 feladat Egy közepes méret vállalkozás a befektetett eszközeit számítógépen tartja nyilván. Az adatbázis tartalmazza az immateriális javak és a tárgyi eszközök összes lehetséges törzsadatát a forgalom karbantartása naprakész. A befektetett pénzügyi eszközöket a vállalkozás nem ebben a rendszerben tartja számon. Jellemzk: · 200 db tárgyi eszköz van, amelyen belül az eszközfajták: 5 db ingatlan 45 db mszaki berendezés

104

150 db egyéb berendezés · 40 db szoftver van (immateriális javak), amelyen belül az eszközfajták: 10 db szövegszerkeszt rendszer 12 db számviteli és kereskedelmi rendszer 9 db rendszerszoftver 9 db egyéb rendszer · Az eszközök nyilvántartása csak egyedi · Az értékcsökkenési leírás negyedéves, illetve féléves, módja lineáris. Válasszuk ki a rendszerbl a szükséges kódszámokat és törzsadatokat, határozzuk meg a szükséges bizonylatokat és mozgásnemeket, ha a vezet az alábbi aktuális információkat igényli: · Fkönyvi számonként az eszközök bruttó értéke és nettó értéke · Az év elejétl elszámolt értékcsökkenés összege eszközönként és összesen. KÓDSZÁMOK (mindegyik numerikus) Megnevezés Hossza 1. 2. 3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. 2. 3. BIZONYLATOK 1. 2. 3. 4. 5. 6. MOZGÁSNEMEK Növekedés 1. 2. 3. Tartalma Felépítése

Csökkenés 1. 2. 3. 4. 5. 6.

105

5.3.3 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes befektetett eszköz nyilvántartásáról
Jellemez adatok

-

-

-

egy vállalkozásnak 9 megyében /és megyénként átlagosan 20 kirendeltsége van. (összesen: 180 kirendeltség) A befektetett eszközök fajtái a következk: Tárgyi eszközök: 180 db ingatlan 290 db berendezés 510 db egyéb berendezés Immateriális javak: 10 db felhasználói szoftver (pénzügyi számviteli) 180 db rendszerszoftver 25 db egyéb rendszer Eszközök nyilvántartása egyedi ÉCS leírás idszaka havonta ÉCS leírás módja csak egyféle lehet /lineáris/ A vállalkozás az eszközeit évente leltározza A befektetett eszközök fkönyvi besorolásához 6 jegy fkönyvi számokat alkalmaznak A havi állományváltozásokat mozgásnemenként tartja nyilván /6 növekedés és 7 csökkenés jelleg mozgásnemet különböztetnek meg, melyet irányonként külön sorszámoznak/ A vállalkozásnak 300 fállású alkalmazottja van (180 havi béres, 120 teljesítmény béres) A dolgozók azonosítása FEOR (4 pozíció) szerint és azon belül sorszámozással történik. A dolgozók tevékenység szerinti besorolásához elegend 25 FEOR szám. A kirendeltségkódban az els karakteren szerepel a megye azonosító, majd azt követi a megyén belüli sorszám.

Vezeti információs igény

a. Tervezze meg egy lista fejlécet, amely kirendeltségenként, tartalmazza a befektetett eszközök mozgásnemenkénti állományváltozását. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. b. Dolgozóknál lév eszközök bruttó és nettó értéke kirendeltségenkénti bontásban. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Kódszámok

(csak a vezeti információs igényhez) Megnevezés Hossz 1. 2. 3.

Felépítés

106

4.
Törzsállományok

(csak a vezeti információs igényhez szükséges törzsadatokat kell megadni). Megnevezés Tartalom 1. 2. 3. 4. Bizonylatok

(Csak a vezeti infós igényhez szükséges) 1. 2. 5.3.4 feladat Egy vállalkozás a tárgyi eszközeit számítógépen tartja nyilván.
Jellemzk:

250 db tárgyi eszköz van: · Ingatlan: 3 telek, 4 épület · Mszaki berendezés: 80 szerszám · Egyéb berendezés: 10 tehergépkocsi, 5 személygépkocsi, 38 számítógép, 110 irodatechnikai berendezés Az eszközök nyilvántartása egyedi Az értékcsökkenési leírás alapja a bruttó érték A 600 dolgozó azonosítása nemek és születési évek figyelembevételével történik. 30 szervezeti egység van, amelyek 3 szakmai szempont szerint tagozódnak.
Feladat:

1. Vezeti információs igény: a dolgozóknál lév eszközök mennyisége és nettó értéke munkahelyenként és eszközönként: 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez 2. KÓDSZÁMOK

107

Megnevezés 1. 2. 3. 3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. 2. 3. 4. BIZONYLATOK 1. 2. 3.

Hossza

Felépítése

Tartalma

5.4 A KÉSZLETEK ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSA
5.4.1 feladat
Szállítói teljesítések raktáranként

Egy vállalkozás raktári készlet-nyilvántartási rendszere számítógépen van, a felvitel, illetve az állományok karbantartása megközelítleg naprakész. Jellemz adatok: - A vállalkozásnak jelenleg 70 szállítója van. Az azonosítás 4 karakteres rövid névvel és sorszámmal történik. A sorszám a partnerré válás sorrendjét jelenti. - A raktárak száma öt. A nyilvántartás egyraktáras rendszer, a raktáraknak nincs elnevezésük. - 300 féle készlet van, amelyek 5 fcsoportból állnak, minden raktárnak saját fcsoportja van. A fcsoportok öt alcsoportba, és az alcsoportok 12 csoportba sorolhatók. - A készletek nyilvántartása csoportos, a nyilvántartási ár tényleges beszerzési ár. - A következ hatféle mennyiségi egység fordul el: darab, doboz, láda, csomag, garnitúra, pár. Az azonosító karakteres, és a lehet legrövidebb kell, hogy legyen. - A mennyiségi egység megnevezését a feladatban nem használjuk.
Vezeti információs igény

HAVONTA A SZÁLLÍTÓI TELJESÍTÉSEK RAKTÁRANKÉNTI ÉS KÉSZLETENKÉNTI MENNYISÉGE ÉS ÉRTÉKE Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK output tartalmát, rendezettségét, összegfokozatait! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom), FORGALMI ADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igények összeállításához közvetlenül szükségesek!
Vezeti információs igény

108

HAVI SZÁLLÍTÓI TELJESÍTÉSEK RAKTÁRANKÉNTI ÉS KÉSZLETENKÉNT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Rendezettség:

Összegfokozatok:

1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. Felépítése

KÓDSZÁMOK Megnevezés Hossza 1. 2. 3. 4. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. 2. FORGALMI ÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. BIZONYLATOK 1. 2.

Tartalma

Tartalma

5.4.2 feladat A vállalkozás a vevi megrendeléseket számítógépen tartja nyilván. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a nyilvántartás naprakész. Jellemzk: · 1600 vev van. A vevk csak Budapesten találhatók, csoportosításuk a kerületek figyelembevételével történik, egy kerületben maximum 95 vev lehet. · A megrendelések száma havonta 500 db. · 1500 féle megrendelhet termék van, amelyek 15 fcsoportba, 11 alcsoportba és 9 csoportba tartoznak, a nyilvántartás csoportos. · Mennyiségi egységek: darab, doboz, láda, csomag, pár, kiló, liter. Válasszuk ki a rendszerbl azokat a kódszámokat, törzsadatállományokat és bizonylatokat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a vezet az alábbi aktuális információk igényét megkaphassa. · Vevnként és termékenként az aktuális rendelésállomány mennyisége. KÓDSZÁMOK (mindegyik numerikus) 109

Megnevezés 1. 2. 3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. 2. 3. BIZONYLATOK 1.

Hossza

Felépítése

Tartalma

5.4.3 feladat A gyártási tevékenységet is végz közepes méret vállalkozás készletnyilvántartási rendszere számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a forgalom karbantartása naprakész. Jellemzk: · Három anyagraktár van, amelyek egyraktáras rendszerben üzemelnek. · Öt késztermékraktár van, ezek vevorientáltak, tehát mködési rendszerük többraktáras. · 300 féle anyag van, ezek öt fcsoportba és 12 alcsoportba sorolhatók. · A gyártás során 120 féle késztermék készül, ezek három fcsoportba és kilenc alcsoportba tartoznak. · Az anyagraktárak mennyiségi nyilvántartást vezetnek, a késztermékraktárak az elkészült termékeket mennyiségben és közvetlen önköltségen tartják nyilván. · A nyilvántartás rendszere mindkét raktártípus vonatkozásában csoportos. · A mennyiségi egység csak darab lehet. Válasszuk ki a rendszerbl a szükséges kódszámokat és törzsadatokat, határozzuk meg a szükséges bizonylatokat és mozgásnemeket, ha a vezet az alábbi aktuális információkat igényli: · A készletek mennyisége készletféleségenként, raktáranként és az egész vállalkozásra. · Az elkészült termékek értéke (közvetlen önköltségen) készletféleségenként. A feladat megoldása eltt állítsuk össze a vezeti információs igények output tartalmát, az egyes mezk logikai sorrendjében. Igen nagy segítséget nyújt a továbbiakhoz.
VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK

A készletek mennyisége készletféleségenként, raktáranként és az egész vállalkozásra. 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez Az elkészült termékek értéke (közvetlen önköltségen) készletféleségenként. 1. mez 2. mez 3. mez 110

KÓDSZÁMOK (mindegyik numerikus) Megnevezés Hossza 1. 2. 3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. 2. 3. BIZONYLATOK 1. 2. 3. 4. 5. 6. MOZGÁSNEMEK Növekedés 1. 2. 3. 4.

Felépítése

Tartalma

Csökkenés 1. 2. 3. 4.

5.4.4 feladat A vállalkozás számviteli információs rendszere számítógépesített, a rendszerek egymással hálózati kapcsolatban vannak, közös adatbázist használnak, a karbantartás megközelítleg naprakész. Jellemzk: · 12 bolt van, amelyek 3 megyében találhatók és megyénként 4 féle típusba sorolhatók. · Az árukészlet nyilvántartása csoportos, a 100 áruféleségbl 25 féle a mszaki cikk, 22 féle a ruházati cikk, 18 féle a sportcikk, 8 féle a bútor és 27 féle a játék. · Az 56 partner kódszámának kialakítása a partnerré válás évének figyelembevételével történik. · A számlatükör leghosszabb fkönyvi száma 5 karakteres. A vezet az asztalán lév számítógép segítségével a következ ­azonnali- információkat szeretné lekérdezni: · Adott bolt eladott árukészletének készletféleségenkénti értéke meghatározott napra vonatkozóan. · Adott partner folyószámlájának tartalma.

111

· Az elz évben elszámolt összes értékcsökkenési leírás terv szerinti, terven felüli és kis érték eszközök azonnali leírása bontásban. Határozzuk meg az információkat szolgáltató rendszereket, valamint a vezeti információs igények output tartalmát. Továbbá válasszuk ki az adatbázisból a szükséges kódszámokat és adjuk meg a hosszukat, felépítésüket. Végül írjuk le azokat a bizonylatokat, amelyek szerepet játszanak az outputok elállításában.

Vezetoi lekérdezés

Vezeti információs igények

Adott bolt eladott árukészletének készletféleségenkénti értéke meghatározott napra vonatkozóan. 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez Adott partner folyószámlájának állása. 1. mez 2. mez

3. mez

4. mez

Az elz évben elszámolt összes értékcsökkenési leírás terv szerinti, terven felüli és kis érték eszközök azonnali leírása bontásban. 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. 2. 3. 4. BIZONYLATOK 1. 2. 3.

Hossza

Felépítése

112

5.4.5 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes készletnyilvántartó rendszerérl.
Jellemz adatok:

· egy gyártó cég késztermékeinek száma: 50 · Vásárolt készleteit 10 raktárban tárolja, amelyek egy zárt technológiai rendszerben a technológiai útvonalak mentén tárolhatók és több raktáras rendszer szerint mködik. (Raktárak közötti forgalom létezik). · vásárolt készletféleségek száma: 1000 amelybl 700 anyagféleség, további megmunkálásra 300 árú (amely mind kereskedelmi árukészlet) · az anyagféleségeken belül az 5 féle csoport a következ: 10 nyersanyag, 190 alapanyag, 200 segédanyag, 50 fenntartási anyag, 250 egyéb anyag · 10 féle mennyiségi egység fordul el (amelyeket a kezdbetikkel rövidítenek) · nyilvántartási árként elszámolóárat használnak · a vállalatnál évente leltároznak. 1. Vezeti információs igény Állítsa össze a raktárkészlet kimutatás listájának tételsorfejléc adatait, amely raktáranként készletnövekv sorrendben tartalmazza a készletek azonosító adatait és a készletet mennyiségben és értékben. Cégnév Raktárkészlet kimutatás Raktárkód: Dátum:

1.

2.

3.

4. 5. 6.

2. KÓDSZÁMOK (csak a készletkimutatáshoz szükséges kódokat kell megadni). Megnevezés Hossza Felépítése 1. 2. 3. 3. TÖRZSÁLLOMÁNY (csak a vezeti információs igényhez szükséges törzsadatokat kell megadni). 113

Megnevezés 1.

3. 2.

Tartalma -

4. BIZONYLATOK Adjon meg 2 db készletnövekedéssel, és 2 db készletcsökkenéssel összefügg bizonylatot. 1. 2. 3. 4. 5.4.6 feladat Egy (költségvetési intézmény) vállalkozás készletnyilvántartási rendszere számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemzk:

· 540 féle készlet van, amelyek 9 csoportba sorolhatók. A 9 csoportból 5 csoporton belül 6 féle méret és 5 féle minség fordul el, 4 csoporton belül pedig 12 féle méret van, minség szerinti bontás nincs. · A 100 partnert (szállítót) 5 féle szakma szerint vesszük figyelembe. · A raktárak száma négy. · A készletek nyilvántartása csoportos, továbbá mennyiségi és érték szerinti, a nyilvántartási ár egyedi beszerzési ár. · Csak egyfajta mennyiségi egység fordul el. · Egyféle készletet mindig ugyanaz a szállító szállít és mindig ugyanabba a raktárba · Egyféle készletet mindig ugyanaz a szállító szállít és mindig ugyanabba a raktárba kerül, a rendszer egyraktáras. · Adott szállító mindig ugyanabba a raktárba szállít. 1. Vezeti információs igény: Meghatározott napra vonatkozóan a szállítói teljesítések raktárankénti és készletcsoportonkénti mennyisége és értéke. Állítsuk össze a vezeti információs igény output tartalmát! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a kódszámokat, törzsadatokat és bizonylatokat, amelyek a fenti vezeti igény összeállításához szükségesek! Meghatározott napra vonatkozóan a szállítói teljesítések raktárankénti és 114

1. mez

készletcsoportonkénti mennyisége és értéke (........... év ................... hó) 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez

8. mez

2. KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. 2. 3. 3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. 2. 3. 4. BIZONYLATOK 1. 2. 3.

Hossza

Felépítése

Tartalma

5.4.7 feladat A pénzintézet anyagkészleteinek analitikus nyilvántartása számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemz adatok:

· 80 féle anyagkészlet van. A 20 féle nyomtatvány öt fcsoportból áll, ezen belül négy alcsoportot különböztetünk meg fcsoportonként. Csomagolóanyagból 16 féle van, ezek 4 fcsoportra és fcsoportonként 4 alcsoportra tagozódnak. A 33 féle irodaszer 11 fcsoportból és fcsoportot tartalmaz, itt nincs alcsoportra bontás. A kódszámhoz ellenrzszám is tartozik (algoritmusát nem kell meghatározni). · A készletek nyilvántartása csoportos. · A számlatükör legmélyebb bontása 6 karakter. · A félév során az intézetnél nem történt selejtezés, leltározás csak az év második felében lesz. · Az analitika az általa kezelt fkönyvi számlákat a félév végén zárja és nyitja. A rendszer naplót nem vezet.
Vezeti információs igény:

Az év els félévére vonatkozóan fkönyvi számok és ITJ számok szerint a készletcsoportok készletváltozásonkénti értéke.
Feladat

115

Állítsa össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNY output tartalmát! Válassza ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igény összeállításához közvetlenül szükségesek! Az év els félévére vonatkozóan fkönyvi számok és ITJ számok szerint a készletcsoportok készletváltozásonként értéke (Év .......... I. Félév) 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez 2. KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. 2. 3. 3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. 2. 3. 4. BIZONYLATOK 1. 2. 3. 4.

Hossza

Felépítése

Tartalma

5.4.8 feladat Egy vállalkozás termékeket állít el, s azokat értékesíti. A készletféleségek száma 2500. Ezek saját termelés és vásárolt készletek. · A saját termelés készletek számviteli nyilvántartás szerinti csoportosítása: Félkésztermékek Késztermékek Mindkét fcsoportban 8-8 csoportot különböztetünk meg. · A vásárolt készletek számviteli nyilvántartás szerinti csoportosítása: Alapanyagok Segédanyagok Egyéb anyagok Betétdíjas göngyölegek A vásárolt készletek legnépesebb fcsoportjában 100 cikkcsoport van. 2. A nyilvántartás átlagáras. 3. A raktárak száma 2. 4. A vállalkozás vevi és szállítói (partnerei) lehetnek külföldiek, s belföldiek is. A belföldiek is. A belföldiek az egész országból származhatnak, Budapestrl, illetve a 19 megyébl. Azonosításuk a belföldi-külföldi jelleg, valamint a megye figye116

lembevételével történik. (Nem kell arra számítani, hogy partner székhelyet változtat.) Minden partnerünknek csak egy bankszámlájával állunk kapcsolatban. A vállalkozás több, mint 100 partnerrel dolgozik.
Feladat:

Határozza meg a rendszer egyedeinek azonosító kódolását! Adja meg példaszeren az alábbi két kódot: · Nyersmaratott fogaskerék (ez a félkész termékek 7. csoportja) · Floppy lemezek (ez az egyéb anyagok 92. csoportja) Adja meg a rendszer törzsállományait! Készítsen összegfokozatos listát a határidn belül kiegyenlített, illetve határidn túl 30 napon belül, illetve 30 és 60 nap között ki nem egyenlített vevkövetelésekrl vevnként, számlánként részletezve. (adja meg azt is, hogy milyen rendezettség lehet a lista)! Adja meg azokat a bizonylatokat, melyek a fenti kimutatás összeállításához szükségesek! 1. KÓDOLÁS Megnevezés Hossza Felépítése 1. 2. 3. 2. PÉLDASZER KÓDOK: Nyersmaratott fogaskerék: ........................................ Floppy lemezek: ........................................ 3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés Tartalma 1. 2. 3. 5. VEV KÖVETELÉSEK LISTÁJA (adja meg a táblázat fejlécét, s vázolja a táblázat szerkezetét is) KIMUTATÁS A kiegyenlített, illetve határidn túl ki nem egyenlített vevkövetelésekrl 19.. ... ...

A lista lehetséges rendezettsége: · .................................... · .................................... · .................................... 5. BIZONYLATOK

117

5.4.9 feladat Egy termel vállalkozásnál A készletek · Vásárolt készletek, ezen belül alapanyagok segédanyagok egyéb anyagok göngyölegek a készletféleségek száma 3800, a legnépesebb fcsoporton belül 5 cikkcsoport lehet, s egyes cikkcsoportokba mintegy 110 cikkelem tartozhat. · Saját termelés készletek félkésztermék késztermék A saját termelés készletek legnépesebb fcsoportjában 4 csoport található, csoportonként 8-12 cikket termelnek. 2. A készlet azonosítók minden készletcsoportra azonos szerkezetek. 3. A szállítói számlákat anyagbevételi jegyekkel szerelik, ennek alapján történik a raktári bevételezés. A felhasználásra, illetleg értékesítést megelz kivételezés kivételezési jeggyel történik. 4. A számlatükör legmélyebb bontású fkönyvi száma 6 jegy. 5. A nyilvántartás elszámoló áras. 6. A raktárak száma 2.
Feladat

Határozza meg a rendszer egyedeinek azonosító kódolását! Adja meg példaszeren Tömény kénsav (ez az alapanyagokon belül a 3. Vegyi anyagok csoportban az 1. Sz. anyag) Akkumulátor lemez (ez a félkész termékek között a 4. Akkumulátor elemek csoportban a 7. alkatrész) kódjait. Adja meg a rendszer törzsállományait! Készítsen összegfokozatos selejtezési kimutatást a raktárakban tárolt, selejtezett anyagokról raktárankénti, azon belül fkönyvi számla csoportonkénti bontásban (adja meg azt is, hogy milyen rendezettség lehet a lista)! Adja meg a rendszer bizonylatait! 1. KÓDOLÁS Megnevezés Hossza Felépítése 1. 2. 3. 2. PÉLDASZER KÓDOK: Tömény kénsav: ........................................ Akkumulátor lemez: ........................................ 3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK

118

Megnevezés Tartalma 1. 2. 3. 5. ÖSSZEGFOKOZATOS SELEJTEZÉSI KIMUTATÁS A RAKTÁRI KÉSZLETEKRL (adja meg a táblázat fejlécét, s vázolja a táblázat szerkezetét is) SELEJTEZÉSI KIMUTATÁS A raktári készletekrl 19.. ... ...

A lista rendezettsége: · .................................... · .................................... · .................................... 5. BIZONYLATOK

5.5 A BÉREK ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSA
5.5.1 feladat
Jogcímösszesít szervezeti egységenként és dolgozónként

A gazdálkodó szervezet munkaügyi- és bérrendszere számítógépen van, az adatok felvitele, valamint az állományok karbantartása havi rendszeresség. Jellemz adatok: - 200 dolgozó van. A dolgozók azonosítása a vezetéknevük els két karakterével, és azon belül sorszámmal történik. - Minden dolgozó havibéres, de a hálózatban dolgozók a forgalom után jutalékot is kapnak, amelynek százaléka állandó. - A vállalkozás rendelkezik Budapesten egy központi székházzal, amelyben 20 szervezeti egység van. Ezenkívül ­Budapestet is beleértve ­ hat városban vannak boltjai: Budapesten 14, Érden 2, Vácon 2, Gödölln 1, Esztergomban 2 és Cegléden 3. a boltok négy típusba sorolhatók: stílbútor, elemes bútor, konyhabútor, használt bútor. Az azonosító kidolgozásánál a központ is egy típusnak számít. - 19 féle jogcím fordul el a vállalkozásnál, ebbl 12 féle a bért növel, és 7 féle a bért csökkent jogcím.
Vezeti információs igény

119

ÉVES, AZON BELÜL HAVI JOGCÍMÖSSZESÍT SZERVEZETI EGYSÉG ÉS DOLGOZÓI BONTÁSBAN Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK output tartalmát, rendezettségét, összegfokozatait! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom), FORGALMI ADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igények összeállításához közvetlenül szükségesek!
Vezeti információs igény

JOGCÍMÖSSZESÍT SZERVEZETI EGYSÉG ÉS DOLGOZÓI BONTÁSBAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Rendezettség:

Összegfokozatok:

1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. Felépítése

KÓDSZÁMOK Megnevezés Hossza 1. 2. 3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. 2. 3. FORGALMI ÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. BIZONYLATOK 1. 2. 3.

Tartalma

Tartalma

5.5.2 feladat Egy költségvetési intézmény a munkaügyi és bérrendszerét számítógépen tartja nyilván. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás és a vállalkozások felvitele folyamatos, a nyilvántartás naprakész. Jellemzk:

120

· 300 dolgozó van, az egy napon születettek száma jelenleg 12 f, és ez várhatóan nem fog száz fölé emelkedni. · A havibéres 300 dolgozóból 90 f fizikai, 210 f pedig szellemi állományú. · A szervezeti egységek száma 19, a kódszám kialakításánál az intézmény az alábbi táblázat szerint járt el: fels szint középszint alsószint szervezeti egység (db) 3 5 11 · Az intézménynél az alapbéren kívül vezeti pótlékot, éjszakai pótlékot és gépjármvezeti pótlékot is fizetnek, valamint rendszeresen fordul el néhány dolgozónál béralap terhére kifizetend jutalom. Válasszuk ki a rendszerbl azokat a kódszámokat, törzsadatállományokat, dokumentumokat és jogcímeket, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a vezet az alábbi ­ adott hónapra vonatkozó ­ információs igényét megkaphassa: · Szervezeti egységenként, állománycsoportonként és dolgozónként az alapbérek, a bérpótlékok, a jutalmak, valamint a bruttó bérek összege. · Jogcímösszesít szervezeti egység és dolgozói bontásban (a szükséges összegekkel). A feladat megoldásához hozzátartozik a vezeti információs igények output tartalma is, mégpedig a mezk logikai sorrendjében felépítve.
Vezeti információs igények

Szervezeti egységenként, állománycsoportonként és dolgozónként az alapbérek, a bérpótlékok, a jutalmak, valamint a bruttó bérek összege (...... hónapra) 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez Jogcímösszesít szervezeti egység és dolgozói bontásban (...... hónapra) 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez

1. mez

7. mez

KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. 2. 3. 4. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. 2. 3. DOKUMENTUMOK 1. 2.

Hossza

Felépítése

Tartalma

121

3.

JOGCÍMEK Növekedés 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Csökkenés

5.5.3 feladat A vállalkozás számítógépes bérszámfejtési rendszert hozott létre, melynek kialakítása során az alábbi jellemzket vették figyelembe: · A vállalkozás 38 önálló szervezeti egységet mködtet, amelyek az ország bármely megyéjében megtalálhatók. · A dolgozók foglalkoztatása szervezeti egységekhez kötötten történik, az egységek között foglalkoztatás szempontjából nincs átjárás, és ez a dolgozói kód kialakítása során strukturális elemmé is vált. Egy szervezeti egységben sem foglalkoztatnak 45 fnél több dolgozót. · A dolgozók a bérüket átutalási betétszámlára kapják, minden hónap 5-én. Minden dolgozónak csak egy bankszámlája van, ugyanannál a pénzintézetnél. · A dolgozók foglalkoztatása idbérben és teljesítménybérben történik. · A bérszámfejtés során a normatételek, a járandóságok, a levonások és a kifizetend tételek azonosítására jogcímkódokat alkalmaznak, az alábbiak figyelembevételével - 415 normatétel - 78 járandóságtétel - 117 levonástétel - 7 kifizetési tétel került elkülönítésre. · A dolgozók azonosítása a szervezeti egységek, valamint a nemek (1-férfi, 2-n) figyelembevételével történt. VEZETI INFORMÁCIÓ A felels vezet havonta, szervezeti egységenként, dolgozónként, jogcímenként kéri a jogcímekhez érvényesített összegeket a bérszámfejtés végeztével, havi öszszegekben és göngyölítetten. Dolgozzuk ki a feladat megoldásához a kódszámokat, néhány konkrét kódszámot. Állítsuk össze a vezeti információs igény output tartalmát, rendezettségét. Határozzuk meg azokat a törzsadatokat, bizonylatokat, amelyek az adott vezeti igény összeállításához szükségesek! Melyek azok a kódszámok, amelyek a rendszer mködtetéséhez elengedhetetlenül szükségesek? 122

Megnevezés

Típus

Hossza

Felépítése

Kódoljuk be a következ elemeket! 15. járandóságtétel .................. 16. szervezeti egység 25. ni dolgozója ..................
A vezeti információ tartalma

1

2

BÉRSZÁMFEJTÉSI KIMUTATÁS 3 4 5 6

7

Milyen szempontok szerint rendezzük a kimutatás tartalmát?

.................. .................. .................. Melyek azok a törzsadatok, amelyek a rendszer mködtetéséhez elengedhetetlenül szükségesek? Megnevezés Tartalma

Adjunk meg a feladat megoldásához legalább két szükséges bizonylat!

........................................ ........................................ 5.5.4 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes munkaügyi és bérrendszerérl. Jellemz adatok: - Egy vállalkozásnak minden megyeközpontban van egy kirendeltsége. - Kirendeltségenként átlagosan 15 fállású alkalmazottat foglalkoztat. - A tevékenységi kör ipari fémtömegcikk gyártás. - A munkaügyi és bérnyilvántartás a Bp-i központban lév számítógépen történik. - A dolgozóknak a bérét minden hónap 3-án utalják a dolgozók részére külön-külön megnyitott bankszámlára. - Minden telephelynek van saját számítógépe, amely modemes (telefonvonalon) kapcsolatban áll a Bp-i központ számítógépével. - A dolgozók napi termel tevékenységérl egyéni teljesítmény elszámolólapot vezetnek naprakészen, melynek adatait folyamatosan rögzítik a saját számítógépen. - Naponta történik adatátvitel (file transfer) a dolgozók napi teljesítményeirl a kirendeltségekrl a központ felé. 123

-

Az egyéni bankszámlaszerzdést a dolgozók egy országos hálózattal rendelkez banknál (minden megyeközpontban van bankfiók) kötötték. - A dolgozók azonosítása a születési éven /utolsó két pozíció/ belüli sorszámokkal történik. - Az alkalmazott bérforma egyéni teljesítménybér. - Az alkalmazott jogcímek: bérnövel tételek - prémium, - jutalom, - osztalék, - étkezési hozzájárulás, - kiküldetési általány, bércsökkent tételek - kártérítés - biztosítás, - nyugdíjjárulék, - SZJA elleg, - Munkavállalói járulék,

Vezeti információs igény

a. Kirendeltségenként és dolgozónként készíteni kell egy lista fejlécet, mely tartalmazza a dolgozók bruttó bérét és összlevonását valamint a dolgozók bankszámlájára átutalt összeget. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. b. Tervezze meg jogcímenkénti összesít lista fejlécét, kirendeltségenkénti és dolgozónkénti bontásban. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Kódszámok

(csak a vezeti információs igényhez) Megnevezés Hossz 1. 2. 3. 4.
Törzsállományok

Felépítés

(csak a vezeti információs igényhez szükséges törzsadatokat kell megadni). Megnevezés Tartalom 1. 2. -

124

3. 4.
Bizonylatok

-

(Csak a vezeti információs igényhez szükséges) 1. 2.

5.8 IRATKEZELÉS
5.8.1. feladat A vállalkozás számítógépes iktatási rendszert hozott létre, melynek kialakítása során az alábbi jellemezket vették figyelembe: · A vállalkozás 17 olyan önálló, egymástól elkülönült szervezeti egységet mködtet, ahol önálló iratkezelés folyik, saját, önálló számítógépen. · A szervezeti egységeken belül osztályok találhatók, amelyek száma várhatóan a jövben az osztályok azonosítását is tükrözi. · Osztályonként maximum 8 f felels ügyintézi munkakör került kialakításra, az ügyintézk önállóan felelsek a tárgykörükhöz tartozó iratokért. · Az iratok száma havonta a jelenlegi adatok szerint átlagosan 300 db, melyek fele input, fele output irat, és osztályonként a jövben sem fogja a számuk meghaladni a 60-at. · Az íratok azonosítása iktatószámmal és a tárgy rövid megnevezésével történik. · Az iktatószám struktúrájában a következket szükséges érvényesíteni - az irat input-output jellege - a felels ügyintéz azonosítója - az adott év utolsó két karaktere - az aktuális hónap - az aktuális nap - az adott írat aznapi sorszáma · Az iratkezelés jellegét önálló alfabetikus kódokból álló kódrendszerrel szükséges megkülönböztetni, amelyek lehetnek - folyamatban lév írat - archív írat - átmeneti irattárban elhelyezett írat. A tablón mind a kódszámot, mind a megnevezést használjuk.
VEZETI INFORMÁCIÓ

A felels vezet havonta, azon belül napi részletezettségben kell, hogy lássa a kezelt iratok listáját adott szervezeti egységre vonatkozóan iratkezelési jelleg és iktatószám szerinti bontásban.

125

Dolgozzuk ki a feladat megoldásához a kódszámokat, néhány konkrét kódszámot. Állítsuk össze a vezeti információs igény output tartalmát, rendezettségét. Határozzuk meg azokat a törzsadatokat, amelyek az adott vezeti igény összeállításához szükségesek! Melyek azok a kódszámok, amelyek az információs lista elkészítéséhez elengedhetetlenül szükségesek? Megnevezés Típus Hossza Felépítése

Kódoljuk be a következ elemeket! Milyen iktatószámot kap az a bejöv irat, amelyiket valamely szervezeti egység 6-os számú ügyintézje 1999. január 22-én 28-as sorszámmal érkeztetett? .................. A tizenkettedik szervezeti egység nyolcadik osztálya ..................
A vezeti információ tartalma

IRATKEZELÉSI KIMUTATÁS Szervezeti egységkód: Szervezeti egység megnevezése: 1 2 3 4 5

Milyen szempontok szerint rendezzük a kimutatás tartalmát?

.................. .................. .................. Melyek azok a törzsadatok, amelyek a rendszer mködtetéséhez elengedhetetlenül szükségesek? Megnevezés Tartalma

126

6. Könyvelési rendszer feladatok megoldása
6.1 A FKÖNYVI KÖNYVELÉSI RENDSZER
6.1.1 feladat
Fkönyvi kivonat és naplóforgalom összeállítása

Egy közepes méret vállalkozás fkönyvi rendszere számítógépen van, a törzs- és forgalmi adatállományok karbantartása megközelítleg naprakész. Jellemz adatok: - A számlatükör szerint kialakított és megnyitott fkönyvi számlák száma 140. - A vállalkozás ketts könyvvitelt vezet. - A fkönyvi rendszer és az analitikus nyilvántartások hálózati kapcsolatban vannak egymással, a feladások az analitikától havi rendszerességgel érkeznek, szerkezetük egységes. - A leghosszabb fkönyvi szám 3 karakter. A rendszer ötféle naplóra könyvel, a naplókat havonta nyitják és zárják, a bontás a következ: Banknapló Pénztárnapló = Bevételi napló = Kiadási napló Szállítónapló Vevnapló Vegyes napló = Befektetett eszközök naplója = Készletek naplója = Költségek naplója
Vezeti információs igény

1. FKÖNYVI KIVONAT KÉSZÍTÉSE EGY AKTUÁLIS IDPONTBAN 2. B: HAVI NAPLÓFORGALOM FKÖNYVI SZÁMOK SZERINTI BONTÁSBAN Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK output tartalmát, rendezettségét, összegfokozatait! válasszuk ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom), FORGALMI ADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igények összeállításához közvetlenül szükségesek!
Vezeti információs igény

A. 1. FFKÖNYVI KIVONAT .... ÉV ....HÓ .... NAPIG 2. 3-4. 5-6. Fkönyvi számla Halmozott forgalom Egyenleg 127

könyvi szám
145 151 . . 384 . . 411 446 466 . . .

megnevezése
Számítástechnikai eszközök Befejezetlen beruházások 1. Számlaosztály összesen

T
505.000 505.000 aaaaa *

K
505.000 aaaaa* 630.000

T
505.000

K

aaaaa* 270.000 aaaaa* 125.000 aaaaa*

aaaaa*

Elszámolási betétszámla 9000.000 3. Számlaosztály összesen Jegyzett tke Beruházási szállítók Elzetesen felszámított áfa 4. Számlaosztály összesen aaaaa* 630.000 125.000 aaaaa*

aaaaa* 900.000 630.000 aaaaa*

aaaaa* 900.000 aaaaa*

Mindösszesen aaaaa**

aaaaa**

aaa0a**

aaa0a**

Rendezettség: Összegfokozatok: B. 1.

1. Fkönyvi szám 1. Mindösszesen ** 2. Fkönyvi szám 1 ch *

HAVI NAPLÓFORGALOM FKÖNYVI SZÁMOK SZERINT .... ÉV 2. 3. 4. 5. 6-7.
Napló megnevezése FFkönyvi számla megnekönyvi vezése szám
Forgalom

Dátum Nap(hónap) lókód

T

K

128

01

10 30

Banknapló Banknapló összesen Szállítónapló Szállítónapló összesen Vegyes napló

384 446 466 . . 145 151 . .

Elszámolási betétszámla Beruházási szállítók Elzetesen felszámított áfa

630.000 aaaaa* 630.000 125.000 aaaaa* 505.000 505.000 aaaaa* 630.000

51 . .

Számítástechnikai eszközök Befejezetlen beruházások

aaaaa*

Vegyesnapló összesen

01 hónap összesen

aaaaa* aaaaa** . . . . aaaaa**

aaaaa* aaaaa** . . . . aaaaa**

02 hónap öszszesen

Rendezettség:

Összegfokozatok: KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. Fkönyvi szám 2. Naplókód TÖRZSADATOK Megnevezés 1. Fkönyvi törzs

1. Hónap azon belül 2. Naplókód azon belül 3. Fkönyvi szám 1. Hónap ** 2. Naplókód Hossza 3 ch 2 ch Felépítése A számlatükör bontása szerint 1 = napló típusa 2 = sorszám Tartalma Fkönyvi szám Fkönyvi számla megnevezése Naplókód Nyitás dátuma Nyitó érték T Nyitó érték K Naplókód Napló megnevezése Tartalma Bizonylat dátuma Fkönyvi szám Forgalom T Forgalom K

2. Naplótörzs FORGALMI ÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. Fkönyvi forgalmi állomány

129

2. Napló forgalmi állomány

Naplókód Bizonylat dátuma Fkönyvi szám Nyitás dátuma Nyitó érték T Nyitó érték K Forgalom T Forgalom K

BIZONYLATOK 1. Fkönyvi feladás
Vezeti információs igény

A feladat két információt kér. Az aktuális idpontra vonatkozó Fkönyvi kivonat év elejétl a lekérés idpontjáig, illetve a legutolsó bizonylat beviteléig tartalmaz adatokat. Egészen pontosan fkönyvi számonként tartalmazza a halmozott értékadatokat és az egyenlegeket. Az áttekinthetség érdekében tehát a fkönyvi számokat célszer sorba rendezni (ez a sorrend általában növekv), vagyis a rendezettség fkönyvi számok szerinti. Az értékadatokat számlaosztályonként összesítjük (ez a fkönyvi kivonat követelménye), majd a legvégén a számlaosztályok összesített adatait adjuk össze. A legmagasabb összegfokozat tehát a mindösszesen, azon belül pedig a fkönyvi szám els karaktere, vagyis a számlaosztály a kisebbik összegfokozat. A második információ a Havi naplóforgalom fkönyvi számok szerint. A naplókat havonta nyitjuk és zárjuk (lásd a feladatleírásban), tehát az adatok havonta elkülöníthetk egymástól. Ez lesz a rendezés els lépcsje. A következ lépcsben a hónapokon belül sorba rendezzük a naplókódokat, és végül a harmadik lépcs az lesz, hogy a naplókon belül a fkönyvi számokat is sorba rakjuk. A legmagasabb összegfokozat a hónap lesz, hiszen a feladat nem kér negyedéves, féléves, vagy éve összesítést, tehát a hónapok adatait nem kell összeadni. A hónapokon belül viszont a naplók egyenként forgalmára szükség van, vagyis az értékadatokat a naplók szerint is összegezni kell, de csak mindig egy adott hónapon belül. A naplókód jelen esetben a legkisebb összegfokozat, mivel naplón belül fkönyvi szám szerint nincs összesítés, miután egy fkönyvi számhoz csak egy értékadat sor tartozik, azaz nincs mit összeadni.
Kódszámok

A feladat megoldásához két kódszám kidolgozására, illetve megadására van szükség. A fkönyvi számot a vizsgán kidolgozni nem kell, a számlatükrt adottnak tételezzük fel, csupán a leghosszabb fkönyvi számra utalunk. A kódszám felépítését sem kell részletezni, elegend a következ szöveg: a számlatükör bontása szerint. A második kódszám a naplókód. Erre vonatkozóan a feladatleírás információkkal szolgál, és ezeket fel kell használni. Az, hogy milyen kódszámokat kell kidolgozni, részben a feladatleírásból, részben az információs igényekbl, részben pedig az állományokból derül ki.
Törzsállományok

130

A fkönyvi kivonathoz a fkönyvi törzsállományokból, a naplóhoz a napló törzsállományból vesszük a szükséges törzsadatokat. De vajon melyek legyenek ezek az adatok? Ha visszagondolunk a fkönyvi és napló törzsállományra, és kezünkbe vesszük az összeállított vezeti információs igényeket, egyértelmen meg kell tudjuk határozni ezeket az adatokat. A fkönyvi kivonat elállításához a fkönyvi törzsbl kell: - a fkönyvi szám (kiíratjuk, és erre gyjtünk), - a fkönyvi számla megnevezése (kiíratjuk), - a nyitás dátuma (év eleji nyitó dátum), - a nyitó érték T és - a nyitó érték K (a forgalmi adatokat ehhez a két értékhez adjuk hozzá) A havi naplóforgalom fkönyvi számok szerinti elállításához pedig a következkre van szükség: - Naplótörzs naplókód (kiíratjuk, és gyjtünk rá), napló megnevezése (kiíratjuk) - Fkönyvi törzs fkönyvi szám (kiíratjuk, és naplókódon belül rendezzük), fkönyvi számla megnevezése (kiíratjuk), naplókód (a fkönyvi szám és a napló kapcsolatához).
Forgalmi állományok

A fkönyvi rendszer forgalmi állományai a feladásokon szerepl, rendszeres idközönként (feladatunkban havonta) érkez és változó adatok alapján alakulnak ki. A kapcsolódó állományok tartalma: FKÖNYVI FORGALMI ÁLLOMÁNY Feladó analitika Könyvelés dátuma Bizonylat száma Bizonylat dátuma Sorszám Fkönyvi szám
Forgalom

T

K

NAPLÓ FORGALMI ÁLLOMÁNY
Nap- Könyve- Bizony- Bilókód lés dá- lat szá- zonyla tuma ma t dátuma Sorszám Fkönyvi szám Nyitás dátuma Nyitó érték T K Forgalom T K

A teljes forgalmi állományokból a konkrét vezeti információs igényekhez nem mindegyik mezre van szükség. A fkönyvi kivonathoz például csak a következkre: bizonylat dátuma fkönyvi szám forgalom T és K (az adott idintervallumban bevitt feladások bizonylat dátuma) (kiíratjuk, és gyjtési szempont) (az adott fkönyvi szám lekérdezési idszakra vonatkozó forgalmi értékadatai)

A napló forgalomhoz az alábbi mezket használjuk fel: naplókód (kiíratjuk, és gyjtési szempont) bizonylat dátuma (a feladások adott hónapra vonatkozó bizonylat dátuma) 131

fkönyvi szám nyitás dátuma nyitó érték T és K forgalom T és K

(adott naplóhoz tartozó fkönyvi számok) (adott hónap eleji nyitó dátum) (adott hónap eleji nyitó értékadatok) (adott hónap forgalmi értékadatai)

6.1.2 feladat A gazdálkodó szervezet költségeinek és bevételeinek nyilvántartása számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemz adatok:

· 576 egység van (például vállalkozásoknál boltok, pénzintézetnél fiókok, költségvetési szervnél intézetek, vagy iskolák). Az egységek 12 megyében találhatók, a település típusa szerint megyénként 5 városban, 8 községben és 12 egyéb lakott helyen belül pedig mindenhol csak egy egység található. · Az egységek hatféle típusba sorolhatók. A típusnak csak a kódszámát használjuk, a megnevezésére nincs szükség. Várhatóan rövid idn belül szükség lesz rá. · Többféle szolgáltatás van, de egy adott egység mindig ugyanazt az ötféle szolgáltatást nyújtja. A szolgáltatásnak csak a kódszámát használjuk, a megnevezésére nincs szükség. · A gazdálkodó szervezet a szolgáltatásait reklámozza újságon keresztül, a TV-ben, vagy a rádióban.
Vezeti információs igény:

Egységenként és szolgáltatásonként a reklám költsége, valamint a reklám megjelenésének dátuma eltti és utáni negyedéves idszakok bevétele. Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNY output tartalmát! Válasszuk ki a rendszerbl azt a KÓDSZÁMOT (hossz és felépítés), TÖRZSÁLLOMÁNYT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igény összeállításához közvetlenül szükségesek! 1. Vezeti információs igény ( .......... két idszak) 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez
Egység kód Egység meg- Szolgáltatás nevezése kód Reklám költség Reklám megnevezés dátuma Elz id- Dátum utáni szak bevétele idszak bevétele

2. KÓDSZÁM Megnevezés 1. Egységkód

Hossza 6 ch

Felépítése 1 ­ 2 =megye 3 = település típusa 4 ­ 5 = település 6 = sorszám Tartalma

3. TÖRZSÁLLOMÁNY Megnevezés

132

1. Egységtörzs

Egységkód Egység megnevezése Típuskód Szolgáltatáskód

4. BIZONYLATOK 1. Szállítói számla 2. Átutalási megbízás vagy vevszámla 3. Postautalvány 6.1.3 feladat A pénzintézet számlavezet rendszerének analitikus nyilvántartása számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemz adatok:

· 30 féle tranzakció van, amelyek iránya terhelés és jóváírás lehet. Az irány megkülönböztetése szükséges. · A fkönyvi számok hosszát és felépítését a pénzintézet számlatükre tartalmazza, a kódszámot kidolgozni nem kell. · A számlatulajdonosok azonosítójaként a pénzintézet az érvényben lév bankszámlaszámot használja, tehát ennek a kidolgozása sem szükséges. · Az idsoros könyvelés 3 féle naplóra történik, naplónként pedig három féle bontásban kerülnek az adatok a nyilvántartásba. · A naplókat havonta nyitják és zárják.
Vezeti információs igény:

Havonta fkönyvi számonként és számlatulajdonosonként a tranzakciók típusa szerinti bontásban a forgalom értéke.
Feladat

Állítsa össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNY output tartalmát! Válassza ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igény összeállításához közvetlenül szükségesek! Havonta fkönyvi számonként és számlatulajdonosonként a tranzakció típusa szerinti bontásban a forgalom értéke. 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez
Dátum nap) (hó- Fkönyvi szám SzámlatulajFkönyvi számla meg- donos Kód nevezése Számlatulajdonos neve Tranzakciós kód Tranzakció megnevezése Forgalom értéke

2. KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. Naplókód 2. Tranzakciós kód

Hossza 2 ch 3 ch

Felépítése 1 = napló típusa 2 = sorszám 1 = tranzakció iránya 2-3 = tranzakció típusa 133

3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. Napló törzs

2. Számlatulajdonos törzs 3. Tranzakció törzs

4. Fkönyvi törzs 4. BIZONYLATOK 1. Bevételi pénztárbizonylat 2. Eladási pénztárbizonylat 3. Szerzdés 4. Átutalási megbízás 5. Beszedési megbízás 6. Postautalvány

Tartalma Naplókód Napló megnevezése Nyitó érték tartozik Nyitó érték követel Nyitás dátuma Fkönyvi szám Számlatulajdonos kód Számlatulajdonos neve Tranzakciós kód Tranzakció megnevezése Fkönyvi szám tartozik Fkönyvi szám követel Fkönyvi szám Fkönyvi számla megnevezése

6.1.4 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes fkönyvi és folyószámla könyvelési rendszerérl.
Jellemz adatok

· · · · ·

a vállalkozás telephelyeinek száma: 8 a megnyitott fkönyvi számlák száma: 150 a legmélyebb bontású fkönyvi szám: 6 pozíció könyvelési tétel száma havonta: 1000 a fkönyvi naplók megbontása telephelyenként és azon belül bizonylat fajtánként történik · a szállítók száma: 90 · könyvelési naplót és fkönyvi kivonatot, és fkönyvi számlalapot havonta készítenek, mérleget negyedévente készítenek.
1. Vezeti információs igény

Állítsa össze a Fkönyvi számlalap tételsor fejlécének adatmezit, amely könyvelési dátum szerint növekv sorrendben tartalmazza a lekönyvelt bizonylatok adatait.

134

Banknév Fkönyvi Számlalap Fkönyvi szám: 1. Köny- Bizonylat velés dátuma 2. dátum Fkönyvi számla megnevezés:

Dátum:

3. száma

4. Ellen- 5. Napló- 6. Gazdaszámlakód sági eseszám mény megnevezése

Forgalom 7. 8. T K

2. KÓDSZÁMOK (csak a fkönyvi számlalaphoz szükséges kódokat kell megadni). Megnevezés Hossza Felépítése 1. Fkönyvi szám 6 ch 1 ­ 6 = számlatükör alapján 2. Naplókód 2 ch 1 = telephely 2 = bizonylat fajta

3. TÖRZSÁLLOMÁNY (csak a vezeti információs igényhez szükséges törzsadatokat kell megadni). Megnevezés Tartalma 1. Fkönyvi törzs - Fkönyvi szám - Fkönyv megnevezés - Naplókód - Nyitó érték T - Nyitó érték K - Nyitás dátuma 2. Napló törzs - Napló kód - Napló név 4. BIZONYLATOK Sorolja fel a fkönyvi könyvelési rendszer által használatos alapbizonylatok fajtáit. 1. Pénztár bizonylatok 2. Bankbizonylatok 3. Szállítói számlák 4. Vev számlák 5. Bels számlák 6. Vegyes bizonylatok 6.1.5 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes fkönyvi és folyószámla könyvelési rendszerérl.
Jellemz adatok

· a megnyitott fkönyvi számlák száma: 350,

135

a legmélyebb bontású fkönyvi szám: 6 pozíció könyvelési tétel száma havonta: 1500, a vállalat üzemeinek száma: 6, a raktárak egyraktáros rendszerek, és minden üzemnek van egy raktára, minden üzemnek külön adminisztrációja és önálló kontírozó könyvelje van, a fkönyvi naplók megbontása üzemenként és azon belül bizonylatfajtánként történik, · az üzemek egymásnak is nyújtanak szolgáltatást, amelyet bels számlákkal bizonylatolnak, · a szerzdéses vevk száma 200, a szállítók száma 30, · könyvelési naplót és fkönyvi kivonatot havonta készítenek, mérleget negyedévente készítenek.
1. Vezeti információs igény

· · · · · ·

Állítsa össze a könyvelés naplóforgalmi lista tételsor fejlécének adatmezit, amely könyvelési dátum szerint növekv sorrendben tartalmazza a kontírozott bizonylatok adatait! Naplóforgalmi lista
Idszak: Naplókód: 1. 2. Könyvelés Bizonylat dátuma dátuma Dátum: Napló név: Oldal: 3. 4. 5. 6. 7. Bizonylat Fkönyvi Ellen. Szla. Gazd. Esemény T száma szám szám megnevezése Hossz 6 2 9. K

2. KÓDSZÁMOK
Megnevezés 1. Fkönyvi szám 2. Naplókód Felépítés 1-6 számlatükör alapján 1 üzem 2 bizonylat fajta

3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. Fkönyvi Törzs

2. Napló Törzs 4. BIZONYLATOK Pénztári bizonylatok Bankbizonylatok Szállítói számlák Vev számlák Bels számlák Vegyes bizonylatok

Tartalom - Fkönyvi szám - Fkönyv megnevezés - Naplókód - Nyitó érték T - Nyitó érté K - Nyitás dátuma - Naplókód - Napló név

136

6.2 A PÉNZÜGYI ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁS
6.2.1 feladat Egy pénzintézet (vállalkozás) költségvetési intézmény pénzügyi rendszere számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemzk:

-

300 partner van, amelyek lehetnek szállítók is és vevk is. A megoszlás ágazat és típus szerint a következ 15 pénzintézet ebbl - 1 állami szerv - 14 részvénytársaság 45 költségvetési intézmény, mind állami szerv 240 egység vállalkozás ebbl - 150 Kft - 20 részvénytársaság - 25 vegyes vállalat - 45 magánvállalkozó - A számlatükör szerinti legmélyebb bontású számla száma: 463-10 - 6 féle fizetési mód van. A kódszám kialakításánál figyelembe kell venni azt is, hogy a partner szállító is és vev is lehet. - A könyvelés folyamatát idsorosan is nyilvántartják a megfelel fkönyvi számlákhoz kapcsolódva. - A fkönyvi számlákat évente zárják és nyitják.
Vezeti információs igény

Meghatározott hónapra vonatkozóan fkönyvi számonként, partnerként és fizetési módonként az elzetesen felszámított, illetve a fizetend ÁFA kulcsa és összege. Állítsuk össze a vezeti információs igény output tartalmát! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a kódszámokat, törzsadatokat és bizonylatokat, amelyek a fenti vezeti igény összeállításához szükségesek! Meghatározott hónapra vonatkozóan fkönyvi számonként, partnerként és fizetési módonként az elzetesen felszámított, illetve a fizetend ÁFA kulcsa és összege. (....év...................hó.........nap) 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez Fkönyvi Fkönyvi Partner- Partner Fizetési Fizetési ÁFA ÁFA szám számla kód neve mód kód mód kulcs összege megnemegnevezése vezése

137

Kódszámok

Megnevezés 1. Partnerkód 2.Fkönyvi szám 3.Fizetési mód kód
Törzsállományok

Hossza 5 ch 6 ch 2 ch

Felépítése 1 = ágazat 2 = típus 3-5 = sorszám 1-6 = sorszám 1 = fizetési mód 2 = mozgásnem Tartalma Partnerkód Partner neve Fkönyvi szám Fkönyvi számla megnevezése Naplókód Nyitó tartozik Nyitó követel Fizetési mód kód Fizetési mód megnevezése Fkönyvi szám tartozik Fkönyvi szám követel

Megnevezése 1. Partner törzs 2. Fkönyvi törzs

3. Fizetési mód törzs

Bizonylatok

1. Szállító számla 2. Vev számla 3.
BERUHÁZÁSOK NYILVÁNTARTÁSA

6.3

A

ÉS

A

BEFEKTETETT

ESZKÖZÖK

ANALITIKUS

6.3.1 feladat
Befektetett eszközök állományváltozása

A vállalkozás befektetett eszközeinek analitikus nyilvántartása számítógépen van, az állományok karbantartása megközelítleg naprakész. Jellemz adatok: - 300 féle befektetett eszköz van. Az eszközök az azonosítót mindig akkor kapják, amikor a vállalkozás állományába és nyilvántartásába kerülnek. Olyan kódszámot kell, kidolgozni, amelybl egyértelmen megállapítható, hogy a bekerülés melyik negyedévben történt. - 25 féle tranzakció van, a tranzakciók (mozgásnemek) könyvelésekor a rendszer automatikusan fkönyvi számlákra is könyvel. - A nyilvántartás egyedi.

138

- Az értékcsökkenési leírás gyakorisága negyedéves, féléves, illetve éves, módszerei többfélék. - Az állományváltozások kiíratandó értékadatai a bruttó érték, az értékcsökkenés összege és a nettó érték.
Vezeti információs igény

MOZGÁSNEMENKÉNT ÉS ESZKÖZÖNKÉNT AZ ESZKÖZÖK ÁLLOMÁNYVÁLTOZÁSA AZ 1997. ÉV I: FÉLÉVÉBEN Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK output tartalmát, rendezettségét, összegfokozatait! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom), FORGALMI ADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igények összeállításához közvetlenül szükségesek!
Vezeti információs igény

MOZGÁSNEMENKÉNT ÉS ESZKÖZÖNKÉNT AZ ESZKÖZÖK ÁLLOMÁNYVÁLTOZÁSA AZ 1997. ÉV I: FÉLÉVÉBEN 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1.
Mozgásnem kód
101

Mozgásnem megnevezése
Aktiválás

Eszközkód Eszköz Bruttó érték Értékcsök- Nettó megnekenés ösz- érték vezése szege
971295 971297 971298 972299 971296 971300 ABC DEF GHI JKL MNO PRS aaaaa* aaaaa* 300.000 200.000 150.000 60.000 aaaaa* 300.000 200.000 150.000 60.000 aaaaa* 250.000 200.000 aaaaa*

104 . . . 201 . . .

Aktiválás összesen: Átvétel apportból Átvétel összesen apportból

aaaaa*

Növekedés összesen Eladás Eladás összesen

914022 944216

TUY ZXY

Csökkenés összesen Mindösszesen

aaaaa** 400.000 500.000 aaaaa* . . . aaaaa** aaaaa***

aaaaa** 400.000 212.000 aaaaa* . . . aaaaa** aaaaa***

aaaaa** 0 288.000 aaaaa* . . . aaaaa** aaaaa***

Rendezettség: Összegfokozatok:

1. Mozgásnemkód azon belül 2. Eszközkód 1. Mindösszesen *** 2. Mozgásnemkód 1 ch ** 3. Mozgásnemkód * Hossza Felépítése

KÓDSZÁMOK Megnevezés

139

1. eszközkód 2. Mozgásnemkód TÖRZSADATOK Megnevezés 1. Eszköztörzs

6 ch 3 ch

1-2 = bekerülés éve 3 = bekerülés negyedéve 4-6 = folyamatos sorszám 1 = mozgás iránya 2-3 = sorszám Tartalma Eszközkód Eszköz megnevezése BTO (ITJ) szám ÉCS leírás módja Leírási kulcs Leírás gyakorisága Üzembehelyezési okmány dátuma Bruttó érték Mozgásnemkód Mozgásnem megnevezése Sorszám Fkönyvi szám T Fkönyvi szám K

2. Mozgásnemtörzs

FORGALMI ÁLLOMÁNYOK Megnevezés Tartalma 1. Állományváltozások forgalmi állomány Mozgásnemkód Bizonylat dátuma Eszközkód Bruttó érték Értékcsökkenés összege BIZONYLATOK 1. Üzembehelyezési okmány 2. Átminsítési bizonylat 3. Átvétel apportból bizonylata 4. Eladási bizonylat 5. Átadás apportba bizonylata 6. Selejtezési bizonylat
Vezeti információs igény

Az információ adott idszakra (egy félévre) vonatkozó adatokat tartalmaz. Minden olyan tranzakció, amely a nevezett féléves idtartam alatt a vállalkozás befektetett eszközeinek értékében változást idéz el, szerepel a kimutatásban. Értelemszeren nem vesszük figyelembe azokat a tranzakciókat (mozgásnemeket), amelyek nem módosítják az eszközök értékadatait, csak az eszközök helye változik meg, ha például egy eszközt az egyik szervezeti egység átadja a másik szervezeti egységnek. A legmagasabb rendezettségi szempont a mozgásnemkód, vagyis a mozgásnemeket növekv sorrendbe tetetjük a számítógéppel, majd a mozgásnemeken belül az eszközkódokat rendezzük szintén növekv sorrendben. Egy mozgásnemen belül több eszkökód is 140

elfordulhat, hiszen egy adott idszakban például több eszközt is aktiválhatunk, eladhatunk, illetve elszámolhatjuk az értékcsökkenést. A legmagasabb összegfokozat a mindösszesen, amely ebben az esetben nem összeadás, hanem összevonás eredménye (növekedések és csökkenések). A következ öszszegfokozat a mozgánemkód els karaktere, ez a növekedéseknél 1-es, a csökkenéseknél 2-es. végül a legkisebb összegfokozat a mozgásnemkód. Az eszközkódra nem összesítünk.
Kódszámok

A feladat megoldásához két kódszámra van szükség. Az egyik kódszám az eszközkód, a másik pedig a mozgásnemkód. az eszközkód 6 karakter hosszú, mert a feladatleírás szerint minden eszközrl tudni kell, hogy melyik negyedévben került a vállalkozás állományába, de a negyedévben ismerni kell az évet is (az évnél általában a két utolsó számjegyet használjuk). A maradék három karakter lehet folyamatos sorszám (300 eszköz van). A mozgásnemkód felépítésénél célszer az egyszer csoportosítási, gyjtési szempontokra figyelemmel lenni, így például arra, hogy mindjárt az els karakteren szét lehessen válogatni a növekedéseket és a csökkenéseket. A további karakterek száma attól függ, hogy hányféle mozgásnemet használ a rendszer.
Törzsállományok

A vezeti információs igények összeállításához két törzsállományt használunk. Az eszköz törzsállományból a következ mezkre van szükségünk - eszközkód (kiíratjuk) - eszköz megnevezése (kiíratjuk) - BTO (ITJ) szám (bár nem íratjuk ki, de az adótörvény szerinti értékcsökkenés elszámolásához kell) - écs leírás módja (több féle mód van) - leírási kulcs (többféle kulcs lehet) - leírás gyakorisága (negyedéves, féléves és éves lehet) - üzembehelyezési okmány dátuma (az értékcsökkenési leírás ettl a dátumtól indul) - bruttó érték (az egyedileg nyilvántartott eszközök induló értéke, kivéve, ha a nettó értéken kerülnek az eszközök az állományba) A mozgásnem (tranzakciós) törzsállománynak biztosítani kell az állományváltozásokkal egyidben a fkönyvi számlákra történ automatikus könyvelést, tehát a tartalma - mozgásnemkód (kiíratjuk és gyjtünk rá) - mozgásnem megnevezése (kiíratjuk) - sorszám (csak a feladatleírás igényli, a konkrét vezeti információhoz nem szükséges) - fkönyvi szám T (csak a feladatleírás igényli, a konkrét vezeti információhoz nem szükséges) - fkönyvi szám K (csak a feladatleírás igényli, a konkrét vezeti információhoz nem szükséges)

141

Forgalmi állomány

Egy eszköz-nyilvántartási rendszer több törzs- és forgalmi állománnyal dolgozhat. Ahogyan a törzsállományoknál is csak a feladathoz közvetlenül kapcsolódókat választottuk ki, úgy itt is azt tesszük. Egyetlen forgalmi állományt nevezünk meg, az állományváltozások forgalmi állományát. Ebbe az állományba visszük be az eszközváltozási bizonylatok adatait. Tartalma. BEFEKTETETT ESZKÖZÖK ÁLLOMÁNYVÁLTOZÁSAINAK FORGALMI ÁLLOMÁNYA
Mozgás Köny- Bizony- BiEszköznemkód velés lat szá- zonylat kód dátuma ma dátuma Bruttó érték Növeke dés Csökkenés Egyenleg Értékcsökkenés NöCsökkeveked nés és Egyen leg

A teljes forgalmi állományból a konkrét vezeti információs igény összeállításához csak a következkre van szükség. Mozgásnemkód (kiíratjuk és gyjtünk rá) Bizonylat dátuma (az adott idszakra vonatkozó bizonylatok dátuma) Eszközkód (kiíratjuk) Bruttó érték (kiíratjuk) Értékcsökkenés összege (kiíratjuk)
Bizonylatok

A feladat hat bizonylatot kér, nekünk csak ennyit kell beírni, annak ellenére, hogy nagyon sokféle eszközváltozási bizonylat van, amelyek mindegyike beírható lenne. a következ táblázat a lehetséges bizonylatokat és a kapcsolódó mozgásnemeket tartalmazza. TRANZAKCIÓK MOZGÁSNEMEK BIZONYLATOK NÖVEKEDÉSEK Aktiválás, beszerzés Térítés nélkül átvétel Átminsítés készletbl Átvétel apportból Ajándékként kapott eszköz Leltári többlet Átvétel más egységtl Dolgozótól visszavétel Raktári bevételezés Raktári visszavétel Bvítés Felújítás Vev visszáru Üzembehelyezési okmány Szállítólevél Átminsítési bizonylat Átvétel apportból bizonylata Adományozási okmány Leltárbizonylat Átadás-átvételi bizonylat Dolgozótól visszavétel bizonylata Raktári bevételi bizonylat Raktári visszavételi bizonylat Bels számla, szállítólevél Bels számla, szállítólevél Vev visszáru bizonylat

142

CSÖKKENÉSEK Eladás Eladási bizonylat, számla Térítés nélküli átadás Szállítólevél Átminsítés készletbe Átminsítési bizonylat Átadás apportba Átadás apportba bizonylata Ajándékképpen adott eszköz Adományozási okmány Leltári hiány Leltárbizonylat Átadás más egységnek Átadás-átvételi bizonylat Dolgozónak kiadás Dolgozónak kiadás bizonylata Raktári kiadás Raktári kiadási bizonylat Selejtezés Selejtezési bizonylat Lopás, megsemmisülés, elemi kár Káreseti jegyzkönyv Szállítói visszáru Szállítói visszáru bizonylat Értékcsökkenés NINCS BIZONYLAT Felhívjuk a figyelmet, hogy a konkrét feladat vonatkozásában csak az egész vállalkozást érint értékváltozási bizonylatok vehetk figyelembe. Nem hagyható ki az üzembehelyezési okmány, viszont nem írható be például a raktári kiadási bizonylat, vagy az átadás-átvételi bizonylat. 6.3.2 feladat Egy közepes méret vállalkozás a befektetett eszközeit számítógépen tartja nyilván. Az adatbázis tartalmazza az immateriális javak és a tárgyi eszközök összes lehetséges törzsadatát a forgalom karbantartása naprakész. A befektetett pénzügyi eszközöket a vállalkozás nem ebben a rendszerben tartja számon. Jellemzk: · 200 db tárgyi eszköz van, amelyen belül az eszközfajták: 5 db ingatlan 45 db mszaki berendezés 150 db egyéb berendezés · 40 db szoftver van (immateriális javak), amelyen belül az eszközfajták: 10 db szövegszerkeszt rendszer 12 db számviteli és kereskedelmi rendszer 9 db rendszerszoftver 9 db egyéb rendszer · Az eszközök nyilvántartása csak egyedi · Az értékcsökkenési leírás negyedéves, illetve féléves, módja lineáris. Válasszuk ki a rendszerbl a szükséges kódszámokat és törzsadatokat, határozzuk meg a szükséges bizonylatokat és mozgásnemeket, ha a vezet az alábbi aktuális információkat igényli: · Fkönyvi számonként az eszközök bruttó értéke és nettó értéke · Az év elejétl elszámolt értékcsökkenés összege eszközönként és összesen. KÓDSZÁMOK (mindegyik numerikus) Megnevezés Hossza Felépítése 143

1. Eszközkód 2. Fkönyvi szám 3. Mozgásnem kód TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. Eszköztörzs

1 = eszköztípus 2 = eszközfajta 3-5 = sorszám A számlatükör legmélyebb leghosszabb számlaszám bontása szerinti karakterszám 2 ch 1 = mozgás iránya 2 = mozgás típusa Tartalma Eszközkód Eszköz megnevezés Fkönyvi szám ÉCS leírás ideje Üzembehelyezési okmány száma Üzembehelyezési okmány dátuma Bruttó érték Fkönyvi szám Fkönyvi számla megnevezése Mozgásnem kód Mozgásnem megnevezése Fkönyvi szám tartozik Fkönyvi szám követel

5 ch

2. Fkönyvi törzs 3. Mozgásnem törzs

BIZONYLATOK 1. Üzembehelyezési okmány 2. Eladási bizonylat 3. Átminsítési bizonylat 4. Selejtezési bizonylat 5. Átadás-átvételi bizonylat (apport) 6. Leltárbizonylat MOZGÁSNEMEK Növekedés 1. Aktiválás 2. Átvétel apportként 3. Leltártöbblet

Csökkenés 1. Értékcsökkenés 2. Eladás 3. Átminsítés anyagba 4. Selejtezés 5. Átadás apportként 6. Leltárhiány

6.3.3 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes befektetett eszköz nyilvántartásáról
Jellemez adatok

-

egy vállalkozásnak 9 megyében /és megyénként átlagosan 20 kirendeltsége van. (összesen: 180 kirendeltség) 144

-

-

-

A befektetett eszközök fajtái a következk: Tárgyi eszközök: 180 db ingatlan 290 db berendezés 510 db egyéb berendezés Immateriális javak: 10 db felhasználói szoftver (pénzügyi számviteli) 180 db rendszerszoftver 25 db egyéb rendszer Eszközök nyilvántartása egyedi ÉCS leírás idszaka havonta ÉCS leírás módja csak egyféle lehet /lineáris/ A vállalkozás az eszközeit évente leltározza A befektetett eszközök fkönyvi besorolásához 6 jegy fkönyvi számokat alkalmaznak A havi állományváltozásokat mozgásnemenként tartja nyilván /6 növekedés és 7 csökkenés jelleg mozgásnemet különböztetnek meg, melyet irányonként külön sorszámoznak/ A vállalkozásnak 300 fállású alkalmazottja van (180 havi béres, 120 teljesítmény béres) A dolgozók azonosítása FEOR (4 pozíció) szerint és azon belül sorszámozással történik. A dolgozók tevékenység szerinti besorolásához elegend 25 FEOR szám. A kirendeltségkódban az els karakteren szerepel a megye azonosító, majd azt követi a megyén belüli sorszám.

Vezeti információs igény

a. Tervezze meg egy lista fejlécet, amely kirendeltségenként, tartalmazza a befektetett eszközök mozgásnemenkénti állományváltozását.
1. Fkönyvi 2. Fkönyvi 3. Telephely- 4. Telephely 5. Eszközkód szám szám megne- kód megnevezése vezése 6. Eszköz 7. Nettó érték megnevezése

b. Dolgozóknál lév eszközök bruttó és nettó értéke kirendeltségenkénti bontásban.
1. Telephely 2. Telephely 3. Dolgozó 4. Dolgozó 5. Eszköz 6. Eszköz 7. Bruttó 8. Nettó kód megnevezé- kód neve kód megnevezé- érték érték se se

Kódszámok

(csak a vezeti információs igényhez) Megnevezés Hossz 1. Telephelykód 3 ch 2. eszközkód 3. Fkönyvi-számkód 4. Dolgozókód 5 ch 4 ch 7 ch

Felépítés 1 = megyekód 2-3 = telephelykód 1 = eszköztípus 2 = csoportkód +-5 = sorszám 1-4 = fkönyvi számlakód 1-4 = FEOR poz. 145

5-7 = sorszám
Törzsállományok

(csak a vezeti információs igényhez szükséges törzsadatokat kell megadni). Megnevezés Tartalom 1. Eszköztörzs - eszközkód - eszköz megnevezése - telephelykód - fkönyvi számlakód - bruttó érték - nettó érték 2. Telephelytörzs - telephelykód - telephely megnevezése 3. Fkönyvi törzs - fkönyvi szám kód - fkönyvi szám megnevezése 4. Dolgozótörzs - dolgozókód - dolgozó megnevezése
Bizonylatok

(Csak a vezeti infós igényhez szükséges) 1. Szla, bevételezési pénztárbizonylat üzembehelyezési okmány 2. Visszárú szla, kivételi pénztárbizonylat 6.3.4 feladat Egy vállalkozás a tárgyi eszközeit számítógépen tartja nyilván.
Jellemzk:

250 db tárgyi eszköz van: · Ingatlan: 3 telek, 4 épület · Mszaki berendezés: 80 szerszám · Egyéb berendezés: 10 tehergépkocsi, 5 személygépkocsi, 38 számítógép, 110 irodatechnikai berendezés Az eszközök nyilvántartása egyedi Az értékcsökkenési leírás alapja a bruttó érték A 600 dolgozó azonosítása nemek és születési évek figyelembevételével történik. 30 szervezeti egység van, amelyek 3 szakmai szempont szerint tagozódnak.
Feladat:

1. Vezeti információs igény: a dolgozóknál lév eszközök mennyisége és nettó értéke munkahelyenként és eszközönként: 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez
Dolgozókód Dolgozó neve Munkahelykód Munkahely neve Eszközkód Eszköz Mennyiség megnevezése Nettó érték

2. KÓDSZÁMOK Megnevezés

Hossza

Felépítése 146

1. Dolgozókód 2. Munkahelykód 3. Eszközkód 3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. Dolgozótörzs 2. Munkahely törzs 3. Eszköztörzs

6 ch 3 ch 5 ch

1 = nem 2-3 = születési év 4-6 = sorszám 1 = szakmai szempont 2-3 = sorszám 1 = fcsoport 2 = csoport 3-5 = sorszám Tartalma Dolgozókód Dolgozó neve Munkahelykód Munkahelykód Munkahely neve Eszközkód Eszköz megnevezése Écs leírás módja, ideje Üzembehelyezési okmány dátuma Bruttó érték

4. BIZONYLATOK 1. Üzembehelyezési okmány 2. Dolgozónak használatra kiadott eszköz bizonylata 3. Dolgozótól visszavett eszköz bizonylata

6.4 A KÉSZLETEK ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSA
6.4.1 feladat
Szállítói teljesítések raktáranként

Egy vállalkozás raktári készlet-nyilvántartási rendszere számítógépen van, a felvitel, illetve az állományok karbantartása megközelítleg naprakész. Jellemz adatok: - A vállalkozásnak jelenleg 70 szállítója van. Az azonosítás 4 karakteres rövid névvel és sorszámmal történik. A sorszám a partnerré válás sorrendjét jelenti. - A raktárak száma öt. A nyilvántartás egyraktáras rendszer, a raktáraknak nincs elnevezésük. - 300 féle készlet van, amelyek 5 fcsoportból állnak, minden raktárnak saját fcsoportja van. A fcsoportok öt alcsoportba, és az alcsoportok 12 csoportba sorolhatók. - A készletek nyilvántartása csoportos, a nyilvántartási ár tényleges beszerzési ár. - A következ hatféle mennyiségi egység fordul el: darab, doboz, láda, csomag, garnitúra, pár. Az azonosító karakteres, és a lehet legrövidebb kell, hogy legyen. - A mennyiségi egység megnevezését a feladatban nem használjuk.

147

Vezeti információs igény

HAVONTA A SZÁLLÍTÓI TELJESÍTÉSEK RAKTÁRANKÉNTI ÉS KÉSZLETENKÉNTI MENNYISÉGE ÉS ÉRTÉKE Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK output tartalmát, rendezettségét, összegfokozatait! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom), FORGALMI ADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igények összeállításához közvetlenül szükségesek!
Vezeti információs igény

HAVI SZÁLLÍTÓI TELJESÍTÉSEK RAKTÁRANKÉNTI ÉS KÉSZLETENKÉNT 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1.
Hónap Szállítókód Szállító neve Raktár- Készletkód kód Készlet megnevezése Mennyi- Menységi egy- nyiség ségkód
DB DB GN LD CS 100 50 10 15 20

Érték

01

ALFA16

1

1101 1103 1311 3301 3401

3 ALFA16 összesen BÉTA05

10.000 1.500 5.000 aaaaa* 15.000 8.000 aaaaa* aaaaa** 20.000 6.000 aaaaa* 8.000 4.000 aaaaa* aaaaa**

2

2102 2510

DB DO

200 60 20 10

BÉTA05 összesen . . .

01. hónap összen
. . . 02. hónap összesen

aaaaa***

aaaaa***

Rendezettség:

Összegfokozatok:

1. Hónap 2. Szállító kód 3. Raktárkód 4. Készletkód 1. Hónap ***

azon belül azon belül azon belül

148

2. Szállító kód ** 3. Raktárkód * KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. Szállítókód 2. Raktárkód 3. Készletkód 4. Mennyiségi egységkód TÖRZSADATOK Megnevezés 1. Szállítótörzs 2. Készlettörzs Hossza 6 ch 1 ch 4 ch 2 ch Felépítése 1-4 = karakteres rövid név 5-6 = sorszám 1 = sorszám 1 = fcsoport 2 = alcsoport 3-4 = csoport 1-2 = két betkarakter Tartalma Szállítókód Szállító neve Készletkód Készlet megnevezése Mennyiségi egységkód Tényleges beszerzési ár Tartalma Mozgásnemkód Bizonylat dátuma Szállítókód Raktárkód Készletkód mennyiség

FORGALMI ÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. Szállítói teljesítések forgalmi állomány

BIZONYLATOK 1. Raktári bevételi bizonylat, vagy szállítólevél 2. Szállítói visszáru bizonylat
Vezeti információs igény

A feladat által kért információ a következkre ad választ: melyik hónapban, melyik szállító, melyik raktárba, milyen készletet szállított, milyen mennyiségben és értékben. A mezk sorrendje is ennek megfelel. A vállalkozás raktári nyilvántartása egyraktáras rendszer, ami azt jelenti, hogy egy készletféleség csak egy raktárban található meg. Ezt a tényt a készletek fcsoportjainak és a raktárak kódszámainak azonosságával jelezzük (természetesen nem feltétlenül szükséges, hogy a kett egyforma legyen). Tulajdonképpen a készletet és a raktárat össze is lehet kapcsolni ennél a feladatnál a készlettörzsben, vagyis a készlettörzs egyik mezje a raktárkód lehetne, most mégis a forgalmi állományba tettük, tehát a bizonylatok adatainak felvitelekor mindig meg kell adni a konkrét raktár kódszámát. Mind a két megoldás elfogadható. A mennyiségi egységet az információs igény külön nem kéri, de miután mennyiségi adatokra van szükségünk, és a feladatleírás többféle mennyiségi egységre utal., így fontos a megfe149

lel mértékegységre való hivatkozás. Az eltér mennyiségi egységek következtében a mennyiségi adatok nem összesíthetk. A legmagasabb rendezettségi szempont a hónap, a hónapon belül szállítókra, a szállítókon belül raktárakra, végül a raktárakon belül készletekre (készletcsoportokra) rendezett a kimutatás. A rendezettségnek megfelelen a legmagasabb összegfokozat a hónap. Nincs magasabb összegfokozat, hiszen éves vagy féléves információt nem kértünk. a hónapnál kisebb összegfokozat a szállítókód, és a legkisebb pedig a raktárkód.
Kódszámok

A megoldáshoz négy kódszám tartozik, mind a négyet az outputon ki is íratjuk: Úgy gondoljuk, itt különös magyarázatra nincs szükség., talán csak annyit jegyzünk meg, hogy a készletkód kifejezés csoportos nyilvántartás esetén is használható.
Törzsállományok

A konkrét vezeti információs igényekhez két törzsállomány kapcsolódik, a partnertörzs (feladatunkban a partnert mindenhol szállítónak nevezzük), és a készlettörzs. A partnertörzsbl (szállítótörzsbl) szükségünk van - a szállítókódra (kiíratjuk és gyjtési szempont) és - a szállít nevére (kiíratjuk) A készlettörzsbl pedig a következ mezket használjuk: - készletkód (kiíratjuk) - készlet megnevezése (kiíratjuk) - mennyiségi egységkód (kiíratjuk) - nyilvántartási ár (feladatunk esetében ez tényleges beszedési ár, az érték kiszámításához szükséges)
Forgalmi állomány

A készletváltozási bizonylatok felvitele alapján a teljes forgalmi állomány tartalma a következ:
Mozgás Könyve- Bizony- Bizonylat nem lés dátulat dátuma kód ma száma Szállítókód Raktárkód Készletkód Mennyiség

A teljes forgalmi állományból a feladat megoldásához csak az alábbi mezket vesszük figyelembe: Mozgásnemkód (a mozgás jellegének kiválasztásához szükséges) Bizonylat dátuma (a hónapok elhatárolásánál van szerepe, hiszen a bizonylaton lev dátum egyúttal a bevételezés, vagy a visszáruzás dátuma) Szállítókód (kiíratjuk és gyjtési szempont) Raktárkód (kiíratjuk és gyjtési szempont) Készletkód (kiíratjuk és hozzá tartoznak a változó mennyiségi adatok) Mennyiség (szállításonként más és más lehet a tartalma)

150

Bizonylatok

A készletváltozási bizonylatok sokfélék lehetnek. Az alábbi táblázatban mozgásnemeket és bizonylatokat kapcsoltunk össze, hozzátéve, hogy a lista korántsem teljes. A szállító akkor teljesít, ha a raktár bevételezett vagy szállítólevél, vagy bevételi bizonylat alapján. Amennyiben visszáru van, az a teljesítésbl levonásra kerülhet. Tehát mindkét bizonylatra szükség van. Pénzügyi teljesítésrl itt még nem beszélhetünk. TRANZAKCIÓK MOZGÁSNEMEK NÖVEKEDÉSEK Beszerzés Térítés nélkül átvétel Átminsítés eszközbl Átvétel apportból Ajándékként kapott készlet Leltári többlet Átvétel más egységtl Dolgozótól visszavétel Raktári bevételezés Raktári visszavétel Vev visszáru Bevételi bizonylat, szállítóleél Szállítólevél Átminsítési bizonylat Átvétel apportból bizonylata Adományozási okmány Leltárbizonylat Átadás-átvételi bizonylat Dolgozótól visszavétel bizonylata Raktári bevételi bizonylat Raktári visszavételi bizonylat Vev visszáru bizonylat CSÖKKENÉSEK Eladás Térítés nélküli átadás Átminsítés eszközbe Átadás apportba Ajándékképpen adott eszköz Leltári hiány Átadás más egységnek Dolgozónak kiadás Raktári kiadás Selejtezés Lopás, megsemmisülés, elemi kár Szállítói visszáru Eladási bizonylat, számla Szállítólevél Átminsítési bizonylat Átadás apportba bizonylata Adományozási okmány Leltárbizonylat Átadás-átvételi bizonylat Dolgozónak kiadás bizonylata Raktári kiadási bizonylat Selejtezési bizonylat Káreseti jegyzkönyv Szállítói visszáru bizonylat BIZONYLATOK

6.4.2 feladat A vállalkozás a vevi megrendeléseket számítógépen tartja nyilván. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a nyilvántartás naprakész. Jellemzk:

151

· 1600 vev van. A vevk csak Budapesten találhatók, csoportosításuk a kerületek figyelembevételével történik, egy kerületben maximum 95 vev lehet. · A megrendelések száma havonta 500 db. · 1500 féle megrendelhet termék van, amelyek 15 fcsoportba, 11 alcsoportba és 9 csoportba tartoznak, a nyilvántartás csoportos. · Mennyiségi egységek: darab, doboz, láda, csomag, pár, kiló, liter. Válasszuk ki a rendszerbl azokat a kódszámokat, törzsadatállományokat és bizonylatokat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a vezet az alábbi aktuális információk igényét megkaphassa. Vevnként és termékenként az aktuális rendelésállomány mennyisége. KÓDSZÁMOK (mindegyik numerikus) Megnevezés Hossza Felépítése 1. Vevkód 4 ch 1-2= kerület 3-4= sorszám 2. Termékkód 5 ch 1-2 = fcsoport 3-4 = alcsoport 5 = csoport 3. Mennyiségi egységkód 1 ch 1 = sorszám TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés Tartalma 1. Vevtörzs Vevkód Vev neve 2. Terméktörzs Termékkód Termék megnevezése Mennyiségi egységkód 3. Mennyiségi egységtörzs Mennyiségi egységkód Mennyiségi egység megnevezése BIZONYLATOK 1. Megrendelési bizonylat

6.4.3 feladat A gyártási tevékenységet is végz közepes méret vállalkozás készletnyilvántartási rendszere számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a forgalom karbantartása naprakész. Jellemzk: · Három anyagraktár van, amelyek egyraktáras rendszerben üzemelnek. · Öt késztermékraktár van, ezek vevorientáltak, tehát mködési rendszerük többraktáras. · 300 féle anyag van, ezek öt fcsoportba és 12 alcsoportba sorolhatók. · A gyártás során 120 féle késztermék készül, ezek három fcsoportba és kilenc alcsoportba tartoznak. · Az anyagraktárak mennyiségi nyilvántartást vezetnek, a késztermékraktárak az elkészült termékeket mennyiségben és közvetlen önköltségen tartják nyilván. 152

· A nyilvántartás rendszere mindkét raktártípus vonatkozásában csoportos. · A mennyiségi egység csak darab lehet. Válasszuk ki a rendszerbl a szükséges kódszámokat és törzsadatokat, határozzuk meg a szükséges bizonylatokat és mozgásnemeket, ha a vezet az alábbi aktuális információkat igényli: · A készletek mennyisége készletféleségenként, raktáranként és az egész vállalkozásra. · Az elkészült termékek értéke (közvetlen önköltségen) készletféleségenként. A feladat megoldása eltt állítsuk össze a vezeti információs igények output tartalmát, az egyes mezk logikai sorrendjében. Igen nagy segítséget nyújt a továbbiakhoz. VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK A készletek mennyisége készletféleségenként, raktáranként és az egész vállalkozásra. 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez Raktárkód Készletkód Készlet megnevezé- Mennyiség se Az elkészült termékek értéke (közvetlen önköltségen) készletféleségenként. 1. mez 2. mez 3. mez Készletkód Készlet megnevezése Érték KÓDSZÁMOK (mindegyik numerikus) Megnevezés Hossza Felépítése 1. Készletkód 4 ch 1 = készlettípus 2 = fcsoport 3 ­ 4 = alcsoport 2. Raktárkód 1 ch 1 = sorszám 2 ch 1 = raktártípus 2 = sorszám 3. Mozgásnem kód 2 ch 1 = mozgás iránya 2 = mozgás típusa TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés Tartalma 1. Készlettörzs Készletkód Készlet megnevezése Raktárkód (anyagnál) 2. Raktártörzs Raktárkód Raktár megnevezése 3. Mozgásnem törzs Mozgásnem kód Mozgásnem megnevezése BIZONYLATOK 1. Bevételi bizonylat 2. Kiadási bizonylat 3. Visszavételi bizonylat 4. Selejtezési bizonylat 5. Átadás-átvételi bizonylat 6. Leltárbizonylat MOZGÁSNEMEK 153

Növekedés 1. Bevételezés 2. Visszavételezés 3. Átvétel 4. Leltártöbblet

Csökkenés 1. Kiadás 2. Selejtezés 3. Átadás 4. Leltárhiány

6.4.4 feladat A vállalkozás számviteli információs rendszere számítógépesített, a rendszerek egymással hálózati kapcsolatban vannak, közös adatbázist használnak, a karbantartás megközelítleg naprakész. Jellemzk: · 12 bolt van, amelyek 3 megyében találhatók és megyénként 4 féle típusba sorolhatók. · Az árukészlet nyilvántartása csoportos, a 100 áruféleségbl 25 féle a mszaki cikk, 22 féle a ruházati cikk, 18 féle a sportcikk, 8 féle a bútor és 27 féle a játék. · Az 56 partner kódszámának kialakítása a partnerré válás évének figyelembevételével történik. · A számlatükör leghosszabb fkönyvi száma 5 karakteres. A vezet az asztalán lév számítógép segítségével a következ ­azonnali- információkat szeretné lekérdezni: · Adott bolt eladott árukészletének készletféleségenkénti értéke meghatározott napra vonatkozóan. · Adott partner folyószámlájának tartalma. · Az elz évben elszámolt összes értékcsökkenési leírás terv szerinti, terven felüli és kisérték eszközök azonnali leírása bontásban. Határozzuk meg az információkat szolgáltató rendszereket, valamint a vezeti információs igények output tartalmát. Továbbá válasszuk ki az adatbázisból a szükséges kódszámokat és adjuk meg a hosszukat, felépítésüket. Végül írjuk le azokat a bizonylatokat, amelyek szerepet játszanak az outputok elállításában.
Vezetõi lekérdezés

Késlet rendszer

Pénzügyi rendszer

Fõkönyvi rendszer

154

Vezeti információs igények

Adott bolt eladott árukészletének készletféleségenkénti értéke meghatározott napra vonatkozóan. 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez
Boltkód Dátum Készletkód Készlet megnevezése Érték

Adott partner folyószámlájának állása. 1. mez 2. mez 3. mez
Partnerkód Partner neve Forgalom tartozik

4. mez
Forgalom követel

Az elz évben elszámolt összes értékcsökkenési leírás terv szerinti, terven felüli és kisérték eszközök azonnali leírása bontásban. 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez
Idszak Fkönyvi szám Fkönyvi számla Leírt összeg megnevezése

KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. Boltkód 2. Készletkód 3. Partnerkód 4. Fkönyvi szám BIZONYLATOK 1. Számla 2. Visszárú bizonylat 3. Fkönyvi feladás

Hossza 3 ch 3 ch 4 ch 5 ch

Felépítése 1 = megye 2 = típus 3 = sorszám 1 = fcsoport 2-3 = csoport 1-2 = év 3-4 = sorszám 1-5 = sorszám

6.4.5 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes készletnyilvántartó rendszerérl.
Jellemz adatok:

· egy gyártó cég késztermékeinek száma: 50 · Vásárolt készleteit 10 raktárban tárolja, amelyek egy zárt technológiai rendszerben a technológiai útvonalak mentén tárolhatók és több raktáras rendszer szerint mködik. (Raktárak közötti forgalom létezik). · vásárolt készletféleségek száma: 1000 amelybl 700 anyagféleség, további megmunkálásra 300 árú (amely mind kereskedelmi árukészlet) · az anyagféleségeken belül az 5 féle csoport a következ: 10 nyersanyag, 190 alapanyag, 200 segédanyag, 155

50 fenntartási anyag, 250 egyéb anyag · 10 féle mennyiségi egység fordul el (amelyeket a kezdbetikkel rövidítenek) · nyilvántartási árként elszámolóárat használnak · a vállalatnál évente leltároznak. 1. Vezeti információs igény Állítsa össze a raktárkészlet kimutatás listájának tételsorfejléc adatait, amely raktáranként készletnövekv sorrendben tartalmazza a készletek azonosító adatait és a készletet mennyiségben és értékben. Cégnév Raktárkészlet kimutatás Raktárkód: Dátum:

1. Készlet kód

2. 3. Készlet név Mennyiségi egységkód

4. Elszámoló- 5. 6. ár Mennyiség Érték

2. KÓDSZÁMOK (csak a készletkimutatáshoz szükséges kódokat kell megadni). Megnevezés Hossza Felépítése 1. Készletkód 6 ch 1 = készlettípus 2 = készletféleség 3 = készletcsoport 4 ­ 6 = sorszám 2. Mennyiségi egység kód 1 poz. alfás vagy 1 = sorszám jelleg (betk használatával) 2 poz. Numerikus 1 ­ 2 = sorszám 3. Raktárkód 2 ch 1 ­ 2 = sorszám 3. TÖRZSÁLLOMÁNY (csak a vezeti információs igényhez szükséges törzsadatokat kell megadni). Megnevezés Tartalma 1. Készlettörzs - készletkód - készletnév - mennyiségi egységkód - elszámolóár - ITJ szám - Fkönyvi szám 2. Raktártörzs - Raktárkód - Raktárnév 3. Mennyiségi egységtörzs - Mennyiségi egység kód - Mennyiségi egységnév 4. BIZONYLATOK 156

Adjon meg 2 db készletnövekedéssel, és 2 db készletcsökkenéssel összefügg bizonylatot. 1. Készlet bevételi bizonylat (vásárlás esetén) 2. Vev visszárú bizonylat 3. Készlet kiadási bizonylat (termelésbe kiadás) 4. Szállítói visszárú bizonylat 6.4.6 feladat Egy (költségvetési intézmény) vállalkozás készletnyilvántartási rendszere számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemzk:

· 540 féle készlet van, amelyek 9 csoportba sorolhatók. A 9 csoportból 5 csoporton belül 6 féle méret és 5 féle minség fordul el, 4 csoporton belül pedig 12 féle méret van, minség szerinti bontás nincs. · A 100 partnert (szállítót) 5 féle szakma szerint vesszük figyelembe. · A raktárak száma négy. · A készletek nyilvántartása csoportos, továbbá mennyiségi és érték szerinti, a nyilvántartási ár egyedi beszerzési ár. · Csak egyfajta mennyiségi egység fordul el. · Egyféle készletet mindig ugyanaz a szállító szállít és mindig ugyanabba a raktárba · Egyféle készletet mindig ugyanaz a szállító szállít és mindig ugyanabba a raktárba kerül, a rendszer egyraktáras. · Adott szállító mindig ugyanabba a raktárba szállít. 1. Vezeti információs igény: Meghatározott napra vonatkozóan a szállítói teljesítések raktárankénti és készletcsoportonkénti mennyisége és értéke. Állítsuk össze a vezeti információs igény output tartalmát! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a kódszámokat, törzsadatokat és bizonylatokat, amelyek a fenti vezeti igény összeállításához szükségesek! Meghatározott napra vonatkozóan a szállítói teljesítések raktárankénti és készletcsoportonkénti mennyisége és értéke (........... év ................... hó) 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez
Szállító kód Szállító neve Raktárkód Raktár neve Készletkód Készlet Mennyiség megnevezése Érték

2. KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. Szállítókód 2. Raktárkód 3. Készletkód

Hossza 3 ch 1 ch 4 ch

Felépítése 1 = szakma 2-3 = sorszám 1 = sorszám 1 = csoport 2-3 = méret 157

4 = minség 3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. Szállító törzs 2. Raktártörzs 3. Készlettörzs Tartalma Szállítókód Szállító neve Raktárkód Raktárkód Raktár neve Készletkód Készlet megnevezése Egyedi beszerzési ár Szállítókód Raktárkód

4. BIZONYLATOK 1. Szállítólevél 2. Bevételi bizonylat 3. Szállítói visszárú bizonylat

6.4.7 feladat A pénzintézet anyagkészleteinek analitikus nyilvántartása számítógépen van. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás megközelítleg naprakész.
Jellemz adatok:

· 80 féle anyagkészlet van. A 20 féle nyomtatvány öt fcsoportból áll, ezen belül négy alcsoportot különböztetünk meg fcsoportonként. Csomagolóanyagból 16 féle van, ezek 4 fcsoportra és fcsoportonként 4 alcsoportra tagozódnak. A 33 féle irodaszer 11 fcsoportból és fcsoportot tartalmaz, itt nincs alcsoportra bontás. A kódszámhoz ellenrzszám is tartozik (algoritmusát nem kell meghatározni). · A készletek nyilvántartása csoportos. · A számlatükör legmélyebb bontása 6 karakter. · A félév során az intézetnél nem történt selejtezés, leltározás csak az év második felében lesz. · Az analitika az általa kezelt fkönyvi számlákat a félév végén zárja és nyitja. A rendszer naplót nem vezet.
Vezeti információs igény:

Az év els félévére vonatkozóan fkönyvi számok és ITJ számok szerint a készletcsoportok készletváltozásonkénti értéke.
Feladat

158

Állítsa össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNY output tartalmát! Válassza ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igény összeállításához közvetlenül szükségesek! Az év els félévére vonatkozóan fkönyvi számok és ITJ számok szerint a készletcsoportok készletváltozásonként értéke (Év .......... I. Félév) 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez
Fkönyvi szám ITJ szám Fkönyvi számla megnevezése Készlet kód Készlet meg- Mozgásnem nevezése kód Mozgásnem megnevezése Érték

2. KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. Fkönyvi szám 2. Készletkód

Hossza 6 ch 5 ch

3. Mozgásnem kód 3. TÖRZSADATOK Megnevezés 1. Fkönyvi törzs

2 ch

Felépítése 1 ­ 6 = sorszám vagy decimális kód 1 = készlet típusa 2 ­ 3 =fcsoport 4 = alcsoport 5 = ellenrzszám 1 = mozgás iránya 2 = mozgás típusa Tartalma Fkönyvi szám Fkönyvi számla megnevezése Nyitó érték követel Nyitás dátuma Készletkód Készlet megnevezése ITJ szám Mozgásnem kód Mozgásnem megnevezése Fkönyvi szám tartozik Fkönyvi szám követel

2. Készlet törzs 3. Mozgásnem törzs

4. BIZONYLATOK 1. Bevételi bizonylat 2. Kiadási bizonylat 3. Szállítói visszárú bizonylat 4. Visszavételi bizonylat 6.4.8 feladat Egy vállalkozás termékeket állít el, s azokat értékesíti. 1. A készletféleségek száma 2500. Ezek saját termelés és vásárolt készletek. · A saját termelés készletek számviteli nyilvántartás szerinti csoportosítása: Félkésztermékek 159

Késztermékek Mindkét fcsoportban 8-8 csoportot különböztetünk meg. · A vásárolt készletek számviteli nyilvántartás szerinti csoportosítása: Alapanyagok Segédanyagok Egyéb anyagok Betétdíjas göngyölegek A vásárolt készletek legnépesebb fcsoportjában 100 cikkcsoport van. 2. A nyilvántartás átlagáras. 3. A raktárak száma 2. 4. A vállalkozás vevi és szállítói (partnerei) lehetnek külföldiek, s belföldiek is. A belföldiek is. A belföldiek az egész országból származhatnak, Budapestrl, illetve a 19 megyébl. Azonosításuk a belföldi-külföldi jelleg, valamint a megye figyelembevételével történik. (Nem kell arra számítani, hogy partner székhelyet változtat.) Minden partnerünknek csak egy bankszámlájával állunk kapcsolatban. A vállalkozás több, mint 100 partnerrel dolgozik.
Feladat:

Határozza meg a rendszer egyedeinek azonosító kódolását! Adja meg példaszeren az alábbi két kódot: · Nyersmaratott fogaskerék (ez a félkész termékek 7. csoportja) · Floppy lemezek (ez az egyéb anyagok 92. csoportja) Adja meg a rendszer törzsállományait! Készítsen összegfokozatos listát a határidn belül kiegyenlített, illetve határidn túl 30 napon belül, illetve 30 és 60 nap között ki nem egyenlített vevkövetelésekrl vevnként, számlánként részletezve. (adja meg azt is, hogy milyen rendezettség lehet a lista)! Adja meg azokat a bizonylatokat, melyek a fenti kimutatás összeállításához szükségesek! 1. KÓDOLÁS Megnevezés Hossza Felépítése 1. Cikkszám 4 vagy 5 1. típus (vásárolt, saját termelés) 2. fcsoport 3-4 csoport, vagy (3-5 csoport BVÍTHETSÉG) 2. Partner kód 6 1. jelleg (belföld-külföld) 2-3. megye 4-5-6. egyedi szám 3. Raktár kód 1 1. raktár szám 2. PÉLDASZER KÓDOK: Nyersmaratott fogaskerék: 21007 Floppy lemezek: 13092

160

3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. Cikktörzs

2. Raktár törzs 3. Partner törzs

Tartalma Cikkszám (azonosító) Cikk neve Mennyiségi egység Fkönyvi szám Átlagár ITJ Raktár szám Raktár neve Raktár címe Partner azonosító Partner neve Partner címe Pénzforgalmi jelzszám Adóigazgatási szám

5. VEV KÖVETELÉSEK LISTÁJA (adja meg a táblázat fejlécét, s vázolja a táblázat szerkezetét is) KIMUTATÁS A kiegyenlített, illetve határidn túl ki nem egyenlített vevkövetelésekrl 19.. ... ... Határid Vev Számla Bankkivonat
Kódja Neve Száma Kelte Fiz. Ha- Összeg tárid Kelte Összeg

A lista lehetséges rendezettsége: · Határidre, azon belül · Vevre, azon belül · Számlaszámra, vagy fizetési határidre, esetleg számla keltére. 5. BIZONYLATOK 1. Bankkivonat 2. Vev számlák 3. Raktári kivételi jegy 6.4.9 feladat Egy termel vállalkozásnál 1. A készletek · Vásárolt készletek, ezen belül alapanyagok segédanyagok egyéb anyagok göngyölegek a készletféleségek száma 3800, a legnépesebb fcsoporton belül 5 cikkcsoport lehet, s egyes cikkcsoportokba mintegy 110 cikkelem tartozhat. · Saját termelés készletek 161

· · · · ·

félkésztermék késztermék A saját termelés készletek legnépesebb fcsoportjában 4 csoport található, csoportonként 8-12 cikket termelnek. A készlet azonosítók minden készletcsoportra azonos szerkezetek. A szállítói számlákat anyagbevételi jegyekkel szerelik, ennek alapján történik a raktári bevételezés. A felhasználásra, illetleg értékesítést megelz kivételezés kivételezési jeggyel történik. A számlatükör legmélyebb bontású fkönyvi száma 6 jegy. A nyilvántartás elszámoló áras. A raktárak száma 2.

Feladat

1. Határozza meg a rendszer egyedeinek azonosító kódolását! 2. Adja meg példaszeren Tömény kénsav (ez az alapanyagokon belül a 3. Vegyi anyagok csoportban az 1. Sz. anyag) Akkumulátor lemez (ez a félkész termékek között a 4. Akkumulátor elemek csoportban a 7. alkatrész) kódjait. Adja meg a rendszer törzsállományait! Készítsen összegfokozatos selejtezési kimutatást a raktárakban tárolt, selejtezett anyagokról raktárankénti, azon belül fkönyvi számla csoportonkénti bontásban (adja meg azt is, hogy milyen rendezettség lehet a lista)! Adja meg a rendszer bizonylatait! 1. KÓDOLÁS Megnevezés Hossza Felépítése 1. Cikkszám 6 1 típus 2 fcsoport 3 csoport 4-6 elem 2. Fkönyvi szám 6 A számlarend szerint 3. Raktár 1 1 sorszám 2. PÉLDASZER KÓDOK: Tömény kénsav: 113001 Akkumulátor lemez: 214007 3. TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés Tartalma 1. Cikktörzs Cikkszám Cikk neve Mennyiségi egység Fkönyvi szám Elszámolóár 2. Fkönyvi törzs Fkönyvi szám Számlanév 162

Tartozik (Nyitó egyenleg) Követel (Nyitó egyenleg) Mérlegkód 3. Raktár törzs Raktár száma Raktár neve Raktár címe 5. ÖSSZEGFOKOZATOS SELEJTEZÉSI KIMUTATÁS A RAKTÁRI KÉSZLETEKRL (adja meg a táblázat fejlécét, s vázolja a táblázat szerkezetét is) SELEJTEZÉSI KIMUTATÁS A raktári készletekrl 19.. ... ... Raktár Fkönyvi Készlet szám
Rakt. Sz. Raktár neve Cikkszám Megnevezés M. Mennyi- Elszámoegys ség ló ár . Érték

A lista rendezettsége: · Raktár száma, azon belül · Fkönyvi szám, azon belül · cikkszám 5. BIZONYLATOK 1. Bevételi bizonylat 2. Kivételi jegy 3. Selejtezési jegyzkönyv

6.5 A BÉREK ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSA
6.5.1 feladat
Jogcímösszesít szervezeti egységenként és dolgozónként

A gazdálkodó szervezet munkaügyi- és bérrendszere számítógépen van, az adatok felvitele, valamint az állományok karbantartása havi rendszeresség. Jellemz adatok: - 200 dolgozó van. A dolgozók azonosítása a vezetéknevük els két karakterével, és azon belül sorszámmal történik. - Minden dolgozó havibéres, de a hálózatban dolgozók a forgalom után jutalékot is kapnak, amelynek százaléka állandó. - A vállalkozás rendelkezik Budapesten egy központi székházzal, amelyben 20 szervezeti egység van. Ezenkívül ­Budapestet is beleértve ­ hat városban vannak boltjai: Budapesten 14, Érden 2, Vácon 2, Gödölln 1, Esztergomban 2 és Cegléden 3. a boltok négy típusba sorolhatók: stílbútor, elemes bútor, konyhabútor, használt bútor. Az azonosító kidolgozásánál a központ is egy típusnak számít. - 19 féle jogcím fordul el a vállalkozásnál, ebbl 12 féle a bért növel, és 7 féle a bért csökkent jogcím.

163

Vezeti információs igény

ÉVES, AZON BELÜL HAVI JOGCÍMÖSSZESÍT SZERVEZETI EGYSÉG ÉS DOLGOZÓI BONTÁSBAN Állítsuk össze a VEZETI INFORMÁCIÓS IGÉNYEK output tartalmát, rendezettségét, összegfokozatait! Válasszuk ki a rendszerbl azokat a KÓDSZÁMOKAT (hossz és felépítés), TÖRZSADATOKAT (tartalom), FORGALMI ADATOKAT (tartalom) és BIZONYLATOKAT, amelyek a fenti vezeti információs igények összeállításához közvetlenül szükségesek!
Vezeti információs igény

JOGCÍMÖSSZESÍT SZERVEZETI EGYSÉG ÉS DOLGOZÓI BONTÁSBAN 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1.
Dátum JogJogcím (év, hó) címkód megnevezése
96.01 101 Alapbér

Szervezeti Szervezeti Dolgoegység egység zó kód kód neve
1101 1102 Igazgatóság AN01 MA01 Számvitel AN02 JE01 SZO2

Dolgozó neve Összeg

Angyal Majoros Antoni Jenei Szilágyi

6201

Bolt

B101 FE02

Bíró Fehér

96.02. 96.12.

101 jogcím összesen 207 jogcím összesen
Mindöszszesen

80.000 30.000 aaaaa* 50.000 40.000 45.000 aaaaa* . . . 30.000 38.000 aaaaa* aaaaa** . . aaaaa** . . aaaaa*** . . aaaaa***

101. jogcím 207. jogcím

Rendezettség:

Összegfokozatok:

1. Dátum (hó) azon belül 2. Jogcímkód azon belül 3. Szervezeti egység kód azon belül 4. Dolgozókód 1. Mindösszesen (Év-jogcím)*** 2. Hónap (Hó-jogcím) ** 164

3. Szervezeti egységkód * KÓDSZÁMOK Megnevezés 1. Dolgozókód 2. Szervezeti egység kód 3. Jogcímkód TÖRZSADATOK Megnevezés 1. Dolgozói törzs Hossza 4 ch 4 ch 3 ch Felépítése 1-2 = vezetéknév kezdbeti 3-4 = sorszám 1 = város 2 = típus 3-4 = sorszám 1 = jogcím iránya 2-3 = jogcím típusa Tartalma Dolgozókód Dolgozó neve Szervezeti egység kód Bérforma, járulékkulcs Béradatok Szervezeti egység kód Szervezeti egység neve Jogcímkód Jogcím megnevezése Tartalma Bizonylat dátuma Dolgozókód Ledolgozott munkanapok száma Jogcímkódok Összegek

2. Szervezeti egység törzs 3. Jogcímtörzs FORGALMI ÁLLOMÁNYOK Megnevezés 1. Jogcímösszesít forgalmi állomány

BIZONYLATOK 1. Egyéni bérelszámolólap 2. Egyéni munkaid elszámoló lap 3. Jutalékelszámoló lap
Vezeti információs igény

Az információ éves, azon belül havi adatokra vonatkozóan jogcímösszesítt tartalmaz szervezeti egység és dolgozói bontásban. A kimutatás felépítése ugyanezt a sorrendet követi, tehát a bal szélen van a legmagasabb gyjtési szempont, azaz a dátumon belül az év, majd utána a hónap. A jogcímösszesít azt jelenti, hogy a hónapon belüli összesítés tranzakciók (jogcímek) szerint történik, vagyis a számítógép veszi legelször az adott évben a január hónapot, azon belül sorban az els jogcímet (feladatunkban ennek kódszáma 1, és ez az alapbér). A további felépítés szerint most összeszedi és kiírja az összes szervezeti egységet a hozzátartozó dolgozókkal együtt, ahol és akiknél az alapbér jogcím elfordul, és így tovább minden jogcímmel kapcsolatban. Így minden jogcím egyetlen egy helyen fordul el, és egyetlen egy összesen adatot tartalmaz adott hónapon belül. Ha 165

ezeket a havi adatokat összeadjuk, megkapjuk a jogcímekre vonatkozó éves információkat. A legmagasabb rendezettségi szempont a hónap, nála kisebb a jogcímkód, majd a szervezeti egység kód következik, végül a legkisebb, a dolgozókód. A legmagasabb összegfokozat a mindösszesen (éves összesen), ez a végösszesen. A végösszesenen belül külön kell összeadni a hónapok adatait, a hónapokon belül a jogcímekhez tartozó adatokat, majd a jogcímeken belül a szervezeti egységek kódja jelenti a legkisebb összegfokozatot.
Kódszámok

A megoldásban három kódszámot kell kidolgozni. A dolgozókód rendkívül egyszer, magyarázatot nem igényel. A szervezeti egység kód bonyolultabbnak látszik, de nem az. Az els karakter a város (hat város van, tehát elegend az egy karakter), a második a típus. A felsorolt négyféle típushoz hozzávesszük a központot, mintha az is egy típus lenne, és utána már csak a kétjegy sorszám következik, hiszen a központon belül húsz egység van, de a budapesti boltok száma is 14, és ebbl 11 bolt típusa lehet például elemes bútor. A jogcímkód a tranzakció kódok közé tartozik, hosszát a növel és a csökken jogcímek száma határozza meg, felépítésében pedig követi a tranzakciókódok már korábban tárgyalt felépítését.
Törzsállományok

A három kidolgozott kódszámhoz törzsállomány is tartozik. A dolgozói törzsbl a következ adatokra van szükségünk: dolgozókód (kiíratjuk, és a legalacsonyabb rendezési szempont) dolgozó neve (kiíratjuk) szervezeti egység (erre azért van szükség, mert ez a dolgozó konkrét szerkód vezeti egysége) bérforma, jutalék- (a havibér és a jutalékelszámolás megkülönböztetésére, kulcs illetve a jutalék kiszámítására) béradatok (a havibéres dolgozóknál a jogcímek szerinti összegeket tartalmazza) A szervezeti egység törzs és a tranzakció (jogcím) törzs a megoldásban két-két mezt tartalmaz, a kódszámot és a megnevezést (nevet). A kódszámokra részben a kiíratás, részben a rendezés, illetve az összegzés miatt van szükség, a megnevezéseket pedig mindkét állományból kiíratjuk.
Forgalmi állomány

Annak ellenére, hogy a munkaügyi- és bérnyilvántartás esetében forgalomról a szó igazi értelmében nem beszélhetünk, az egyszerség kedvéért nevezzük a havi adatokat tartalmazó állományt itt is forgalmi állománynak. Az állandó béradatok a törzsállományban vannak, a forgalmi állomány a változó adatokat tartalmazza, amelyeket rendszeres idközönként, illetve esetenként be kell vinni a számítógépbe. Ilyen adatok lehetnek a jutalékos elszámolási rendszerben dolgozók forgalomtól (teljesítménytl) függ béradatai, de a többi dolgozónál is elfordulhatnak változó jelleg béradatok. A teljes forgalmi állomány tartalma például a következ lehet:
Könyvelés Bizonylat Bizonylat Dolgozókód Ledolgozott JogcímkóÖsszegek

166

dátuma

száma

dátuma

munkanapok dok száma

Az általunk összeállított teljes forgalmi állományból a megoldáshoz az alábbi mezkre van szükségünk: Bizonylat dátuma (a hónapok elhatárolásánál van szerepe) Dolgozókód (a kódszám felhasználása nélkül nem tudunk a változó adatok esetében kapcsolatot teremteni a dolgozók és a jogcímek között) Ledolgozott munka- (az összegek kiszámításához kell a havidíjas dolgonapok száma zóknál) Jogcímkódok (a havonta változó összegekhez kapcsolódó jogcímek kódszámait kell itt felsorolni) Összegek (az elbbi jogcímekhez tartozó összegek)
Bizonylatok

A feladat a megoldáshoz három bizonylatot kér. Úgy gondoljuk, hogy a felsorolt bizonylatok adatainak felvitele alapján az adott vezeti információs igény összeállítható, persze a törzsállományokkal együtt. Nem biztos, hogy a gyakorlatban a gazdálkodó szervezetek ugyanezeket az elnevezéseket használják, mi itt fként arra törekedtünk, hogy a bizonylat megnevezése utaljon a tartalmára. 6.5.2 feladat Egy költségvetési intézmény a munkaügyi és bérrendszerét számítógépen tartja nyilván. Az adatbázis tartalmazza az összes lehetséges törzsadatot, a karbantartás és a vállalkozások felvitele folyamatos, a nyilvántartás naprakész. Jellemzk: · 300 dolgozó van, az egy napon születettek száma jelenleg 12 f, és ez várhatóan nem fog száz fölé emelkedni. · A havibéres 300 dolgozóból 90 f fizikai, 210 f pedig szellemi állományú. · A szervezeti egységek száma 19, a kódszám kialakításánál az intézmény az alábbi táblázat szerint járt el: fels szint Középszint alsószint szervezeti egység (db) 3 5 11 · Az intézménynél az alapbéren kívül vezeti pótlékot, éjszakai pótlékot és gépjármvezeti pótlékot is fizetnek, valamint rendszeresen fordul el néhány dolgozónál béralap terhére kifizetend jutalom. Válasszuk ki a rendszerbl azokat a kódszámokat, törzsadatállományokat, dokumentumokat és jogcímeket, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a vezet az alábbi ­ adott hónapra vonatkozó ­ információs igényét megkaphassa: · Szervezeti egységenként, állománycsoportonként és dolgozónként az alapbérek, a bérpótlékok, a jutalmak, valamint a bruttó bérek összege. · Jogcímösszesít szervezeti egység és dolgozói bontásban (a szükséges összegekkel). A feladat megoldásához hozzátartozik a vezeti információs igények output tartalma is, mégpedig a mezk logikai sorrendjében felépítve.
Vezeti információs igények

167

Szervezeti egységenként, állománycsoportonként és dolgozónként az alapbérek, a bérpótlékok, a jutalmak, valamint a bruttó bérek összege (...... hónapra) 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez 8. mez
Szervezeti egységkód Szervezeti egység neve Állománykód Dolgozókód Dolgozó neve Jogcímkód Jogcím meg- Összeg nevezése

Jogcímösszesít szervezeti egység és dolgozói bontásban (...... hónapra) 1. mez 2. mez 3. mez 4. mez 5. mez 6. mez 7. mez Jogcímkód Jogcím Szervezeti Szervezeti Dolgozó Dolgozó Összeg megneve- egységkód egység kód neve zése neve KÓDSZÁMOK Megnevezés Hossza Felépítése 1. Dolgozókód 8 ch 1-6 = születési dátum 7-8 = sorszám 2. Állománykód 1 ch 1 = sorszám 3. Szervezeti egységkód 3 ch 1 = hierarchia szintjei 2-3 = sorszám 4. Jogcímkód 2 ch 1 = jogcím iránya 2 = jogcím típusa TÖRZSÁLLOMÁNYOK Megnevezés Tartalma 1. Dolgozótörzs Dolgozó kód Dolgozó neve Állománykód Szervezeti egységkód 2. Szervezeti egységtörzs Szervezeti egységkód Szervezeti egység neve 3. Jogcímtörzs Jogcímkód Jogcím megnevezése DOKUMENTUMOK 1. Munkaszerzdés 2. Kollektív szerzdés 3. Kinevezési okmány

JOGCÍMEK Növekedés 1. Alapbér 2. Vezeti pótlék 3. Éjszakai pótlék 4. Gépjármvezeti pótlék 5. Jutalom

Csökkenés

168

6. Bruttó bér 6.5.3 feladat A vállalkozás számítógépes bérszámfejtési rendszert hozott létre, melynek kialakítása során az alábbi jellemzket vették figyelembe: · A vállalkozás 38 önálló szervezeti egységet mködtet, amelyek az ország bármely megyéjében megtalálhatók. · A dolgozók foglalkoztatása szervezeti egységekhez kötötten történik, az egységek között foglalkoztatás szempontjából nincs átjárás, és ez a dolgozói kód kialakítása során strukturális elemmé is vált. Egy szervezeti egységben sem foglalkoztatnak 45 fnél több dolgozót. · A dolgozók a bérüket átutalási betétszámlára kapják, minden hónap 5-én. Minden dolgozónak csak egy bankszámlája van, ugyanannál a pénzintézetnél. · A dolgozók foglalkoztatása idbérben és teljesítménybérben történik. · A bérszámfejtés során a normatételek, a járandóságok, a levonások és a kifizetend tételek azonosítására jogcímkódokat alkalmaznak, az alábbiak figyelembevételével - 415 normatétel - 78 járandóságtétel - 117 levonástétel - 7 kifizetési tétel került elkülönítésre. · A dolgozók azonosítása a szervezeti egységek, valamint a nemek (1-férfi, 2-n) figyelembevételével történt. VEZETI INFORMÁCIÓ A felels vezet havonta, szervezeti egységenként, dolgozónként, jogcímenként kéri a jogcímekhez érvényesített összegeket a bérszámfejtés végeztével, havi öszszegekben és göngyölítetten. Dolgozzuk ki a feladat megoldásához a kódszámokat, néhány konkrét kódszámot. Állítsuk össze a vezeti információs igény output tartalmát, rendezettségét. Határozzuk meg azokat a törzsadatokat, bizonylatokat, amelyek az adott vezeti igény összeállításához szükségesek!
Melyek azok a kódszámok, amelyek a rendszer mködtetéséhez elengedhetetlenül szükségesek?

Megnevezés Dolgozókód

Típus numerikus

Hossza 5 ch

Jogcímkód

numerikus

4 ch

Felépítése 1-2 = szervezeti egység 3 = nem 4-5 = sorszám 1 = jogcím típusa 2-4 = sorszám

Kódoljuk be a következ elemeket!

15. járandóságtétel 169

2015 16. szervezeti egység 25. ni dolgozója 16225
A vezeti információ tartalma

1
Dátum (hó)

2
Dolgozókód

BÉRSZÁMFEJTÉSI KIMUTATÁS 3 4 5 6
Dolgozó neve Jogcímkód Jogcím meg- Havi összeg nevezése

7
Göngyölített összeg

Milyen szempontok szerint rendezzük a kimutatás tartalmát?

Dátum Dolgozókód Jogcímkód
Melyek azok a törzsadatok, amelyek a rendszer mködtetéséhez elengedhetetlenül szükségesek?

Megnevezés Dolgozó törzs

Jogcím törzs

Tartalma Dolgozókód Dolgozó neve Bankszámlaszám Besorolás Belépés dátuma Jogcímkód Jogcím megnevezése Jogcím összege Jogcím érvényessége

Adjunk meg a feladat megoldásához legalább két szükséges bizonylat!

Teljesítményelszámoló lap Munkalap, jelenléti ív 6.5.4 feladat Esettanulmány egy vállalkozás számítógépes munkaügyi és bérrendszerérl. Jellemz adatok: - Egy vállalkozásnak minden megyeközpontban van egy kirendeltsége. - Kirendeltségenként átlagosan 15 fállású alkalmazottat foglalkoztat. - A tevékenységi kör ipari fémtömegcikk gyártás. - A munkaügyi és bérnyilvántartás a Bp-i központban lév számítógépen történik. - A dolgozóknak a bérét minden hónap 3-án utalják a dolgozók részére külön-külön megnyitott bankszámlára. - Minden telephelynek van saját számítógépe, amely modemes (telefonvonalon) kapcsolatban áll a Bp-i központ számítógépével.

170

A dolgozók napi termel tevékenységérl egyéni teljesítmény elszámolólapot vezetnek naprakészen, melynek adatait folyamatosan rögzítik a saját számítógépen. - Naponta történik adatátvitel (file transfer) a dolgozók napi teljesítményeirl a kirendeltségekrl a központ felé. - Az egyéni bankszámlaszerzdést a dolgozók egy országos hálózattal rendelkez banknál (minden megyeközpontban van bankfiók) kötötték. - A dolgozók azonosítása a születési éven /utolsó két pozíció/ belüli sorszámokkal történik. - Az alkalmazott bérforma egyéni teljesítménybér. - Az alkalmazott jogcímek: bérnövel tételek - prémium, - jutalom, - osztalék, - étkezési hozzájárulás, - kiküldetési általány, bércsökkent tételek - kártérítés - biztosítás, - nyugdíjjárulék, - SZJA elleg, - Munkavállalói járulék,
Vezeti információs igény

-

a. Kirendeltségenként és dolgozónként készíteni kell egy lista fejlécet, mely tartalmazza a dolgozók bruttó bérét és összlevonását valamint a dolgozók bankszámlájára átutalt összeget.
1. Telephely 2. Telephely 3. Dolgozó 4. Dolgozó 5. kód megnevezé- kód neve bér se Bruttó 6. Levonás 7. Bank 8. Átutalt számla kód összeg

b. Tervezze meg jogcímenkénti összesít lista fejlécét, kirendeltségenkénti és dolgozónkénti bontásban.
1. Telephely 2. Telephely 3. Dolgozó 4. Dolgozó 5. Jogcím kód 6. Jogcím 7. Összeg kód megnevezése kód neve megnevezése

Kódszámok

(csak a vezeti információs igényhez) Megnevezés Hossz 1. Telephelykód 2 ch 2. Dolgozókód 5 ch 3. Jogcímkód 4.Bankszámla kód
Törzsállományok

2 ch 16 ch

Felépítés 1-2 = sorszám 1-2 = születési év 3-5 = sorszám 1 = jogcím típus 2 = jogcímkód 1-16 = bankszámlaszám

171

(csak a vezeti információs igényhez szükséges törzsadatokat kell megadni). Megnevezés Tartalom 1. Dolgozótörzs - Dolgozó kód - Dolgozó megnevezése - Telephelykód - Bankszámlakód 2. Telephelytörzs - Telephely kód - Telephely megnevezése 3. Jogcímtörzs - Jogcímkód - Jogcím megnevezése 4. Bankszámlatörzs - Bankszámlakód - Dolgozókód - Átutalt összeg
Bizonylatok

(Csak a vezeti információs igényhez szükséges) 1. egyéni teljesítmény elszámoló lap 2. munkaszerzdés

6.8 IRATKEZELÉS
6.8.1 feladat A vállalkozás számítógépes iktatási rendszert hozott létre, melynek kialakítása során az alábbi jellemezket vették figyelembe: · A vállalkozás 17 olyan önálló, egymástól elkülönült szervezeti egységet mködtet, ahol önálló iratkezelés folyik, saját, önálló számítógépen. · A szervezeti egységeken belül osztályok találhatók, amelyek száma várhatóan a jövben az osztályok azonosítását is tükrözi. · Osztályonként maximum 8 f felels ügyintézi munkakör került kialakításra, az ügyintézk önállóan felelsek a tárgykörükhöz tartozó iratokért. · Az iratok száma havonta a jelenlegi adatok szerint átlagosan 300 db, melyek fele input, fele output irat, és osztályonként a jövben sem fogja a számuk meghaladni a 60-at. · Az íratok azonosítása iktatószámmal és a tárgy rövid megnevezésével történik. · Az iktatószám struktúrájában a következket szükséges érvényesíteni - az irat input-output jellege - a felels ügyintéz azonosítója - az adott év utolsó két karaktere - az aktuális hónap - az aktuális nap - az adott írat aznapi sorszáma · Az iratkezelés jellegét önálló alfabetikus kódokból álló kódrendszerrel szükséges megkülönböztetni, amelyek lehetnek - folyamatban lév írat - archív írat 172

- átmeneti irattárban elhelyezett írat. A tablón mind a kódszámot, mind a megnevezést használjuk.
VEZETI INFORMÁCIÓ

A felels vezet havonta, azon belül napi részletezettségben kell, hogy lássa a kezelt iratok listáját adott szervezeti egységre vonatkozóan iratkezelési jelleg és iktatószám szerinti bontásban. Dolgozzuk ki a feladat megoldásához a kódszámokat, néhány konkrét kódszámot. Állítsuk össze a vezeti információs igény output tartalmát, rendezettségét. Határozzuk meg azokat a törzsadatokat, amelyek az adott vezeti igény összeállításához szükségesek!
Melyek azok a kódszámok, amelyek az információs lista elkészítéséhez elengedhetetlenül szükségesek?

Megnevezés Iktatószám

Típus numerikus

Hossza 10 ch

Iratkezelési jellegkód Szervezeti egységkód Ügyintézkód

alfabetikus numerikus numerikus

1 ch 4 ch 1 ch

Felépítése 1 = irat iránya (1bejöv, 2-kimen) 2 = ügyintéz azonosítója 3-4 = év 5-6 = hónap 7-8 = nap 9-10 = sorszám 1 = ábécé szerinti 1-2 = a szervezeti egység jele 3-4 = osztály sorszáma 1 = sorszám

Kódoljuk be a következ elemeket!

Milyen iktatószámot kap az a bejöv irat, amelyiket valamely szervezeti egység 6-os számú ügyintézje 1999. január 22-én 28-as sorszámmal érkeztetett? 1699012228 A tizenkettedik szervezeti egység nyolcadik osztálya 1208
A vezeti információ tartalma

IRATKEZELÉSI KIMUTATÁS Szervezeti egységkód: Szervezeti egység megnevezése: 1 2 3 4 Dátum Iratkezelési jel- Iratkezelési jel- Iktatószám (hó, nap) legkód leg megnevezése
Milyen szempontok szerint rendezzük a kimutatás tartalmát?

5 Irat tárgya

173

Dátum Iratkezelési jellegkód Iktatószám
Melyek azok a törzsadatok, amelyek a rendszer mködtetéséhez elengedhetetlenül szükségesek?

Megnevezés Iktatási törzs vagy Iktatószám törzs Szervezeti egység törzs Iratkezelési törzs

Tartalma Iktatószám Irat tárgya Szervezeti egységkód Szervezeti egység kód Szervezeti egység megnevezése Iratkezelési jellegkód Iratkezelési jelleg megnevezése

174

Felhasznált irodalom
1. Dr. Paál Éva: Könyvelési technikák. PERFEKT Pénzügyi Szakoktató és Kiadó Részvénytársaság, 1994 2. Dr. Roóz József: Vezetésmódszertan. PERFEKT Pénzügyi Szakoktató és Kiadó Részvénytársaság, 1995 3. Dr. Paál Éva: Szervezéstechnológia. PERFEKT Pénzügyi Szakoktató és Kiadó Részvénytársaság, 1995 4. Deák Ibolya ­ Jánosa András ­ Paál Éva: Feladatgyjtemény a Számvitelszervezés és vezetéshez. PERFEKT Pénzügyi Szakoktató és Kiadó Részvénytársaság, 1997 5. Katonáné Dr. Erdélyi Edit ­ Dr. Horváth Imréné ­ Dr. Radó András ­ Tamus Antalné: Számvitelszervezési és vezetési ismeretek. Saldo Rt., 1997 6. Fercsik János: Az IBM PC személyi számítógép használata I. Kézírat, Tankönyvkiadó, Budapest, 1990 7. Tilly Károly-Tóth Endre: Számítógépek. Kézírat, BME, Budapest, 1992 8. Oxford, számítástechnikai értelmez szótár (Novotrade Kiadó, Budapest, 1989) 9. Dr. Halassy Béla ­Zentai Tamás: Döntési táblázatok, Nemzetközi Számítástechnikai Oktató Központ, Budapest, 1973 10. Antal Zs. et.-al: Vezetés-szervezés I-II. AULA Kiadó Kft. Budapest 11. Bakacsi Gy. - Balaton K. ­ Dobák M. ­ Máriás A. (szerk.): Vezetés-Szervezés I. AULA Kiadó Kft. Budapest, 1996 12. Barakonyi K. ­ P. Lorange: Stratégiai menedzsment. Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, Budapest, 1993. 13. Bauer A. ­ Berács J.: marketing, Budapesti Közgazdaságtudományi Egyetem Kiadója, Budapest, 1992 14. Benk L. et-al.: Mindenkinek a PC-rl. COMPUTERBOOKS Kiadó Kft. Budapest, 1994. 15. Bíró T. et-al.: A vállalkozások tevékenyságének komplex elemzése. PERFEKT Rt. 1995. 16. Csath M.: Stratégiai tervezés és vezetés. Leadership Kft. Budapest, 1993.

175

176



Hasonló témájú dokumentumok

Hozzászólások

11.05-3 2005 adóellenőrzés alapfogalmak alkotmány állatrendszertan anglia anyag asdf bakteriólógia barta ferenc biotermék diasor értekezés a módszerről európai civilizációk eredete filológia fmea görögország infláció infoii jogszabályok kant kidolgozott kérdések komplex könyvtárinformatika kritgyak megoldások menedzsment mikrobiológia művtöri növényszervezettan jegyzetek nummód órai diák példák pénzpiac polg.jog pr prog1 radács szervezeti magatartás szív szociolingvisztika természetvédelmi biológia trade üzleti kommunikáció vázlat védett területek vizes éh. kez. zrínyi zsidó kultúra